Verständigungsschwierigkeiten und Konflikte gibt es in jedem Unternehmen. Das ist menschlich, und bei richtiger Handhabung fördern Konflikte sogar die Kreativiät. Wenn sie nicht bewältigt werden, können sie die Zusammenarbeit stark beeinträchtigen. Energie geht verloren.
Als Frau sind Sie mit Ihrer angeborenen Kommunikationsfähigkeit am besten dazu geeignet, mit Konflikten umzugehen und sie zu lösen. Und es gehört zu Ihrer Aufgabe als Assistentin und Sekretärin, Konflikte zu deeskalieren, zu moderieren und Ihren Chef rechtzeitig auf drohende Konfliktherde aufmerksam zu machen. Versuchen Sie, Konflikte frühzeitig wahrzunehmen, sie anzusprechen und gemeinsam mit den Beteiligten nach Lösungen zu suchen.
Folgende Konflikte kommen in Unternehmen häufig vor:
1. Fachliche Auseinandersetzungen.
Diese Art von Konflikten ist sogar konstruktiv, sofern sich hinter der Fachdiskussion nicht ein tieferes emotionales Problem zwischen den Beteiligten verbirgt. Sie werden sehr schnell spüren, ob es nur um die Sache geht oder ob Rivalitiäten und Eifersüchteleien dahinter stecken, und die Fachdiskussion nur ein Nebenkriegsschauplatz ist.
So gehen Sie mit einem Fachkonflikt um:
Wenn Sie sicher sind, dass es nur um die Sache geht, sollten Sie die Beteiligten den Konflikt austragen lassen und nur darauf achten, dass er nicht eskaliert oder persönlich wird. Aus einer fairen Fachdiskussion entstehen oft die kreativsten Ideen.
2. Interessens- und Zielkonflikte.
Die Interessen und Ziele der Mitarbeiter sind meist sehr unterschiedlich. Da will z. B. der eine unbedingt Karriere machen und strebt die nächsthöhere Position an. Der andere hat weit weniger Ehrgeiz und möchte lediglich seine Position im Unternehmen bewahren. Im Team kommt es dann schnell zu Reibereien, weil der eine „Vollgas gibt“ und der andere „auf der Bremse steht“.
So gehen Sie mit Interessensund Zielkonflikten um:
Wenn Sie einen Konflikt dieser Art identifizieren, führen Sie zuerst einmal mit jedem der Beteiligten ein Einzelgespräch, um die jeweiligen Vorstellungen genau zu hinterfragen und bereits mögliche Lösungen zur Beilegung des Konflikts zu erarbeiten, z. B.: andere Aufteilung der Arbeitsbereiche oder klar abgegrenzte Kompetenzen.
In einer gemeinsamen Runde werden dann Lösungen erarbeitet, die für beide Seiten tragbar sind. Unter Umständen müssen Sie oder Ihr Chef klare, schriftliche Ziel-, Zeitund Kompetenzvorgaben machen, damit sich die Kampfhähne nicht wieder ins Gehege kommen.
3. Rollenkonflikte.
Rollenkonflikte entstehen häufig, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in eine Führungsposition befördert wird. Ehemalige Kollegen haben mit dieser neuen Rollenverteilung oft ein Problem: „Gestern hat sie mit mir noch einen Kaffee getrunken, und wir haben zusammen gelacht und geredet. Und heute ist sie arrogant und distanziert und bildet sich eine Menge ein!“
So gehen Sie mit einem Rollenkonflikt um:
Hierbei können Sie als Konfliktmoderatorin sehr viel bewirken. Wenn sich die Konfliktpartner vorher gut verstanden haben, ist es oft nur eine Frage der Zeit, bis sich das gute Verhältnis auch im neuen Rollenverhältnis wieder einspielt. Setzen Sie sich mit den Parteien zusammen, und regen Sie ein offenes Gespräch an, in dem jeder seine derzeitigen Probleme und Enttäuschungen ausspricht.
Der Exkollege wird besser verstehen, dass die „neue Chefin“ nicht arrogant ist, sondern erst selbst mit der neuen Rolle klar kommen und eine Menge Erwartungen „von oben“ erfüllen muss.
Und die „neue Chefin“ erkennt sicher, dass Sie mit ihren Mitarbeitern gerade jetzt häufiger kommunizieren sollte, um das gutes Klima zu bewahren.
4. Kommunikationskonflikte.
Manchmal resultieren Konflikte einfach daraus, dass sich die Beteiligten nicht richtig verstehen. Der neue Chef z. B. gibt nur kurze sachliche Anweisungen. Die Mitarbeiter haben Probleme mit den extrem knappen Informationen. Sie fühlen sich verunsichert und wissen nicht genau, was sie jetzt tun müssen. Zudem ärgern sie sich über den in ihren Augen unverbindlichen, ruppigen Ton. Zeit für Sie als Moderatorin einzugreifen. Denn wenn das Team seine Meinung über den „unmöglichen“ neuen Chef bereits gefestigt hat und blockiert, wird eine Lösung des Konflikts schwieriger.
So gehen Sie mit Kommunikationskonflikten um:
Sprechen Sie zuerst mit den Mitarbeitern, was genau sie stört. Erklären Sie dem „neuen Chef“ anschließend die Probleme seines Teams. Geben Sie ihm den Tipp, die Verständigungsprobleme mit „seinen Leuten“ zu klären, z. B. indem er ihnen sagt, dass er ihre Arbeit sehr schätzt und dass sein ruppiger Ton nicht beabsichtigt ist, sondern nur seiner zielorientierten, sachlichen Art entspricht, klare Anweisungen zu geben. Wer mehr Informationen braucht, kann jederzeit zu ihm kommen.
5. Kulturkonflikte.
Je internationaler Unternehmen operieren, desto mehr Menschen aus unterschiedlichen Kulturen arbeiten zusammen. Der gewissenhafte deutsche Mitarbeiter z. B., der immer pünktlich alle Termine hält, bekommt graue Haare, weil es sein italienischer Teampartner mit der Termintreue nicht besonders genau nimmt.
So gehen Sie mit Kulturkonflikten um:
Setzen Sie sich mit den Beteiligten zusammen. Machen Sie klar, dass es gerade die Kompetenzen aus verschiedenen Ländern und Kulturen sind, die Ihr Unternehmen erfolgreich machen.
Appellieren Sie an die gegenseitige Toleranz der Gesprächspartner, und verdeutlichen Sie, dass kulturelle Eigenheiten, die von Kindesbeinen an gelebt wurden, nicht von heute auf morgen „weggewischt“ werden können. Letztendlich zählt nur das gemeinsame Ergebnis.
6. Machtkämpfe.
Dies sind Konflikte, die ans „Eingemachte“ gehen. Ziel der Konfliktpartner ist es, einen Gewinner und einen Verlierer zu ermitteln. Und jeder will natürlich gewinnen. Das hat meist nicht mehr viel mit Sportlichkeit zu tun, sondern es wird mit „harten Bandagen“ um Vorteile, um Positionen, um Geld gekämpft. Irgendwann geht es dann nur noch darum, den anderen zu vernichten, um seine eigene Macht und Stärke zu demonstrieren.
So gehen Sie mit Machtkämpfen um:
Wenn sich zwei Machtmenschen ins Gehege kommen, sind die Chancen, den Konflikt auf Dauer beilegen zu können, eher gering. Wem es nur um das Siegen geht, räumt keinen Raum für Toleranz und Kompromisse ein.
In diesem Fall ziehen Sie Ihren Chef zu Rate. Die beste Lösung wird letztendlich sein, den beiden „Gladiatoren“ verschiedene Arenen zuzuweisen.
7. Persönlichkeitsunterschiede.
Manchmal gibt es Unterschiede im Charakter zweier Menschen, die sich einfach nicht unter einen Hut bringen lassen. Die eine ist die „kreative Chaotin“, die andere ist die „pedantische Perfektionistin“. Zwei solche Extreme im Team sorgen für Zündstoff.
So gehen Sie mit Persönlichkeitsunterschieden um:
Ähnlich wie mit Problemen aufgrund kultureller Unterschiedlichkeiten verhält es sich auch mit diesen Konflikten. Die Parteien vermögen sich nur wenig und schon gar nicht von heute auf morgen zu ändern.
Sie können nur an das gegenseitige Verständnis und die Toleranz appellieren. Wenn das nichts hilft, gilt hier die Lösung: zumindest räumliche Trennung.