Sie als Sekretärin werden häufig vorgeschickt, um eine schlechte Nachricht zu überbringen. Unfair oder nicht: Viele Chefs drücken sich unter dem Vorwand, "das" nicht zu können, gerne so vor ihrer Verantwortung. Die heutigen drei Tipps sollen Ihnen helfen, das Überbringen der nächsten schlechten Nachricht ein wenig besser zu überstehen.
Überbringen Sie eine schlechte Nachricht immer persönlich
Wenn Sie einem Menschen eine schlechte Nachricht überbringen müssen, sollten Sie dies grundsätzlich von Angesicht zu Angesicht tun, denn dann können Sie am besten auf ihn eingehen. Ist ein persönliches Treffen nicht möglich, weil Sie z. B. hunderte Kilometer voneinander entfernt sind, ist das Telefon die beste Alternative. Eine E-Mail oder eine SMS ist hingegen grundsätzlich ungeeignet. Beide Möglichkeiten wirken respektlos und feige.
Auch von einem Brief ist eher abzuraten. Durch die Zeit, die Sie sich fürs Schreiben nehmen, kommt zwar die Wertschätzung nicht ganz so kurz wie bei E-Mail oder SMS. Doch auch hier ist es Ihnen nicht möglich, situationsgerecht auf den anderen einzugehen und ihn in den einzelnen Phasen der Krisenbewältigung zu begleiten. Sie lassen ihn mit der schlechten Nachricht völlig allein.
Der große Knigge - Mit Takt und Stil zum Ziel
Kommen Sie zügig zur Sache
Spannen Sie Ihren Gesprächspartner nicht unnötig auf die Folter, denn die quälende Ungewissheit und Sorge sind für viele Menschen mindestens genauso schlimm, wenn nicht gar schlimmer als die schlechte Nachricht selbst. Zum einen liegt das daran, dass wir in unserer Vorstellung oft mit Schlimmerem rechnen, als es dann wirklich eintritt: So will ein Vorgesetzter vielleicht nur ein ganz harmloses Kritikgespräch führen, der Mitarbeiter aber sieht sich schon gekündigt auf der Straße sitzen. Zum anderen verdammt die "Warteschleife" zur Tatenlosigkeit. Man fühlt sich hilflos ausgeliefert.
Deshalb gilt für das Überbringen einer schlechten Nachricht:
Keine langen Ankündigungsphasen!
"Nächste Woche müssen wir mal ein ernstes Wort miteinander reden!"
Je kürzer die Zeit der Ungewissheit, desto „angenehmer" für IhrenGesprächspartner.
Small Talk passt nicht zu einer schlechten Nachricht
Was sonst als höflich gilt, nämlich vorher noch ein paar unverbindliche nette Worte zu wechseln, ist beim Überbringen einer schlechten Nachricht eher kontraproduktiv. Eine belanglose Unterhaltung wirkt im Nachhinein unehrlich und aufgesetzt. Ihnen fällt es umso schwerer, die Kurve zum ernsten Thema zu kriegen.
Auch "Ratespielchen" im Vorfeld sind fehl am Platz:
"Können Sie sich schon denken, warum ich Sie heute zu mir gebeten habe, Frau Kalender?"
Besser: Bieten Sie Ihrem Gegenüber einen Platz an und kommen Sie ohne Umschweife zur Sache. Der Platz ist wichtig, weil eine schlechte Nachricht dem Betroffenen im wahrsten Sinne des Wortes den Boden unter den Füßen entziehen können. Gut, wenn er dann schon sitzt.
Auch wenn Sie ohne Umschweife mit der schlechten Nachricht rausrücken, müssen Sie nicht gefühlskalt wirken. Schicken Sie einfach einen kurzen einleitenden Satz voran, in dem Ihre Anteilnahme und Ihr Mitgefühl zum Ausdruck kommen.
- "Herr Meier, leider habe ich keine guten Nachrichten für Sie ..."
- "Maria, ich fürchte, was ich dir jetzt sagen muss, wird dir vielleicht wehtun."
- "Peter, es gibt ein ernstes Thema zu besprechen."
- "Frau Sauer, es tut mir sehr leid ..."
Warum es für das Überbringen einer schlechten Nachricht so wichtig ist, sich an einen ruhigen Ort zurückzuziehen, lesen Sie in Der große Knigge im Kapitel "Hiobsbotschaften überbringen".