Die meisten Sekretärinnen klagen darüber, dass ihnen für sie wichtige Infos vorenthalten bleiben. Von einem funktionierenden Informationsfluss keine Spur! Meist zu spät, wenn andere sie darauf ansprechen, erfahren sie von Beschlüssen, Terminen und neuen Projekten. Das ist ärgerlich und behindert sie in ihrer Arbeit.
Wenn Sie Ihren Chef aber möglichst umfassend entlasten und IhrenAufgabenbereich verantwortungsvoll gestalten möchten, sollten Sie über das, was um Sie herum geschieht, genauestens informiert sein. Doch wie wollen Sie das anstellen, wenn Ihr Chef mit den wirklich wichtigen und interessanten Informationen "hinterm Berg" hält und scheinbar kein Interesse daran hat, Sie aktiv in den Informationsfluss einzubeziehen?
Das Sekretärinnen-Handbuch – Denn ohne Sekretärin läuft nichts!
Stellen Sie sich bei einem schleppenden Informationsfluss einmal die folgenden Fragen:
Weiß Ihr Chef überhaupt, was Sie wissen müssen?
Der mangelnde Informationsfluss liegt nicht daran, dass Vorgesetzte keine Infos weitergeben möchten, sondern daran, dass sie nicht wissen, was sie weitergeben sollen. Ist sich Ihr Chef darüber im Klaren, was Sie für Ihre Arbeit benötigen?
Kennt Ihr Chef Ihren aktuellen Wissensstand?
Und vor allen Dingen: Denkt Ihr Chef daran, beispielsweise einen gerade
vereinbarten Termin an Sie weiterzugeben? Oder versickert der Informationsfluss ganz einfach und er vergisst ganz einfach Ihnen Bescheid zu sagen, weil schon wieder das nächste Meeting ruft oder die nächste Postmappe durchgeschaut werden muss?
Selbst ist die Frau, dann klappt es auch mit dem Informationsfluss
Damit der Informationsfluss stimmt und Sie wirklich gut informiert sind, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als selbst die Initiative zu ergreifen.
Die 6 Sekretärinnen-Handbuch-Tipps für einen optimalen Informationsfluss:
- Überzeugen Sie Ihren Chef davon, dass die Terminverwaltung in Ihren Händen liegt – das ist nicht in allen Sekretariaten eine Selbstverständlichkeit. Nur so können Sie ihn "richtig" verplanen und seinen Tag übersichtlich statt hektisch gestalten.
- Idealerweise arbeitet er mit Outlook, beziehungsweise Lotus Notes. Er gibt, falls er einmal einen Termin selbst vereinbart, diesen sofort in den elektronischen Kalender ein.
- Lesen Sie alle Schreiben, die über Ihren Schreibtisch "wandern". Auch wenn Sie die nur "überfliegen", verschaffen Sie sich in jedem Fall einen Überblick über den Inhalt.
- Lesen Sie die E-Mails Ihres Chefs. Es gibt keinen nachvollziehbaren Grund, weshalb Sie das nicht tun sollten. Klar, das macht Arbeit, aber diese Informationsquelle ist für den Informationsfluss unverzichtbar.
- Überzeugen Sie Ihren Chef davon, dass es sinnvoll ist, Sie an den für Sie wichtigen Besprechungen teilnehmen zu lassen. Selbst wenn Sie "nur" Protokoll führen, erhalten Sie dort wertvolle Informationen, die Ihnen helfen, das Gesamtgeschehen in Ihrer Abteilung oder im gesamten Unternehmen besser zu verstehen.
- Fragen Sie nach, wenn Sie irgendetwas nicht verstehen. Die Nachfrage wertet Sie nicht ab, sondern zeigt Ihr Interesse und Engagement für Ihre Arbeit und Ihr Unternehmen.
Das Sekretärinnen-Handbuch – Ihr Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz