Im Laufe Ihres Berufslebens als Sekretärin und Assistentin kam und kommt es sicher vor, dass Sie mit dem Gedanken spielen beziehungsweise gespielt haben, sich anderweitig zu orientieren. Lesen Sie in den heutigen drei Spezial-Tipps, worauf Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Bewerbungsunterlagen achten müssen, damit Sie Ihre Chancen auf ein Vorstellungsgespräch erhöhen.
Analysieren Sie im ersten Schritt die Assistenz-/Sekretariat-Stellenanzeigen
Wenn Sie sich von einer Stellenanzeige angesprochen fühlen, dann studieren Sie sie erst einmal Wort für Wort. Denn in den meisten Stellenanzeigen sind eine Menge Informationen versteckt, die Ihnen für Ihre Bewerbung wertvolle Hinweise liefern können.
Einer aussagekräftigen Anzeige sollten Sie Folgendes für Ihre Bewerbung entnehmen können:
- Informationen über das Unternehmen
- präzise Funktionsbeschreibung der ausgeschriebenen Stelle, zum Beispiel "Assistentin der Geschäftsleitung"
- notwendige Qualifikationen, die Sie mitbringen müssen
- gewünschte Qualifikationen, die das Unternehmen im Optimalfall erwartet
- allgemeine Kompetenzen wie Teamfähigkeit, Kreativität, Kommunikationstalent oder Ähnliches
- Lohnzusatzleistungen
- Umfang der geforderten Bewerbungsunterlagen
- Bewerbungsfristen und Einstellungstermin
Fehlt eine für Sie wesentliche Information in der Stellenanzeige, rufen Sie am besten in dem Unternehmen an. Denn auch das ausschreibende Unternehmen hat ein Interesse daran, dass Ihre Bewerbung so aussagekräftig wie möglich ist.
Warum Sie immer den gesamten Anzeigenteil sorgfältig lesen sollten, lesen Sie in der Sonderausgabe "Bewerbungen" von Assistenz & Sekretariat inside.
Beachten Sie jedes Detail, aber verschaffen Sie sich auch einen Gesamtüberblick.
Unterstreichen Sie jedes Qualifikationsmerkmal und jede Anforderung in der Stellenanzeige. Gehen Sie in Ihrem Bewerbungsanschreiben auf jeden Punkt explizit ein. Übergehen Sie in Ihrer Bewerbung keine der gewünschten Eigenschaften wie zum Beispiel Teamfähigkeit, Belastbarkeit oder Flexibilität. Erläutern Sie, wie Sie etwa bereits in Ihren früheren Aufgabenbereichen als Sekretärin Flexibilität zeigen mussten oder besonders belastbar waren.
Manche Großunternehmen nutzen den Darstellungs- und Werbeeffekt umfangreicher Stellenanzeigen
In solchen Selbstdarstellungen können Sie wertvolle Hinweise über den Stil eines Unternehmens erkennen. Das hilft Ihnen, Ihre Bewerbung adressatengerecht zu gestalten. Ist eine Telefonnummer angegeben, rufen Sie für eine erste Kontaktaufnahme an. Sie beweisen damit Interesse und Initiative und können offene Fragen klären. Außerdem ersparen Sie sich so vielleicht den Aufwand einer schriftlichen Bewerbung, sollte der Anruf ergeben, dass die betriebliche Anforderung und Ihr Qualifikationsprofil nicht zueinanderpassen.
Folgende inhaltliche Fragen können Sie zum Beispiel im Rahmen Ihrer Bewerbung stellen:
- Welche Sprachkenntnisse sind erforderlich?
- Ist die Sekretariatstätigkeit auf ein Team ausgerichtet? Würden Sie mit einem oder mehreren Chefs zusammenarbeiten?
- Was genau beinhaltet die Anforderung "Leitung des Vorstandsbüros"? Bedeutet das, Sie haben Führungsverantwortung auch gegenüber anderen Sekretärinnen?
Welche Fragen Sie beim ersten Telefonkontakt auf keinen Fall stellen dürfen, verrät Ihnen Assistenz & Sekretariat inside in der Sonderausgabe "Bewerbungen".
Hinter Anzeigen von Personalberatern stecken meist renommierte Unternehmen, die schon allein durch ihren Ruf unnötig viele Bewerbungen anziehen und deshalb die Vorauswahl dem Personalberater überlassen wollen. In diesen Fällen schicken Sie Ihre Bewerbung an den Berater. Sie können sich vorab auch telefonisch mit dem Berater in Verbindung setzen, um die genauen Voraussetzungen für Ihre Bewerbung zu erfragen.
Viele Berater begnügen sich im ersten Schritt mit einer Online-Bewerbung oder führen auch Telefoninterviews durch und fordern erst im zweiten Schritt die ausführlichen Bewerbungsunterlagen an.
Vorsicht: Tappen Sie bei Ihrer Bewerbung nicht in diese Falle!
Sie wissen nicht, um welches Unternehmen es sich handelt. Wenn der Standort nicht bekannt ist, könnte sogar Ihr eigenes Unternehmen hinter dem Stellenangebot stecken. Das wäre eine unliebsame Überraschung für Ihren Chef und für Sie das Aus an seiner Seite. Versehen Sie also Ihre Vorab-Bewerbungsunterlagen mit dem Sperrvermerk: "Nicht an das Unternehmen XY weiterleiten." Geben Sie Ihre Bewerbung erst frei, nachdem Sie wissen, um welches Unternehmen oder zumindest um welchen Standort es sich handelt.