Lesen Sie auch im zweiten Teil des Tipps, wie Sie Ihr Beurteilungsgespräch perfekt vorbereiten, den größten Nutzen für sich und Ihr Unternehmen daraus ziehen und dabei rheotorisch geschickt vorgehen.
Phase 2 des Beurteilungsgesprächs: Stärken- und Schwächenanalyse
- Nutzen Sie das Beurteilungsgespräch um gemeinsam Ihre Stärken und Schwächen anhand konkreter Beispiele zu analysieren.
- Gibt es Gründe für schlechte Ergebnisse, die Sie nicht zu vertreten haben – beispielsweise eine unzureichende Büroausstattung, mangelhafter IT-Support oder Fehlverhalten anderer Kollegen?
- In welchen Situationen hätten Sie ganz konkret durch Ihr Verhalten Verbesserungen erzielen können? Hat sich Ihre Leistung im Vergleich zur letzten Beurteilung verändert? Inwieweit und warum?
Praktische Umsetzung
Auch hierbei gilt: Seien Sie während es des gesamten Beurteilungsgesprächs bereit, sich zu loben beziehungsweise Schwächen zwar zuzugeben, diese aber dennoch positiv darzustellen.
Schieben Sie im Beurteilungsgespräch nicht anderen die Schuld in die Schuhe
Sie können und sollten zwar Umstände anführen, für die Sie nichts können, nur machen Sie sich nicht zum Opfer.
So nicht:
Dafür konnte ich nun wirklich nichts. Die Kollegen rennen bei mir rein und raus. Da ist doch klar, dass man mal was vergisst.
Besser so:
Ja, das stimmt. Das hatte ich vergessen und durcheinandergebracht. Ich muss lernen, mich besser abzugrenzen. Vor allen Dingen den Kollegen gegenüber, die auch schon mal alle zwei Minuten was von mir wollen. Es geht in meinem Büro manchmal zu wie in einem Taubenschlag. Habe ich Sie da auf meiner Seite, wenn ich auch mal nein sage?
So nicht:
Ich hatte ja überhaupt keine Chance, das alles zu erledigen!
Besser so:
Unter normalen Umständen würde ich Ihnen Recht geben, aber sicher erinnern Sie sich, dass ich zu dieser Zeit drei Projekte gleichzeitig betreut und parallel dazu die Urlaubsvertretung von Frau Meier übernommen hatte.
Phase 3 des Beurteilungsgesprächs: Zielvereinbarung und Fördermaßnahmen
- Leiten Sie gemeinsam mit Ihrem Chef Folgerungen aus dem Beurteilungsgespräch für die weitere Zusammenarbeit ab.
- Äußern Sie Ihre Wünsche, wie Sie sich beruflich weiterentwickeln möchten.
- Definieren Sie im Rahmen des Beurteilungsgesprächs, welche Schritte Sie allein unternehmen können und worin Sie von Ihrem Chef unterstützt werden möchten.
- Vereinbaren Sie mit Ihrem Chef Ziele und Maßnahmen, um Ihre Arbeitskraft zu fördern.
Einen Musterbeurteilungsbogen für Ihre perfekte Vorbereitung auf Ihr Beurteilungsgespräch finden Sie in Das Sekretärinnen-Handbuch im Kapitel B41 "Beurteilungsgespräch" auf Seite 11.
So nicht:
Vielleicht sollten wir beide uns morgens, wenn's passt, zusammensetzen, um das Wichtigste zu besprechen.
Besser so:
Mir wäre es wichtig, wenn wir beide uns jeden Morgen fünf bis zehn Minuten zusammensetzen würden, um die wichtigsten Dinge zu besprechen. Das fördert den Infofluss zwischen uns beiden, und ich kann Sie noch sehr viel besser entlasten.
So nicht:
Vielleicht könnte ich ja in Zukunft auch Ihre E-Mails bearbeiten.
Besser so:
Damit ich Sie in Zukunft noch besser unterstützen kann, halte ich es für wichtig, dass ich Zugriff auf Ihre E-Mails habe und diese auch, soweit möglich, bearbeite. Damit würde ich Sie ein großes Stück mehr entlasten.
Denken Sie daran, dass das Beurteilungsgespräch nicht nur dazu dienen soll, die Vergangenheit zu bewerten, sondern dass es vielmehr dazu beiträgt, Ihre Leistung zu optimieren und Ihre weitere Entwicklung im Unternehmen zu gestalten. Dementsprechend sollten Ihr Chef und Sie den Schwerpunkt im Beurteilungsgespräch auf diese Phase 3 legen.
So bereiten Sie sich optimal auf ein Beurteilungsgespräch vor
Um Ihre Ziele im Beurteilungsgespräch zu erreichen, müssen Sie sich sorgfältig darauf vorbereiten. Je klarer Sie Ihre Anliegen strukturiert und formuliert haben, umso selbstbewusster und überzeugender werden Sie in das Gespräch gehen. So fällt es Ihnen leicht, Dinge anzusprechen, die Ihnen auf dem Herzen liegen. Und je gründlicher Sie das vergangene Jahr Revue passieren lassen, umso weniger werden die Feststellungen Ihres
Chefs Sie kalt erwischen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Nehmen Sie für die Vorbereitung auf das kommende Beurteilungsgespräch auf jeden Fall die Beurteilungsunterlagen aus dem letzten Jahr zur Hand. Prüfen Sie, was von den geplanten Entwicklungen eingetreten ist, und seien Sie bereit, dies zu erwähnen und zu betonen.