Die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef oder Ihrer Chefin steht und fällt mit Ihrer Kommunikation und dem damit verbundenen Infofluss. Wenn beides funktioniert, müssen Sie sich kaum Gedanken machen. Wenn es an der einen oder anderen Stelle hapert, stolpern Sie beide immer wieder über Missverständnisse.
Die Chefentlastung leidet, Sie werden unzufrieden und Ihr Chef vielleicht auch. Mit einer morgendlichen Besprechung legen Sie den Grundstein für eine optimale Zusammenarbeit. Doch das ist gar nicht so einfach, wenn er von einer Besprechung in die nächste hetzt und morgens bei Ihnen immer sofort schon die Hölle los ist.
Da ist alles und jeder wichtig - nur Sie bleiben mit Ihrem Wunsch nach einer Besprechung regelmäßig auf der Strecke. Viele Sekretärinnen klagen darüber, dass sie ihren Chef schon mehrmals auf das Erfordernis einer morgendlichen Besprechung angesprochen hätten, er sich aber bereits nach wenigen Tagen schon nicht mehr daran hielte. Was also tun?
Das Sekretärinnen-Handbuch - Denn ohne Sekretärin läuft nichts!
Stellen Sie die Vorteile einer solchen Besprechung für Ihren Chef in den Vordergrund
Machen Sie Ihrem Chef klar, dass eine solche Besprechung nicht nur Ihnen hilft, sondern primär dazu dient, ihn zu entlasten. Stellen Sie seine daraus resultierenden Vorteile in den Vordergrund; denn die interessieren ihn - und nicht Ihre eigenen.
So könnten Ihre Argumente für die morgendliche Besprechung lauten:
„Ich würde mich morgens gern mit Ihnen kurz abstimmen, weil/damit ...
- ... wir Missverständnisse ausschließen können,
- ... ich meine Arbeit entsprechend Ihrer Prioritäten erledigen kann; so stellen wir sicher, dass immer alles rechtzeitig fertig wird,
- ...ich Sie noch besser entlasten kann; je mehr Informationen ich von Ihnen über das Tagesgeschäft erhalte, desto mehr kann ich Ihnen an Aufgaben abnehmen,
- ... ich Sie noch besser entlasten kann; wenn ich Ihre Prioritäten kenne, weiß ich, welche Anrufe wichtig sind, worum es sich bei Anrufen handelt, wenn jemand nicht mit der Sprache herausrücken will - ich kann vielmehr selbst erledigen,
- ... ich Sie mehr von Kleinigkeiten entlasten kann; je mehr Information ich habe, desto besser funktioniert das."
Gehen Sie gut vorbereitet in das Chef-Überzeugungsgespräch für die morgendliche Besprechung
Je besser Sie sich auf das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten vorbereiten, desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten, ihn von der Notwendigkeit einer morgendlichen Besprechung überzeugen zu können. Rechnen Sie mit Gegenwehr und halten Sie gute Argumente parat. Wenn Sie auf Gegenwehr stoßen, sagen Sie zum Beispiel:
- "Ja, ich weiß, dass morgens viel los ist. Die zehn Minuten sind jedoch wichtig für eine gute Zusammenarbeit."
- "Gerade weil Sie wenig Zeit haben, ist diese kurze Besprechung so wichtig."
- "Lassen Sie es uns doch erst einmal versuchen. Dann schauen wir mal, wie's läuft."
Sagen Sie Ihrem Chef auch:
- "Eine regelmäßige Besprechung zwischen Chef und Sekretärin ist die Voraussetzung schlechthin für die funktionierende Zusammenarbeit und eine effektive Chefentlastung."
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Schlagen Sie Ihrem Chef zur Gewöhnung an die morgendlichen Besprechungen einen Zweiwochentest vor und tragen Sie ihm die Termine in seinen Kalender ein.
Und: Seien Sie hartnäckig. Lassen Sie es nicht zu, wenn er Ihre Besprechung verschieben möchte. Legen Sie seine Termine so, dass er die Zeit für das Abstimmungsgespräch hat. Weisen Sie ihn nachträglich darauf hin, falls er doch gegen Ihre Abmachung verstoßen hat. Denn: Es gehören immer zwei dazu: einer, der es macht, und einer, der es mit sich machen lässt!