Vielleicht kennen Sie diesen typischen Vorwurf: „Bleiben Sie doch sachlich! Hier geht es um ein bestimmtes Problem und nicht um persönliche Empfindlichkeiten.“
So oder ähnlich hören sich die Angriffe von vorwiegend männlichen „Sachlichkeitsaposteln“ an, wenn Diskussionen ans „Eingemachte“ gehen. Dahinter steckt der unausgesprochene Vorwurf: typisch Frau. Sie kann ihre Gefühle einfach nicht heraushalten.
Dabei sind Gefühle im Berufsleben sehr wichtig.
Was wäre ein guter Chef ohne mitreißende Begeisterung, ohne Gefühl für seine Mitarbeiter, ohne emotionale Kompetenz. Und davon haben wir Frauen eine Menge. Nur wenn wir unsere Gefühle zu deutlich einbringen, werden wir gleich als unsachliches „Seelchen“ abgestempelt.
Was bedeutet das für Sie als Sekretärin und Assistentin?
Akzeptieren Sie Ihre Gefühle. Sie können stolz darauf sein, kein seelenloser Roboter zu sein, sondern eine Frau mit Herz und Verstand. Auf der anderen Seite können Sie jedoch üben, die Gefühlsebene von der Sachebene zu trennen. Dann können Sie souverän auf der logisch analytischen Ebene argumentieren und entlarven zusätzlich Gesprächspartner, die hinter ihren vermeintlich sachlichen Argumenten emotionale Beweggründe verbergen.
Bleiben Sie auch bei Konflikten mit Kollegen und Ihrem Chef auf der "Sachebene"
Ganz ohne Konflikte geht es nun einmal nicht: Sowohl im Büro als auch im Privatleben lässt sich nicht jede Auseinandersetzung vermeiden. Das Problem dabei: In den meisten Fällen tauchen Konflikte, bei denen Emotionen mitspielen, gerade mit solchen Kollegen und Menschen auf, die einem nicht unbedingt gleichgültig sind. Sie wissen das sicher aus eigener Erfahrung: Mit Personen, die einem nichts bedeuten, diskutiert man viel sachlicher – eben weil einem die Sache nicht so unter die Haut geht. Bei emotionsgeladenen Auseinandersetzungen wird dagegen oft viel
Porzellan zerschlagen. Haben Sie sich auch schon nach solchen Konflikten darüber geärgert, dass mit Ihnen wieder mal "der Gaul durchgegangen" ist?
Deshalb: Wenn Sie in Zukunft im Büro in eine Auseinandersetzung geraten und merken, dass Ihre Stresshormone die Oberhand gewinnen, sollten Sie es mit dem folgenden Trick versuchen: Schlüpfen Sie für einen Moment gedanklich in die Haut Ihres Gegenübers und betrachten Sie sich mit seinen Augen. Sie werden sehen: Sie kommen ziemlich schnell wieder auf die Sachebene zurück. Denn wenn Sie sich wie in einem Spiegel betrachten, gewinnen Sie Abstand zur Situation. Ihre Emotionen haben nicht mehr die Oberhand, Ihr Intellekt kommt wieder zu Wort. Nicht nur bei Konflikten, sondern bei allen wichtigen Gesprächen hilft Ihnen der folgende Gesprächsleitfaden.
Ihr Leitfaden für sachliche Gespräche im Sekretariat
- Bereiten Sie wichtige Gespräche mit dem Chef oder Geschäftspartnern immer vor.
- Begegnen Sie Ihrem Gesprächspartner respektvoll und freundlich.
- Definieren Sie im Vorfeld den Gesprächsanlass und nennen Sie den Zeitrahmen, vor allem, wenn Sie wissen, dass Sie auf einen Vielredner treffen.
- Bleiben Sie unvoreingenommen und bemühen Sie sich, rein subjektive Bewertungen zu vermeiden.
- Fragen Sie immer auch den anderen nach seiner Sichtweise.
- Hören Sie den Ausführungen Ihres Gesprächspartners aufmerksam zu und unterbrechen Sie ihn nicht.
- Bleiben Sie mit Ihren Gedanken ganz im Sachzusammenhang. Prüfen Sie die Argumente auf ihre Stichhaltigkeit und fallen Sie nicht auf "Scheinargumente" herein.
- Lassen Sie sich nicht provozieren, sondern bleiben Sie sachlich.
- Sprechen Sie ruhig und nicht hastig, wenn Sie Ihre Sichtweise darstellen.
- Argumentieren Sie logisch und auf der Sachebene, sodass Ihr Gesprächspartner Ihnen folgen kann.
- Gehen Sie auf die Argumente Ihres Gegenübers ein.
- Fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist.
- Gehen Sie auch auf die Gefühle des anderen ein.
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- Kritisieren Sie immer nur die Sache oder ein Verhalten, nie die Person als Ganzes, wenn Sie Kritik anbringen wollen oder müssen.
- Bleiben Sie flexibel und tolerant gegenüber anderen Ansichten.
- Verlieren Sie nie das Gesprächsziel aus den Augen.
- Versuchen Sie, einen gemeinsamen Nenner zu finden.
- Vertagen Sie das Gespräch, wenn Sie nicht zu einer Einigung gelangen können. Holen Sie weitere Informationen ein und machen Sie sich noch einmal Gedanken. Bitten Sie Ihren Gesprächspartner, dasselbe zu tun.
- Fassen Sie am Ende des Gesprächs die wichtigsten Punkte zusammen. Gehen Sie noch einmal auf die Differenzen und auf die Punkte, in denen Sie Einigung erzielt haben, ein.
- Halten Sie das Gesprächsergebnis am besten schriftlich fest, und geben Sie eine Kopie an Ihren Gesprächspartner weiter.
- Beenden Sie das Gespräch immer positiv. Versuchen Sie, gemeinsame Perspektiven herauszuarbeiten.
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