Der Arbeitsalltag jedes Chefs ist von zwei Merkmalen geprägt: Er muss sich auf ständig wechselnde Vorgänge und Entscheidungen einstellen. Und niemals steht ihm ausreichend Zeit zur Verfügung, aus der ungeheuren Datenflut die wichtigen „Essentials“ herauszufiltern. Die Lösung dieses Problems können Sie ihm maßgeblich erleichtern und damit wirklich Punkte sammeln, wenn Sie die Vorgänge, die Sie ihm auf den Tisch bringen, nach dem eisernen Gesetz großer Unternehmen strukturieren.
Ein Vorstand liest nur eine Seite!
Damit ist gemeint, dass Sie für Ihre Vorlagen ein ganz bestimmtes Schema einhalten sollten.
Auf der ersten Seite steht die Kurzfassung:
- Thema,
- Referenzen,
- Kontakt mit Telefonnummer,
- Problemstellung (Worum geht es?),
- Lösungsmöglichkeiten (mindestens zwei Varianten),
- Datenzusammenfassung (Zahlen, Ergebnisse),
- Entscheidungsvorschlag (mit Begründung).
Präzise und knapp zusammengefasst, vermitteln Sie Ihrem Chef so auf nur einer Seite alle Informationen, die er zur Entscheidungsfindung benötigt.
Komplexe Vorgänge ordnen Sie wie folgt:
Auf der zweiten Seite steht ein Inhaltsverzeichnis. Hier sieht er auf einen Blick, auf welcher der folgenden Seiten er vertiefende Informationen findet, also Schriftwechsel, Tabellen, Grafiken, Erläuterungen, Stellungnahmen.
Auf den folgenden Seiten fügen Sie die Anlagen entsprechend dem Inhaltsverzeichnis fortlaufend ein und nummerieren sie durch. Natürlich wird das keine Loseblattsammlung oder ein Ordner, sondern eine professionelle Handakte, die er zu Konferenzen mitnehmen kann.