Meiner Erfahrung nach wird die Bedeutung des Moderators für den Besprechungserfolg häufig unterschätzt. Dabei ist eine professionelle Moderation oft ausschlaggebend. Als guter Moderator haben Sie immer die Punkte im Blick, die im angelsächsischen Raum die "3 Ts der Moderation" genannt werden. Als Moderator achten Sie konkret auf folgende Punkte:
- Team: Als Moderator sorgen Sie dafür, dass die Gruppe funktioniert, und unterstützen sie im Diskussionsprozess.
- Thema (engl. theme): Als Moderator stellen Sie das Thema ins Zentrum und sorgen dafür, dass es dort bleibt, dass sich die Gruppe also nicht verzettelt, sondern zielführend arbeitet.
- Time (Zeit): Als Moderator haben Sie die Uhr immer im Blick und gewährleisten das (wenigstens ungefähre) Einhalten der Zeitvorgaben aus der Agenda.
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Wie Sie als Moderator auf die Gruppe eingehen
Die wichtigste Regel für Sie in Ihrer Moderatorenrolle lautet: Bleiben Sie neutral. Bevorzugen Sie niemanden, sondern nehmen Sie alle Teilnehmer gleichermaßen ernst. Achten Sie selbst darauf, dass Sie nicht nur zu einigen Personen (z. B. den Ranghöchsten) Blickkontakt aufbauen, sondern Ihren Blick wandern lassen. So fühlt sich niemand ausgeschlossen.
Als guter Moderator behalten Sie Ihre eigene Meinung für sich. Sie halten sich an diese Handlungsmaxime: Was kann ich tun, damit die Gruppe zu einem guten Ergebnis kommt?
Machen Sie zu diesem Zweck bereits zu Beginn des Treffens allen Beteiligten klar, dass Sie in Ihrer Rolle als Moderator Wert auf Höflichkeit und faires Verhalten legen. Das steht nicht im Widerspruch zu effizienten Ergebnissen – im Gegenteil! Geben Sie zunächst die allgemeinen "Spielregeln" bekannt:
- Alle schalten zu Beginn der Besprechung ihre Mobiltelefone aus bzw. auf Vibrationsalarm.
- Privat- und Nebengespräche sind zu unterlassen.
- Jeder, der möchte, kommt zu Wort, und zwar in der Reihenfolge der Meldungen.
- Es spricht immer nur einer.
- Jeder darf ausreden, ohne unterbrochen zu werden.
- Alle bleiben beim Thema und fassen sich möglichst kurz.
- Auch bei kontroversen Meinungen bleiben die Wortmeldungen sachlich. Es gibt keine Zwischenrufe, keine Anschuldigungen, erst recht keine Beleidigungen.
Erleichtern Sie sich als Moderator Ihre Aufgabe: Machen Sie die Spielregeln für alle transparent
Schreiben Sie die Spielregeln auf ein Flip-Chart oder ein großes Plakat, das Sie so an die Wand hängen, dass es für alle Teilnehmer gut sichtbar ist. Sollte es zu einem Regelverstoß kommen, reicht es dann oft schon, wenn Sie als Moderator ohne weiteren Kommentar mit dem Zeigefinger auf die verletzte Regel zeigen, um die Teilnehmer zur Ordnung zu rufen.
Ansonsten erfordert es Ihre Rolle als Moderator, dass Sie sich weitgehend zurückhalten: Sie sprechen selbst nur so viel, wie nötig ist, um in das Thema einzuführen und die Besprechung situationsgerecht am Laufen zu halten bzw. wieder zum Thema zurückzuführen.
Beherzigen Sie als Faustregel: Als Moderator beanspruchen Sie maximal 20 Prozent der gesamten Redezeit.
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