Eine erfolgreiche Kommunikation ist nur dann realisierbar, wenn es zwischen Sender und Empfänger keine Störungen gibt. Das beinhaltet neben verbalen und nonverbalen Gesichtspunkten auch technische Aspekte. Achten Sie darauf, dass die Kommunikation störungsfrei stattfinden kann:
1. Verschicken Sie keine Angebote, Einladungen oder Anfragen ohne die Möglichkeit zur Beantwortung.
2. Geben Sie bei Ihren Schreiben Ihre Durchwahlnummer, E-Mail- Anschrift und Ihre Bürozeiten an, damit Sie leicht erreichbar sind, wenn es Fragen gibt.
3. Lange Warteschlangen in der Telefonleitung verhindern eine gute Kommunikation ebenso wie schlechtes Telefonverhalten.
4. Verfassen Sie Informationen kurz und knapp, damit sie schnell zugänglich sind.
5. Kontrollieren Sie Ihren E-Mail- Briefkasten regelmäßig, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse als Kontaktmöglichkeit angeben haben.
6. Nennen Sie Ihren Vor- und Zunamen, wenn Sie schreiben, damit der Adressat nicht rätseln muss ob es sich bei F. Schmidt um Florian Schmidt oder Franziska Schmidt handelt, sofern er Sie und das Unternehmen nicht kennt.