Hin und wieder ist Ihr Chef nicht da, zum Beispiel, weil er auf einer Geschäftsreise oder im Urlaub ist. Er wird Ihnen alle wichtigen Aufgaben an die Hand geben, die in seiner Abwesenheit zu regeln sind. Und in einem gut eingespielten Chef-Sekretärinnen-Team vertraut er Ihnen für die Zeit seiner Abwesenheit auch mehr oder weniger die Führung der Mitarbeiter an. Er weiß, dass Sie seine Führungsprinzipien genau kennen und bei Bedarf daran erinnern, wenn sie in seiner Abwesenheit nicht befolgt werden. Die meisten Mitarbeiter werden Sie wahrscheinlich ganz selbstverständlich als verlängerten Arm des Chefs während seiner Abwesenheit akzeptieren und respektieren.
Aber es kann auch einmal passieren, dass ein Kollege oder eine Kollegin Ihnen weniger wohl gesonnen ist und in Abwesenheit des Chefs die Probe aufs Exempel machen will: Er oder sie begehrt gegen Sie auf und will Sie partout nicht als "Chefersatz" akzeptieren, wenn Sie im Namen Ihres Chefs eine Anweisung an ihn oder sie weitergeben. In einem solchen Fall müssen Sie Ihre Autorität unter Beweis stellen, sonst stehen Sie in Zukunft in ähnlichen Situationen auf verlorenem Posten.
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So reagieren Sie während der Abwesenheit am besten:
1. Sprechen Sie Klartext."Ich stelle noch einmal fest, dass diese
Anweisung ausdrücklich von Herrn Berger für die Zeit seiner Abwesenheit so formuliert wurde, und er erwartet, dass sie genau so umgesetzt wird. Es liegt in Ihrer Verantwortung, damit klarzukommen." Diese Aussage zeigt Wirkung, sowohl für den Querulanten als auch für Sie selbst. Sie stellen damit klar, dass sein Verhalten nichts mit Ihnen zu tun hat, sondern ganz allein mit ihm selbst.
Lassen Sie keinen Zweifel daran, dass Sie in Abwesenheit Ihres Chefs dessen Sprachrohr sind und damit Führungskompetenz haben. Ihr Angreifer wird mit diesem Satz vor vollendete Tatsachen gestellt. Es wird von ihm erwartet, dass er nach den klaren Anweisungen des Chefs handelt.
2. Verblüffen Sie den Mitarbeiter."Na, Herr Meier, Sie machen sich wohl lieber selbst das Leben schwer, als eine Anweisung aus meinem Mund entgegenzunehmen? Ich kann Sie beruhigen, sie kommt nicht von mir, sondern direkt von Herrn Berger - trotz seiner Abwesenheit." Der Mitarbeiter wird erst einmal irritiert reagieren, bevor ihm ein Licht aufgeht: "Ach so, ich mache mir das Leben schwer, wenn ich mich quer stelle. Ihr macht es nichts aus. Und ich bekomme später nur Ärger mit dem Chef." Setzen Sie dieses Mittel aber nur in ganz hartnäckigen Fällen ein.
3. Setzen Sie sich bei Besprechungen ans Kopfende - sozusagen als Stellvertreterin des Chefs. Wenn Ihr Chef nicht ausdrücklich einen Vertreter eingesetzt hat, sondern Ihnen in seiner Abwesenheit die Geschicke der Abteilung oder des Unternehmens in die Hände gelegt hat, dann wiegen Sie sich nicht in falscher Bescheidenheit. Nehmen Sie bei einer Besprechung am Kopfende des Tisches Platz, wenn Ihr Chef nicht anwesend ist, sozusagen als seine Stellvertreterin. Das erste Mal werden sicher ein paar Mitarbeiter verblüfft sein. Aber eines wird ihnen nach dieser Aktion ganz deutlich bewusst: Sie sind während der Abwesenheit Ihres Chefs sein Sprachrohr.
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Wichtig: Den besten Stand haben Sie dann, wenn Ihr Chef Sie offiziell vor den Mitarbeitern als Stellvertreterin bezeichnet oder zumindest vor versammelter Mannschaft eindeutig klarstellt, dass Sie in seiner Abwesenheit dafür verantwortlich sind, seine Wünsche und Anweisungen um zusetzen. Wenn Ihr Chef das bisher noch nicht klar genug formuliert hat, bitten Sie ihn am besten darum, Ihnen offiziell so viel Rückendeckung wie möglich zu geben.