So vermeiden Sie eine zu starke Fremdbestimmung durch Ihren Chef

Als Sekretärin arbeiten Sie zu einem mehr oder weniger großen Anteil fremdbestimmt. Fremdbestimmung zeigt sich z. B. darin, dass Sie Anweisungen Ihres Chefs umsetzen müssen – und das womöglich noch unter starkem Zeitdruck. Die Folge: Sie können Ihre Aufgaben und Ihre Zeiteinteilung nicht immer selbst bestimmen. Sicherlich lieben Sie Ihre Tätigkeit als Dienstleisterin für Chef und Team auch, sonst würden Sie diesen Beruf wahrscheinlich nicht ausüben. Insofern artet ein gesundes Maß an Fremdbestimmung für Sie nicht gleich in Stress aus.

Anders sieht es aus, wenn der Anteil der Fremdbestimmung für Sie persönlich zu groß wird oder Sie Ihre Fähigkeiten als Sekretärinnen nicht voll entfalten können. Dann sollten Sie gegensteuern.

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In den folgenden Fällen ist es ratsam, etwas gegen die Fremdbestimmung zu tun:

1. Ihr Chef verlangt Ihre permanente Anwesenheit
Kolleginnen erzählen mir immer wieder von ihren Chefs, die sie ständig um sich haben wollen, wenn sie selbst im Büro anwesend sind. Das führt nicht selten zu Überstunden, die nicht immer nötig sind. Die Folge dieser Form der zeitlichen Fremdbestimmung: mangelnde Freizeit und ein eingeschränktes Privatleben, weil man kaum einen Abend im Voraus verplanen kann. Klar – eine gewisse Flexibilität ist in Ihrem Beruf erforderlich. Und wenn Not am Mann ist, werden Sie die Letzte sein, die sich gegen ein paar Überstunden sträubt. Aber wenn Ihre Anwesenheit in den Abendstunden zur bequemen Gewohnheit für Ihren Chef wird, dürfen
Sie getrost gegensteuern.

Ein sicherer Weg aus der Fremdbestimmung: Machen Sie Ihrem Chef Alternativvorschläge, die Ihnen mehr Freiheit einräumen und ihm die Sicherheit geben, dass er im Ernstfall Unterstützung hat, zum Beispiel:

• Vereinbaren Sie mit Ihrer Kollegin Schichtwechsel und sprechen Sie diese Regelung mit den beiden Chefs ab. Das heißt: Bleiben Sie abwechselnd länger im Büro. Der zusätzliche Vorteil für Ihre Chefs: Auch bei Krankheit oder Urlaub ihrer Sekretärin müssen sie nicht auf qualifizierte Unterstützung verzichten. Denn mit dieser Regelung arbeiten Sie sich gegenseitig in die Themengebiete der beiden Chefs ein und sind so immer auf dem Laufenden. Und bei zweien klappt das mit der Fremdbestimmung meist auch nicht.
• Führen Sie die Kommunikation über Blackberry ein, wenn Sie das nicht schon getan haben. So kann Ihr Chef bei Ihnen Informationen und Terminabsprachen per E-Mail abfragen, auch wenn Sie nicht mehr im Büro sind.
• Schlagen Sie eine Homeoffice-Regelung vor, die Ihnen mehr Freiheit gewährt. Wenn Ihr Chef Sie zum Beispiel mehr in den Abendstunden braucht, können Sie dann wenigstens selbstbestimmte Vormittage genießen, an denen Sie einiges von zuhause aus erledigen. So machen Sie aus Fremdbestimmung ganz schnell Selbstbestimmung.

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2. Ihr Chef kontrolliert zu viel
Kontrollsüchtige Chefs wird es immer geben. Für Sekretärinnen ist ein solches Chef-Verhalten ein großer Stressfaktor.

In diesem Fall der Fremdbestimmung hilft nur ein ehrliches und ausführliches Gespräch mit Ihrem Chef:

• Teilen Sie ihm einfühlsam mit, dass Sie die häufigen Prüfungen in Ihrer Arbeitsgeschwindigkeit unterbrechen.
• Bieten Sie ihm Zwischenkontrollen an.
• Oder schlagen Sie ihm eine Testphase vor.

3. Ihr Chef gibt Ihnen jeden kleinen Arbeitsschritt vor
Die Kontrollsucht mancher Chefs ist so ausgeprägt, dass sie ihren  Sekretärinnen sogar vorschreiben, wie sie einen bestimmten Arbeitsvorgang zu erledigen haben. Das ist nun doch zu viel der Fremdbestimmung. Denn schließlich führen viele Wege nach Rom. Und wahrscheinlich kennen Sie aufgrund Ihrer Erfahrung häufig sogar einen effizienteren und schnelleren Weg als Ihr Chef.

So können Sie z. B. reagieren:

• Machen Sie einen Gegenvorschlag. Hören Sie sich die Anweisungen Ihres Chefs an, und erläutern Sie ihm dann die Vorteile Ihrer Arbeitsweise. Sprechen Sie das Wir-Gefühl an. So behält er das Gefühl, trotzdem Einfluss auf Ihre Arbeitsweise zu haben. Klar, dass Sie sicher sein müssen, dass Ihr Weg wirklich schneller oder vielleicht  kostengünstiger zum selben Ziel führt. Sonst liefern Sie ihm gute Argumente für noch mehr Fremdbestimmung gleich frei Haus.
• Gehen Sie in die Offensive. Hören Sie sich den Vorschlag Ihres Chefs an. Wenn Sie einen besseren Weg wissen, der zum gleichen Ergebnis führt, dann gehen Sie ihn einfach. Schließlich zählt das Ergebnis, sonst nichts. Ein bisschen Sturheit schadet in diesem Fall nicht.

Fazit: Eine zu hohe Fremdbestimmung durch den Chef verbessert Ihr Arbeitsergebnis nicht, sondern mindert Ihre Leistungsfähigkeit und führt zu Stress-Symptomen.

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