Sie sind die rechte Hand Ihres Chefs. Deshalb sollten Sie wissen, was seine linke tut, wie er bestimmte Angelegenheiten beurteilt, was er plant und welche Rolle Sie dabei spielen. Leider ist der Informationsfluss von Chef zu Sekretärin oder Assistentin oft ungenügend.
Denn: Viele Chefs glauben, ihre Sekretärin kenne sie so gut, dass genaue Anweisungen oder Hintergrundinformationen nicht nötig seien. Manche merken schlichtweg nicht, dass die Informationen, die sie ihrer Assistentin geben, nicht ausreichen.
Wenn Sie sich nicht aufs Gedankenlesen verlegen, sondern den Kommunikationsfluss verbessern wollen, gehen Sie so vor:
1. Fragen Sie nach:
Stellen Sie konkrete Fragen, wenn Sie ungenaue Anweisungen bekommen. Z. B.: „Wer genau soll an dieser Konferenz teilnehmen?“ – „Meinen Sie die ganze Entwicklungsabteilung oder nur die Herren X und Y?“
2. Sprechen Sie mit Ihrem Chef:
Auch wenn es Sie Überwindung kostet: wenn Sie ihn nicht auf den Mangel an Informationen hinweisen, wird ihm das Problem vielleicht nie bewusst werden. Sagen Sie also offen: „Bitte helfen Sie mir dabei, Sie so gut wie möglich zu unterstützen. Dafür brauche ich ausreichende Informationen.“
Tipp: Vereinbaren Sie mit Ihrem Chef eine tägliche 10-Minuten-Besprechung. Wenn es täglich nicht möglich ist, dann aber zumindest 3-mal in der Woche. Tragen Sie diese Besprechungen in seinen Terminkalender ein. Bitten Sie ihn, Ihnen in dieser Zeit einen Kurzüberblick über seine Aktivitäten zu geben. Stellen Sie ihm alle Fragen, die im Laufe des (Vor-)Tages aufgetaucht sind.
3. Pflegen Sie Ihre anderen Informationskanäle:
Sprechen Sie mit Ihren Kolleg(inn)en, mit Geschäftspartnern und deren Sekretärinnen. Auf diese Weise können Sie viele Dinge erfahren, die Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit nutzen. Geben Sie diese Infos auch an Ihren Chef weiter. Daraus ergeben sich dann meist wieder weitere Informationen.