Die modernen Kommunikationstechniken machen es möglich. Nicht nur virtuelle Assistenzen, wie wir sie in der vergangenen Ausgabe von „Assistenz & Sekretariat Inside“ beschrieben haben, werden immer häufiger. Auch ganze Teams arbeiten über große Distanzen hinweg zusammen, um für eine bestimmte Zeit ein gemeinsames Projekt zu bearbeiten. Die einzelnen Teammitglieder lernen sich unter Umständen nicht einmal persönlich kennen. Die Standorte sind auf der ganzen Welt verstreut und werden zur Nebensache. Hauptziel sind Schnelligkeit und Flexibilität. Schnittstelle und Koordinationszentrale dieser virtuellen Teams ist häufig die Assistentin des Kernunternehmens.
Wenn Ihnen die Führung eines virtuellen Teams übertragen wird, stellen Sie am besten gleich zu Beginn der Zusammenarbeit einige grundlegende Dinge klar. Damit vermeiden Sie Kommunikationsverluste und Missverständnisse.
Klären Sie folgende Fragen:
- Welche Sprache wird als Teamsprache gewählt?
- Wie reden sich die Teammitglieder (in E-Mails, bei Telefon- oder Videokonferenzen) gegenseitig an? Mit du oder Sie?
- Wer führt das Team?
- Wer ist Ansprechpartner bei fachlichen und wer bei zwischenmenschlichen Problemen?
- Welche sozialen Spielregen werden festgelegt, z. B. Höflichkeit, nur konstruktive Kritik, keine persönlichen Angriffe usw.
- Wie lautet die genaue Zielformulierung bzw. Aufgabenstellung?
- Wie ist der Zeithorizont des Projekts definiert?
- Was erwarten die Teammitglieder von der Zusammenarbeit?
- Wer braucht welche Informationen?
- Wer ist für die Dokumentation des Projekts verantwortlich?
- Werden Zwischenziele definiert – und wenn ja, welche?
- Wie sollen Konflikte bereinigt werden?
- Wann ist ein Eingreifen des Teamleiters notwendig?
- In welchem Zeitrahmen müssen E-Mails beantwortet werden?
- In welchen Zeitabständen werden Telefon- bzw. Videokonferenzen anberaumt?
- Gibt es Zeitverschiebungen aufgrund der verschiedenen Standorte?
- Müssen kulturelle Unterschiede im Team durch Regeln überbrückt werden – z. B. Vorstellungen von Pünktlichkeit?
- Welche Sanktionen werden für „teamfeindliches Verhalten“ festgelegt (z. B. geforderte Arbeit wird nicht geliefert, E-Mails werden nicht beantwortet, Fehlen bei Telefon- und Videokonferenzen)?
- Wer ist für die Behebung von technischen Problemen zuständig (Server, Konferenzsysteme usw.)?
- Müssen persönliche Treffen stattfinden und wenn ja, in welchen Zeitabständen?
- Wo finden die Treffen statt und wer ist für die Reisekoordination zuständig?
Beachten Sie Folgendes bei den Telefon- bzw. Videokonferenzen:
- Alle Teilnehmer müssen im Vorfeld über die notwendigen Informationen verfügen.
- Die Teilnehmerzahl sollte möglichst nicht über fünf hinausgehen.
- Jeder Teilnehmer braucht eine Agenda, in der die Tagesordnungspunkte aufgelistet sind.
- Jeder Teilnehmer verpflichtet sich zur Pünktlichkeit, damit die Konferenz ohne Verzögerung beginnen kann.
- Ein Moderator leitet das Gespräch und fasst die Ergebnisse zusammen.
- Die Ergebnisse müssen konkret formuliert werden, mit exakten Terminvorgaben und den Namen der Personen, die das Besprochene in die Praxis umsetzen sollen. Im Anschluss erhält jeder Teilnehmer ein Ergebnisprotokoll.
- Jeder Teilnehmer muss sich in der Zeit der Konferenz ausschließlich auf das gemeinsame Meeting konzentrieren – keine (Computer-)Arbeit während der Konferenz!
- Konflikte dürfen und sollen während der Konferenzen angesprochen werden.
Weitere Tipps zum Thema 'Teamarbeit' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside