Auch als Sekretärin und Assistentin übernehmen Sie Führungsaufgaben. Damit ist nicht nur die Führung Ihres Chefs gemeint, der ein gewisses Maß an Führung in vielen Fällen besonders gut gebrauchen kann, sondern zum Beispiel auch ein Team von Sekretärinnen, das Ihnen unterstellt ist, oder Mitarbeiter einer Abteilung.
Die besonderen Schwierigkeiten für Sie als Führungskraft liegen darin, die Interessen von Firmenleitung und Mitarbeitern gleichermaßen zu vertreten. Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern erarbeiten Sie Delegationsmöglichkeiten, neue Organisationsformen und Verbesserungsvorschläge für die Optimierung Ihres Bereichs. Ihr Chef erwartet von Ihnen, dass Sie seine Interessen und die des Unternehmens gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern verwirklichen. Dabei ist es wichtig, für alle Beteiligten glaubhaft zu sein, berechenbar im Verhalten und verbindlich. Das ist nicht immer einfach.
Ihre eigenen Interessen werden dabei häufig mit der einen oder anderen Seite kollidieren. Sie müssen Ihrem Chef zustimmen, dass es für die Außendienstler eine große Hilfe wäre, wenn ihre Anfragen und Arbeitsaufträge auch nach 18 Uhr noch erledigt würden. Auf der anderen Seite fragen Sie sich: „Wie stellt Herr Wichtig sich die Einrichtung eines Notdienstes von 18 bis 20 Uhr vor? Alle Mitarbeiter aus den entsprechenden Abteilungen haben Familie und möchten spätestens um 18:30 Uhr nach Hause gehen.“
Machen Sie jetzt nicht den Fehler, sich negativ über Ihren Vorgesetzten zu äußern: „Wie stellt Herr Wichtig sich das in der Praxis vor?“ Das wirft ein schlechtes Licht auf Sie als Führungskraft. Greifen Sie vielmehr ausgleichend ein.
Stellen Sie Ihrem Team die Anweisung Ihres Chefs vor, und erarbeiten Sie dann einen Lösungsvorschlag, der beide Seiten zufrieden stellt. In diesem Beispiel könnten die Mitarbeiter diesen Dienst im Wechsel übernehmen und dafür an einem anderen Tag früher nach Hause gehen.
Fallen Sie also weder Ihrem Chef noch den Mitarbeitern in den Rücken. Leider gibt es nicht für alle Aufgaben eine zufrieden stellende Lösung für beide Seiten. Liefern Sie in solchen Fällen aber die Argumente, die die Entscheidung erklären. „Der Notdienst wird auf alle Mitarbeiter dieser Abteilung gleichermaßen verteilt werden. Durch die große Arbeitsbelastung in den einzelnen Abteilungen kann kein Freizeitausgleich stattfinden.“
Eine Entscheidung wird dann akzeptiert werden, wenn sie für die Beteiligten nachvollziehbar ist. Sichern Sie sich die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter bei der Umsetzung von Entscheidungen, die nicht immer populär sein können.