Ärgern Sie sich auch öfter über Mitarbeiter, die die Heizung abends nicht abdrehen, den Computer und das Licht anlassen und obendrein das Abschließen vergessen? Oder gibt es auch in Ihrem Unternehmen dauernd Streit wegen vermeintlicher Kleinigkeiten: Frau Müller braucht unbedingt eine Zigarette, während Herr Frisch im Raucherdunst keinen klaren Gedanken fassen kann. Herr Meier hinterlässt sein schmutziges Geschirr in der Spülküche - und Frau Rosenfels ärgert sich darüber. Hier bedarf es klarer Regeln, sonst erwachsen daraus ernsthafte Konflikte, die sich schlecht auf das Betriebsklima, die Qualität der Arbeit und auf den Ton im Umgang mit Kunden auswirken. Klare Regeln sorgen für Ordnung, Sauberkeit, Kundenfreundlichkeit, reibungslose Arbeitsabläufe und ein gutes Betriebsklima. Aber das Aufstellen solcher Regeln reicht nicht - Sie müssen sie den Mitarbeitern auch beibringen. Am besten mit einer gut formulierten Hausmitteilung.
Benennen Sie in Ihrer Hausmitteilung das Problem und suchen Sie gemeinsam nach einer Lösung, mit der alle leben können. Das erhöht die Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter, sich an die vereinbarten Regeln zu halten. Regeln sind leichter zu befolgen, wenn ihr Sinn und Zweck einleuchtet. Nennen Sie Ihren Mitarbeitern daher in der Hausmitteilung immer die Gründe, die Sie zu einer bestimmten Regelung veranlassen.
Verbieten Sie zum Beispiel nicht einfach von heute auf morgen kommentarlos die private Internet-Nutzung, sondern erklären Sie in der Hausmitteilung, dass Sie den betrieblichen Rechner vor möglichen Viren schützen müssen, damit das Unternehmen arbeitsfähig bleibt. Allgemeine Floskeln wie "aus betrieblichen Gründen" sollten Sie sich dabei sparen. Die haben weder Informations- noch Überzeugungswert.
Auch für eine Hausmitteilung gilt: Der Ton macht die Musik
Formulieren Sie Ihre Regeln in der Hausmitteilung freundlich. Vermeiden Sie die Befehlsform, sagen Sie ruhig "bitte" und "danke" und sprechen Sie Ihre Mitarbeiter persönlich (wenn auch nicht namentlich!) an.
Office Korrespondenz aktuell zeigt Ihnen in einer Gegenüberstellung, wie Sie die gleiche Forderung in Ihrer Hausmitteilung einmal autoritär und einmal freundlich formulieren können.
Drücken Sie sich in Ihrer Hausmitteilung so konkret wie möglich aus
Nur wenn Sie Ihre Erwartungen in der Hausmitteilung klar und eindeutig formulieren, können sich Ihre Mitarbeiter auch entsprechend verhalten. Außerdem fällt Ihnen dann auch die Ahndung eines Regelverstoßes leichter, z.B. wenn Sie jemanden abmahnen müssen, weil er sich nicht daran hält.
Aushang oder Mitarbeiterschreiben? Was sich wann besser für eine Hausmitteilung eignet
Einen Aushang liest man im Vorbeigehen. Er eignet sich immer dann,
wenn
- sich das, was Sie in Ihrer Hausmitteilung sagen wollen, in wenigen Worten sagen lässt (nur dann ist eine leserliche Gestaltung möglich),
- Sie Ihren Mitarbeiter an einem konkreten Ort und in einer konkreten Situation an etwas erinnern wollen (z. B. die Tür abzuschließen, bevor er geht) oder
- es um Informationen geht, die im Notfall unmittelbar parat sein müssen - zum Beispiel eine Anweisung für das Verhalten im Brandfall.
Dagegen eignet sich ein Mitarbeiterschreiben für alles, was sich nicht in wenige Worte fassen lässt, und für alle Vereinbarungen, auf die Sie Ihre Mitarbeiter wirklich festnageln wollen.
Muster-Hausmitteilungen zur Regelung der Internet-Nutzung am Arbeitsplatz, für neue Küchenregeln und die private Telefonnutzung am Arbeitsplatz finden Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Machen Sie Ihre Hausmitteilung in Form eines Aushangs, dürfen Sie nicht selbstverständlich davon ausgehen, dass er dem Mitarbeiter tatsächlich ins Auge fällt und gelesen wird (wie oft sind Sie z.B. in der Schule am schwarzen Brett vorbeigegangen, ohne auch nur einen Blick darauf zu werfen?). Anders bei einer Hausmitteilung, in Form eines an Ihren Mitarbeiter adressierten oder ihm übergebenen Brief. Die Ausrede „Habe ich nicht gewusst" zählt dann nicht mehr.
Oft ist eine Kombination für eine wichtige Hausmitteilung sinnvoll
Wenn Sie beispielsweise ein betriebliches Rauchverbot einführen wollen, erklären Sie zunächst in einem Rundschreiben an alle Mitarbeiter Ihre Gründe und die Konsequenzen eines Verstoßes. Dann hängen Sie an bevorzugten Rauchplätzen im Unternehmen Schilder aus: "Rauchen verboten".