Die Kollegen wollen ständig etwas von Ihnen, Ihr Chef ruft, Sie arbeiten an vier Vorgängen gleichzeitig, und abends im Bett fällt Ihnen ein, dass Sie vielleicht etwas vergessen haben, zu erledigen. Sie rattern, können nicht einschlafen. Das Sekretärinnen-Handbuch hilft Ihnen mit dem Beitrag "Stressbewältigung", mit stressigen Tagen und Stress allgemein besser umzugehen – damit Sie gelassen bleiben und es Ihnen gutgeht.
Anti-Stress-Tipp Nr. 1
Wenn Ihr Chef Sie bittet, innerhalb von zwei Stunden eine umfangreiche Präsentation zu erstellen, setzen Sie sich zunächst hin, atmen dreimal kräftig ein und aus, so, als würden Sie eine Kerze ausblasen. Das reinigt und macht klar. Sagen Sie dann zu sich selbst: Ich konzentriere mich jetzt und werde das Schritt für Schritt tun.
Anti-Stress-Tipp Nr. 2
Ein altes Sprichwort sagt: "Wenn du es eilig hast, gehe langsam." Besonders wenn es sehr schnell gehen muss, ist es sinnvoll, dass Sie sich zunächst einen kleinen Moment Zeit nehmen und sich einen Plan machen. Auch ein ganz kleiner Plan vermittelt Sicherheit und Ruhe. Drei Stichwörter auf einem Post-it, das Sie sich an den Bildschirm kleben können, oder eine kurze Notiz in Ihrem To-do-Buch genügen völlig. Fragen Sie sich, was JETZT das Wichtigste ist.
Anti-Stress-Tipp Nr. 3
Schätzen Sie danach, wie viel Zeit Sie für die einzelnen Schritte benötigen, und halten Sie sich möglichst an den Zeitplan.
Anti-Stress-Tipp Nr. 4
Konzentration: Bringen Sie die Aufgaben zu Ende. Schieben Sie ablenkende Gedanken beiseite und sagen Sie sich: "Ich mache es jetzt so, wie ich es mir vorgenommen habe."
Anti-Stress-Tipp Nr. 5
Verabreden Sie mit Ihren Kollegen oder Ihrem Chef ein festes Zeichen für solche stressigen Situationen. In einem Grossraumbüro wurde das z. B. so gelöst: Jeder Mitarbeiter hat einen kleinen Teddy auf dem Schreibtisch. Schaut der Teddy nach außen, heißt das: Ich bin ansprechbar. Schaut der Teddy nach innen, heißt es: Ich arbeite gerade an etwas, bei dem ich mich konzentrieren muss.
Anti-Stress-Tipp Nr. 6
Wenn ein Kollege in der Tür steht, zudem das Telefon klingelt und ein wichtiger Kunde am Empfang auf Sie wartet, gilt ebenfalls: Atemzug für Atemzug, Moment für Moment.
Kennen Sie schon die 4-A-Technik gegen Stress: Atmen, Anschauen, Ansprechen, Abwarten? Das Sekretärinnen-Handbuch verrät Sie Ihnen – Denn ohne Sekretärin läuft nichts! Antworten Sie noch heute und entdecken Sie die Erfolgs-Geheimnisse von Deutschlands Top-Sekretärinnen. Und so sichern Sie sich Ihr GRATIS-GESCHENK.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Lassen Sie sich von Ihrem PC an die Rückrufzeit erinnern. Wenn Sie sich die Zeit auf einen Block schreiben, vergessen Sie den Rückruf womöglich vor lauter Arbeit.
Anti-Stress-Tipp Nr. 7
Ihr Chef überträgt Ihnen immer mehr Aufgaben. Sie ersticken förmlich in Arbeit. Ziehen Sie rechtzeitig die Notbremse. Sagen Sie zu Ihrem Chef: "Ich schätze Ihr Vertrauen sehr (dadurch drücken Sie Wertschätzung und Dankbarkeit aus), aber es sind in letzter Zeit zu viele Aufgaben geworden und das führt zu Hektik und Fehlern. Herr Huber (Name erzeugt Aufmerksamkeit), Sie haben ja auch Interesse daran, dass die Arbeit gut und fehlerfrei erledigt wird (das appelliert an seinen Wunsch nach guter Zuarbeit). Konkret brauche ich daher mehr Zeit für … (Werden Sie dabei ganz konkret und formulieren Sie Ihren Wunsch positiv). Und ich wünsche mir von Ihnen Unterstützung, indem Sie mir zwei Stunden ungestörte Arbeitszeit zusichern. Lassen Sie uns gemeinsam überlegen, wie wir das lösen können (das zeigt Kooperationswillen)."
Beugen Sie Stress gezielt vor
1. Erkennen Sie Stress frühzeitig!
Lernen Sie Ihre persönlichen Stresssymptome kennen. Vermutlich stehen Sie viel öfter unter Strom, als Ihnen bewusst ist. Fragen Sie sich, welche der folgenden körperlichen Anzeichen für Stress Sie bereits bei Ihnen feststellen können:
- Mattigkeit
- chronische Müdigkeit
- innere Unruhe
- Nervosität
- Konzentrationsschwierigkeiten
- Muskelzittern
- Schlafstörungen
- Muskelverspannungen
- rücken-/ Nackenschmerzen
- Kopfschmerzen
- Migräne
- Herzjagen
- Infektionsanfälligkeit
- Kreislaufbeschwerden
- Magenschmerzen
- Verdauungsbeschwerden
- Atembeschwerden
- Schweißausbrüche
Je mehr Symptome bei Ihnen auftreten, desto tiefer stecken Sie bereits im Kreislaufprozess der emotionalen Belastungen!
Hören Sie auf Ihren Körper und steuern Sie gleich zu Beginn gegen. Beobachten Sie sich für einige Wochen im Büro selbst und erstellen Sie eine Liste von Situationen, die bei Ihnen Stress auslösen.
2. Verwenden Sie Sofortmaßnahmen:
Ein erstes Ziel in hektischen Situationen sollte immer sein, das Stresslevel möglichst schnell zu senken. Nur dann kann man wieder konzentriert arbeiten und dem großen Arbeitsaufwand entgegenwirken. Sie können immer etwas Nervennahrung im Büro bereithalten, die Ihnen hilft, sich schnell weniger gestresst zu fühlen.
Kakao zum Beispiel enthält eine bestimmte Aminosäure, die die Bildung des Glückshormons Serotonin anregt. Es kann auch helfen, sich eine Minute Zeit zu nehmen, ruhig zu atmen und immer wieder einen kleinen Schluck Wasser zu trinken. Das beruhigt den Puls und hilft Ihnen, wieder klar zu denken. Lächeln (auch erzwungenes) senkt einigen Studien zufolge ebenfalls sofort den Stresslevel.
3. Verteilen Sie die stressigen Aufgaben über den Tag
Sobald Sie Ihre Stresssymptome erkannt haben, erkennen Sie auch die Situationen beziehungsweise Aufgaben, die Stress auslösen. Versuchen Sie, diese Aufgaben so gut es geht über den Tag oder die Woche zu verteilen.
Das Telefonieren mit unzufriedenen Kunden stresst Sie immer sehr? Dann rufen Sie den ersten gleich morgens an und den nächsten ganz bewusst erst nach der Mittagspause. Auch das Erstellen von Berichten bereitet Ihnen Stress, weil Sie Angst davor haben, in der Hektik falsche Zahlen und Fakten niederzuschreiben? Planen Sie bewusst Zeit ein, den Bericht später nochmal Korrektur zu lesen, bevor er verschickt wird.
Natürlich ist das im Büroalltag meist leichter gesagt als getan, aber wenn die bewusste Planung mit zwei Dingen pro Tag klappt, dann sind Sie insgesamt weniger gestresst.
4. Fragen Sie nach Unterstützung
Sie können nicht nur die Kollegen im Notfall fragen, ob sie Ihnen kurz unter die Arme greifen können, sondern auch langfristige Lösungen mit ihnen vereinbaren. Nutzen Sie die Liste der Situationen, die bei Ihnen Stress auslösen, und sprechen Sie im Team darüber, ob man die Aufgaben nicht zum Beispiel aufteilen kann.
Die Moderation bei Meetings stresst Sie ungemein? Bitten Sie die Kollegin, dass Sie sich ab sofort damit abwechseln. Sie sind heute von einer Flut von Kundenbeschwerden überschwemmt worden? Teilen Sie diese untereinander auf, sodass jede nur die Hälfte bearbeiten muss.
5. Stärken Sie sich selbst
Sie können nicht nur die Kollegen im Notfall fragen, ob sie Ihnen kurz unter die Arme greifen können, sondern auch langfristige Lösungen mit ihnen vereinbaren. Nutzen Sie die Liste der Situationen, die bei Ihnen Stress auslösen, und sprechen Sie im Team darüber, ob man die Aufgaben nicht zum Beispiel aufteilen kann.
Die Moderation bei Meetings stresst Sie ungemein? Bitten Sie die Kollegin, dass Sie sich ab sofort damit abwechseln. Sie sind heute von einer Flut von Kundenbeschwerden überschwemmt worden? Teilen Sie diese untereinander auf, sodass jede nur die Hälfte bearbeiten muss.
Fazit: Lassen Sie es gar nicht erst so weit kommen!
Erkennen, verteilen, vermeiden
Machen Sie sich die Mühe und beobachten Sie über einen Zeitraum, in welchen Situationen im Büro Stress auftritt und wie sich Stress bei Ihnen bemerkbar macht. Analysieren Sie nun die Möglichkeiten, die Aufgaben über eine gewisse Zeitspanne zu verteilen. Erarbeiten Sie im Team einen Plan, durch den die stressigsten Aufgaben auf mehrere Schultern verteilt werden.