Die täglichen Hiobsbotschaften infolge der aktuellen Finanzkrise schlagen uns allen auf das Gemüt. Wir haben Angst vor dem Jobverlust und davor, was die wirtschaftliche Zukunft bringen wird. Die Folge ist, dass wir Gefahr laufen, in einem Motivationstief zu versinken. Manche befinden ich vielleicht sogar schon mittendrin.
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Stellen Sie sich folgende Fragen: Habe ich gerade den Eindruck, dass das Klima in meinem Kollegenkreis aus ebendiesen Gründen abgekühlt ist? Machen meine Kollegen nur noch Dienst nach Vorschrift, oder verbuchen sie vermehrt Fehlzeiten? Kommt mir mein Chef in letzter Zeit betrübt und grüblerisch vor? – Sie können die meisten dieser Fragen mit Ja beantworten? Dann ist es höchste Zeit, dass Sie Ihren Chef oder Ihre Chefin dabei unterstützen, Mitarbeiter und Kollegen aus dem Motivationstief herauszuholen!
Das können Sie als Sekretärin und Assistentin zur Motivation im Team beitragen:
Loben Sie. Jeder braucht Anerkennung und Wertschätzung – auch Ihr Chef! Alle erwarten von Führungskräften, dass sie ihre Mitarbeiter motivieren. Aber wer motiviert einen Chef? Loben Sie ihn oder sie doch einfach mal, zum Beispiel nach einem gemeinsamen anstrengenden Meeting: "Den persönlichen Angriff des Kunden gegen sich haben Sie vorhin sehr sachlich gemeistert – Ihre Reaktion war wirklich souverän." Das Gleiche gilt natürlich für Mitarbeiter und Kollegen. Ein ehrliches Lob hellt so fort die Stimmung auf und hebt die Motivation merklich.
Suchen Sie verstärkt informelle Gespräche. Gehen Sie auf Ihre Teamkollegen zu. Versuchen Sie, positive Stimmung zu verbreiten – und wenn Sie nur über den bevorstehenden Urlaub oder den vergangenen Abend im Biergarten sprechen. Zeigen Sie Ihre eigene Motivation. Ihnen werden dann vielleicht auch informelle Informationen anvertraut. Tauschen Sie sich mit Ihren Kollegen verstärkt aus, etwa während der Mittagspause.
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Versuchen Sie die Gründe für die schlechte Motivation herauszufinden. Als Sekretärin und Assistentin bekommen Sie von den Mitarbeitern viele Informationen, die Ihren Chef nicht erreichen. Geben Sie ihm Tipps, was schuld an der schlechten Motivationslage sein könnte. Ermuntern Sie ihn, das Gespräch mit den Mitarbeitern zu suchen und ihnen mehr Feedback zu geben als sonst. Das trägt erheblich zur Motivation bei.
Beweisen Sie persönliche Anteilnahme. Je mehr Sie und Ihr Chef auch an privaten Belangen der Mitarbeiter interessiert sind, desto wohler fühlen sie sich und die Motivation steigt. Die wenigsten Mitarbeiter wollen ausschließlich über ihre Leistung definiert werden. Viele freuen sich über ein persönliches Wort. Deshalb: Machen Sie Ihren Chef auf persönliche Belange der Mitarbeiter aufmerksam, über die er noch nicht informiert ist: zum Beispiel, dass Herr Meier nun werdender Vater ist, dass der Sohn von Frau Berger das Abitur bestanden hat, dass Frau Gerber ihren lang ersehnten Afrika-Urlaub plant usw. Vielleicht besorgen Sie im Namen Ihres Chefs in solchen Fällen zur Motivation sogar eine kleine Aufmerksamkeit, etwa das Buch "Mensch Papa!" für Herrn Meier, eine lustige Glückwunschkarte zum Abitur an Frau Berger adressiert, die mehr gebangt hat als ihr Sohn selbst, oder einen kleinen Reiseführer für Frau Gerber.
Heben Sie mit kleinen Highlights die allgemeine Stimmung: Es müssen nicht immer ganz persönliche Zuwendungensein, die die Motivation im Team steigern. Oft genügt schon eine kleine Veränderung im Büro, und schon macht die Arbeit wieder mehr Spaß. Zum Beispiel können Sie ab und zu einen bunten Blumenstrauß in den Gemeinschaftsraum stellen. Oder Ihr Chef spendiert für jeden Mitarbeiter einen lustigen Kaffeebecher. Auch ein witziger Kalender oder ein buntes Poster können die Stimmung aufheitern.
Stärken Sie das Wir-Gefühl. Es muss kein teures Incentive-Wochenende à la Wildwasser-Rafting sein, um das Gemeinschaftsgefühl und die Motivation des Teams zu stärken. Schon ein gemeinsames Mittagessen oder ein Happy-Hour-Cocktail nach Büroschluss können einiges bewirken.
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