Es muss ja nicht gleich die Schweinegrippe sein – das wollen wir nicht hoffen. Aber jetzt, mit Beginn der kalten Jahreszeit, kann es schon passieren, dass man wegen eines hartnäckigen Hustens, einer fiebrigen Erkältung oder einer anderen Krankheit etwas länger ausfällt. Für diesen Fall sollten Sie vorbereitet sein, damit Ihr Chef in dieser Zeit auch ohne Ihre Unterstützung einigermaßen zurechtkommt.
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Entwerfen Sie für den Fall einer Krankheit für Ihre Vertreterin doch schon einmal vorsorglich einen Brief und bewahren Sie ihn an einem Ort auf, den Sie Ihrem Chef nennen. Notfalls können Sie die Stichpunkte, die Sie zusammengestellt haben, auch telefonisch an Ihre Vertretung weitergeben.
Ihr Brief im Krankheitsfall könnte zum Beispiel folgendermaßen beginnen:
Liebe Vertreterin,
heute springen Sie für mich an meinem Arbeitsplatz ein. Vielen Dank, dass Sie mich während meiner Krankheit vertreten! Ich habe vorsorglich für Sie ein paar Hinweise aufgeschrieben, die es Ihnen erleichtern, sich in meinem Büro zurechtzufinden:
1. Die Zweitschlüssel zum meinem Schreibtisch und zu den Schränken abe ich beim Pförtner deponiert. Der Schlüsselbund hat einen blauen Plastikanhänger, auf dem "Sekretariat GL II" steht.
2. …
So oder ähnlich könnte Ihr Brief für den Krankheitsfall beginnen. Notieren Sie darin kurz und übersichtlich, wie Ihr Arbeitsplatz organisiert ist. Beantworten Sie Ihrer Vertreterin darin folgende Fragen:
- Wo sind die laufenden Korrespondenz-Vorgänge?
- Wo findet sie eine Übersicht über die während Ihrer Krankheit anstehenden Termine?
- Wie ist die Ablage organisiert?
- In welchen Schränken befindet sich was?
- Wer ist in der Abteilung wofür zuständig?
- Zu welcher Kostenstelle gehört Ihr Arbeitsplatz?
- Auf welche besonderen Wünsche im täglichen Arbeitsablauf möchte Ihr Chef auch während Ihrer Krankheit wahrscheinlich nicht verzichten?
- Wo liegen die Gebrauchsanweisungen für die technischen Geräte (Fax, Kopierer usw.)?
- Wer sind häufige wichtige Ansprechpartner Ihres Chefs?
- Gibt es während Ihrer Krankheit feste regelmäßige Termine zur Vorbereitung von Meeting- oder Konferenzräumen, z. B. Jour fixe?
- Wie funktioniert die Gästebetreuung?
- Was darf am Abend beim Verlassen des Büros nicht vergessen werden (Abschließen der Schränke, des Büros usw.)?
- Welche Pflanzen müssen eventuell während Ihrer Krankheit gegossen werden?
- Welche Kollegin kann ihr bei Fragen behilflich sein?
Der Assistenz & Sekretariat inside-Tipp: Das Passwort für Ihren Computer schreiben Sie nicht in den Brief. Das geben Sie – wenn überhaupt – per Telefon an Ihre Vertreterin weiter.
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