Leider gibt es noch viel zu viele Unternehmen, bei denen in Sachen Informationsmanagement einiges im Argen liegt. Als Sekretärin oder Sekretär der obersten Führungsebene können Sie in gerade im Bereich des Informationsmanagements vieles bewirken. Mit diesen fünf wichtigen Regeln, die ich in der aktuellen Ausgabe von Assistenz & Sekretariat inside gefunden habe, bringen Sie als Sekretärin oder Sekretär Informationen durch gezieltes Informationsmanagement professionell und zeitnah auf den Weg ins Unternehmen:
Regel 1 für professionelles Informationsmanagement: Die richtigen Informationen
Die Verwertbarkeit einer Information hängt vor allem davon ab, welches Vorwissen ein Mitarbeiter hat, um die Information zu verstehen und richtig in seine Arbeitsläufe zu integrieren. Fragen Sie sich im Rahmen Ihres Informationsmanagements immer: Hat der Empfänger bereits alle Vorinformationen, um die neuen Informationen richtig einzuordnen? Geben Sie gleichzeitig mit der Informationsweitergabe konkrete Hinweise, wofür die Nachricht zu verwenden ist und in welchen Situationen sie zum Tragen kommt.
Regel 2 für professionelles Informationsmanagement: Die richtige Qualität
Oft gehen Informationen bei Ihnen ein, die aufgebläht, unübersichtlich und unstrukturiert dargestellt sind. Es kostet den Empfänger viel Zeit, das für ihn Essenzielle herauszuziehen. Diese Vorarbeit können Sie durch Ihr Informationsmanagement übernehmen, um so den Informationsfluss im Unternehmen zu beschleunigen und übersichtlicher zu machen.
Beachten Sie: Es gehört sehr viel Sorgfalt dazu, aus komplexen Informationen das wirklich Wichtige herauszufiltern. Nehmen Sie sich Zeit für diese Teilaufgabe des Informationsmanagements, und lassen Sie Ihre Zusammenfassung gegenlesen, bevor Sie Ihre Informationen weitergeben.
Regel 3 für professionelles Informationsmanagement: Das richtige Medium
Überlegen Sie, wie Sie die Nachricht am besten an den Mann oder die Frau bringen. Nicht alle Kanäle sind für alle Informationen gleich gut geeignet. Die elektronische Kommunikation ist zwar sehr gut für die schnelle Informationsweitergabe geeignet. Bei der heutigen E-Mail- und SMS-Flut können aber wichtige Informationen schnell einmal übersehen werden. In bestimmten Fällen ist der gute alte Postweg für ein perfektes Informationsmanagement immer noch der geeignetere, etwa dann, wenn es um vertrauliche Informationen geht. Und wenn Sie eine Information interaktiv diskutieren wollen, eignet sich auch das Intranet hervorragend.
Regel 4 für professionelles Informationsmanagement: Der richtige Empfänger
In vielen Unternehmen werden wahllos Informationen über den Gesamtverteiler hin- und herverschickt. Das hat aber mit einem durchdachten Informationsmanagement nicht zu tun. Beachten Sie: Versenden Sie Informationen wirklich nur an die Personen, die sie tatsächlich für ihre Aufgaben benötigen.
Regel 5 für professionelles Informationsmanagement: Die richtige Aufbereitung
Strukturieren Sie jede Information so, dass es dem Empfänger gelingt, die wichtigen Aussagen sofort zu überblicken. Machen Sie eine übersichtliche thematische Einteilung, und schreiben Sie vor allem bei E-Mails einen aussagefähigen Betreff, damit der Empfänger die Info auf den ersten Blick zuordnen kann.
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