Die Unfähigkeit, Nein zu sagen, ist einer der größten Zeitdiebe im Arbeitsalltag. Jede noch so ausgeklügelte Planung wird dadurch hinfällig. Wer sich immer und sofort um die Bedürfnisse der anderen kümmert, weil er niemanden enttäuschen will, kommt nicht mehr zu seinen eigenen Arbeiten.
Lassen Sie sich nicht überrumpeln
Die meisten ungewollten Zusagen rutschen spontan heraus. Widerstehen Sie dem erwartungsvollen oder bittenden Blick Ihres Gegenübers. Schützen Sie sich vor solchen Überrumpelungen, indem Sie es sich zur Regel machen, nie sofort, sondern erst nach einer Bedenkzeit zu antworten.
Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Beispiel:"Ich muss prüfen, ob ich diese Aufgabe noch in meinen Zeitplan
bekomme. Ich melde mich heute Nachmittag, um Ihnen zu sagen, ob ich Ihnen helfen kann." So gewinnen Sie Zeit, die Sie nutzen können, um darüber nachzudenken, wie Sie sich entscheiden werden. Wenn Sie sich zum Nein sagen entschlossen haben, machen Sie weiter mit dem zweiten Schritt.
Beispiel:"Generell bin ich gern bereit, Sie bei xy zu unterstützen. Zurzeit kann ich aber leider keine Projekte dazunehmen. Herr x braucht die Unterlagen für das Vorstandsmeeting."
Fünf wichtige Trümpfe, wenn Sie Nein sagen
1. Zeitgewinn für sich und die eigenen Arbeiten
Akzeptieren Sie zusätzliche Aufgaben und Anforderungen nicht, wenn Sie keine Zeit dafür haben oder die Aufgabe nicht in Ihren Aufgabenbereich gehört. Sie werden endlich wie geplant zu Ihren eigenen Arbeiten kommen und mehr Freizeit haben.
2. Besseres Selbstbewusstsein
Sagen Sie nicht vorschnell Ja. Sie erleben Ihre Unfähigkeit, Nein zu sagen, schnell als Versagen und halten sich deshalb für weniger wichtig und durchsetzungsfähig. Bei nächster Gelegenheit fehlt Ihnen erst recht der Mut, unberechtigte Ansprüche abzuwehren. Wenn Sie diesen Teufelskreis durchbrechen, werden Sie nicht nur mehr Zeit, sondern auch mehr Selbstbewusstsein bekommen.
3. Größere Planungsspielräume
Wenn Sie Ihre Ziele nicht konsequent verfolgen, werden Sie von anderen verplant. Sagen Sie Nein, wenn jemand Sie aufhalten will. Nur so erhalten Sie Handlungs- und Planungsspielräume.
Wie Ihre Schreiben aussehen könnten, mit denen Sie höflich, aber bestimmt, Nein sagen, lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von Office Korrespondenz aktuell.
4. Wirkliche Freunde
Wenn Sie zu den Leuten gehören, die man zu jeder Zeit um Hilfe bitten kann, sind Sie sicher sehr beliebt. Aber Sie wissen nicht, ob man Ihre Person oder Ihre Verfügbarkeit schätzt. Wenn Sie aufhören, sich ausnutzen zu lassen, können Sie erkennen, wer Sie wirklich schätzt und wer Ihre Nähe nur sucht, um bei Ihnen Aufgaben abzuladen.
5. Mehr Respekt
Durch sinnvolles Neinsagen verschaffen Sie sich Respekt bei anderen. Jasager sind zwar nett und sympathisch, werden häufig jedoch nicht ernst genommen. Nein sagen an der richtigen Stelle beweist, dass Sie Ihre eigenen Grenzen kennen und sie auch einhalten können. Das sorgt für Respekt bei anderen. Machen Sie sich klar, dass es Ihr gutes Recht ist, Nein zu sagen.