Bei Ihnen laufen die Fäden zusammen. Kein Wunder also, wenn Sie schnell mitbekommen, dass Kunden sich über Ihre Service-Abteilung ärgern, dass in der Poststelle Unterlagen verloren gegangen sind oder dass pünktliche Lieferungen nicht zu den Stärken Ihres Unternehmens gehören. Natürlich sollten Sie Ihren Chef darüber informieren, wenn im Unternehmen etwas schief läuft – aber wie?
Diese Möglichkeiten haben Sie:
Der direkte Weg
Auch wenn Ihr Chef ständig unter Zeitdruck steht und sein Telefon ununterbrochen klingelt – wichtige Informationen braucht er schnell. Wenn Sie ihm wichtige Details aus dem Unternehmen vorenthalten, kann das eine teure Sache werden und der Firma nachhaltigen Schaden, nicht nur finanzieller Art, zufügen. Bringen Sie die Informationen auf den Punkt, damit schnelles Handeln möglich ist.
Stehen Sie Rede und Antwort
„Der Server ist abgestürzt. Die komplette Anlage steht still.“ Mit dieser Mitteilung allein kann Ihr Chef wenig anfangen. Er wird Fragen stellen:
„Wie konnte das passieren? Seit wann? Wie lange wird es dauern, bis wieder alles läuft?“
Stellen Sie sich auf Fragen dieser Art ein, und informieren Sie sich vor dem Gespräch genau, damit Sie Ihrem Chef die gewünschten Informationen geben können, ohne kostbare Zeit zu verlieren.
Auf den Zeitpunkt kommt es an
Wenn Probleme auftreten, die grundsätzlich gelöst werden müssen, jedoch keine aktuelle Brisanz haben, dann passen Sie den richtigen Zeitpunkt ab, um Ihren Chef zu informieren. Den kennen Sie als seine Sekretärin oder Assistentin am besten.
Wenn er montagsmorgens gut gelaunt aus dem Wochenende kommt, sollten Sie ihn nicht schon an der Bürotür mit Problemen überfallen, die bis zur Mittagszeit warten können. Wenn Sie wissen, dass er am späten Nachmittag immer eine ruhige Stunde hat, dann ist das ein guter Zeitpunkt, um über diese Fälle zu reden. Sprechen Sie ihn nicht an, wenn er zwischen zwei Terminen schnell mal ins Büro kommt. Dann fehlt ihm die für das Gespräch notwenige Ruhe.
Bieten Sie Ihrem Chef schon eine Lösung
Auch schlechte Nachrichten verlieren mitunter ihren Schrecken, wenn Sie gleich eine Lösung mitliefern. „Herr Müller, im Augenblick läuft gesamte System in der EDV-Abteilung nicht.
Der EDV-Notdienst ist bereits informiert und wird in der nächsten Viertelstunde mit der Fehlersuche beginnen und uns sofort informieren, welches Ausmaß diese Panne hat. Herr Kuhn aus der EDV-Abteilung hat sich schon bereit erklärt, heute so lange zu bleiben, bis die Anlage wieder einwandfrei läuft. Ihr Chef hat nun die Chance, über weitere Schritte der Schadensbehebung nachzudenken, da Sie die ersten Maßnahmen bereits veranlasst haben. So verlieren Sie nicht kostbare Zeit.
Aber...
Wirkliche Hiobsbotschaften wie Unfälle, Todesfälle, Feuer, Einbruch oder Diebstahl dulden keinerlei Aufschub, egal, ob Ihr Chef gestresst ist, Termine hat, schlecht gelaunt ist oder unterwegs ist.
Sie müssen ihn auf jeden Fall informieren.