Mal bittet ein Kollege Sie kurzfristig um Hilfe bei der Reisekostenabrechnung, mal will jemand einen Kopierauftrag auf Sie abwälzen. Dabei wissen Sie jetzt schon vor lauter Arbeit nicht, wo Ihnen der Kopf steht.
Mit den gelungenen Nein-Sagen-E-Mails aus Das Sekretärinnen-Handbuch an Ihre Kollegen sagen Sie endgültig Nein.
Der Vorteil per E-Mail Nein zu sagen
Immer wieder haben Sie den Kollegen gesagt, dass sie die Kaffeeküche aufräumen sollen. Schon fünfmal haben Sie Bernd gebeten, er möge sich selbst um seine Reisekostenabrechnungen kümmern. Und nahezu täglich finden Sie Unterlagen auf Ihrem Tisch, die Ihnen irgendjemand ohne Kommentar dort hingelegt hat.
Alle Bitten haben nichts genützt. Das liegt natürlich auch daran, dass Sie Ihr mündliches Nein nicht immer eingehalten haben. Immer wieder wurden Sie schwach und gaben nach. Die schmutzigen Tassen konnten Sie nicht ertragen, und Bernd tat Ihnen einfach leid. Wenn Sie mit einer E-Mail Nein sagen, erreichen Sie viele Kolleginnen und Kollegen, und müssen nicht jedem Einzelnen erklären, was Sie für ein reibungsloses Miteinander erwarten. Eine E-Mail können Sie außerdem vorbereiten und noch einmal überdenken. Bei der mündlichen Kommunikation überschlagen sich schon einmal die Emotionen, und außer Nein zu sagen, sagen Sie möglicherweise Dinge, die Sie so gar nicht gemeint hatten.
Tipp 1: Trauen Sie sich, Nein zu sagen
Es ist Ihr gutes Recht, einmal Nein zu sagen. Denn nur Sie wissen, wie stark Sie gerade durch andere Aufgaben beansprucht sind, wie gern – oder ungern – Sie der Person einen Gefallen tun möchten und wie viel Aufwand das voraussichtlich erfordern würde.
Tipp 2: Begründen Sie Ihr Nein sagen, aber rechtfertigen Sie es nicht
Haben Sie ein schlechtes Gewissen, wenn Sie Nein sagen? Meinen Sie, Ihr Nein rechtfertigen zu müssen? Das muss nicht sein!
Begründen Sie kurz, aber rechtfertigen Sie sich nicht, wenn Sie Nein sagen. Denn mit einer langen Erklärung begeben Sie sich rhetorisch in eine schwache Position. Oft reicht ein "weil ich das nicht möchte", um klarzustellen, dass Kollegen nicht beliebig über Sie und Ihre Zeit verfügen können.
Tipp 3: Sagen Sie höflich, aber bestimmt Nein
Wenn Sie sich schon länger über eine Sache ärgern, ist die Gefahr groß, dass Sie sich im Ton vergreifen. Sie formulieren dann emotional und unsachlich. Dadurch büßen Sie an Glaubwürdigkeit ein. Achten Sie deshalb ungedingt darauf, dass Sie sachlich bleiben, wenn Sie Nein sagen.
So nicht:
Ich bin es leid, dass ...
Zu überzogen und emotional.
Besser so:
Ich bin nicht mehr bereit/Ich möchte nicht mehr, dass ...
So nicht:
Es kann doch nicht sein, dass ständig das Telefon klingelt!
Zu emotional – hört sich eher nach Streit mit dem Partner an.
Besser so:
Das Telefon klingelt sehr häufig, was mir ein effektives Arbeiten sehr erschwert.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn Sie neue Regelungen einführen, also Nein sagen, informieren Sie vorab Ihren Chef. Er sollte wissen, was Sie planen, damit Sie sich seiner Unterstützung sicher sind. Setzen Sie ihn dann bei einer E-Mail an die Kollegen ins „CC“, damit auch die Mitarbeiter wissen, dass Sie sein Einverständnis haben.
Wie Sie Ihren Chef garantiert auf Ihre Seite bekommen, lesen Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel "Nein-Sagen-E-Mails".