In Ihrem Job als Sekretärin oder Assistentin mussten Sie Ihrem Chef oder einem anderen Mitarbeiter im Team sicherlich auch schon mal eine schlechte Nachricht mitteilen. Je nach Charakter kann es dann durchaus passieren, dass Sie etwas von den negativen Emotionen des Empfängers der schlechten Nachricht abkriegen und als Sündenbock gesehen werden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Sie sich ganz intuitiv scheuen, anderen eine schlechte Nachricht zu überbringen. Einer muss es letztendlich aber tun, und in der Regel bleibt es an Ihnen hängen.
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Folgende 8 Tipps können Sie beim Überbringen von schlechten Nachricht unterstützen:
- Überbringen Sie die schlechte Nachricht persönlich. Delegieren Sie das nicht an eine andere Person und geben Sie sie auf keinen schriftlich oder per E-Mail weiter, sondern stellen Sie sich der Situation. Unter dem Strich wird Ihr Gegenüber Sie dafür schätzen.
- Geben Sie die schlechte Nachricht unter vier Augen weiter. Der Empfänger möchte sicher nicht vor anderen bloßgestellt werden, ganz besonders dann, wenn die Botschaft bei ihm negative Gefühle hervorruft.
- Überbringen Sie die schlechte Nachricht zeitnah. Schieben Sie das Gespräch nicht hinaus bis zur letzten Sekunde. Damit verliert der Empfänger womöglich Zeit, noch rechtzeitig etwas unternehmen zu können. Unter Umständen sickert auch vorher schon etwas durch, und es entstehen unnötig Gerüchte. Außerdem blockieren Sie sich selbst, wenn Sie das Überbringen der schlechten Nachricht längere Zeit ungelöst im Hinterkopf behalten.
- Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt für das Überbringen der schlechte Nachricht. Beiläufig zwischen Tür und Angel oder zwei Telefongesprächen sollten Sie eine schlechte Nachricht nie weitergeben. Nehmen Sie sich selbst Zeit und achten Sie darauf, dass auch der andere genug Zeit hat, um die Botschaft zu verkraften.
- Versuchen Sie möglichst, Ihre Gefühle auszublenden, wenn Sie die schlechte Nachricht überbringen, auch wenn Sie selbst betroffen sind. Sonst laufen Sie Gefahr, die Botschaft zu verfälschen, weil Sie sie emotional einfärben.
- Bringen Sie die schlechte Nachricht so sachlich und neutral wie möglich rüber. Geben Sie lediglich die Fakten wieder, so wie sie Ihnen selbst mitgeteilt wurden, ohne Ihre persönlichen Interpretationen einzuflechten. Verharmlosen, verstärken und werten Sie nicht.
- Kommen Sie gleich zur Sache. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern sagen Sie in den ersten 5 Sätzen, was die schlechte Nachricht ist, und zwar so klar und deutlich wie möglich.
- Hören Sie zu und bleiben Sie geduldig, wenn der Empfänger erst einmal Dampf ablassen muss. Lassen Sie ihn nicht gleich wieder allein. Bieten Sie ihm Ihre Hilfe an, wenn das in Ihrer Macht steht, und unterstützen Sie ihn dabei, eine Lösung zu finden.
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