Kurzfristige Terminabsagen sind immer unangenehm: Es ist schwer, einen Ausweichtermin zu finden und Ihr Chef ist ungehalten, weil er umdisponieren muss. Auch wenn diese Absagen nicht immer die feine Art darstellen, heißt das für Sie trotzdem, dass Sie diplomatisch bleiben. Beachten Sie in einem solchen Fall am besten die folgenden sechs Regeln. So repräsentieren Sie Ihr Unternehmen am besten. Und auch Ihr Chef ist voll mit Ihnen zufrieden:
1. Akzeptieren Sie die Absage kommentarlos.
Versuchen Sie, weder Druck auszuüben noch Ihren Gesprächspartner zu überreden, den Termin doch wahrzunehmen. Das würde einen schlechten Eindruck machen und die Situation nur verschlimmern.
2. Notieren Sie den Grund der Absage.
Wenn derjenige, der absagt, keinen Grund nennt, können Sie ruhig danach fragen. Jede Information ist hilfreich für Ihren Chef.
3. Legen Sie in allen wichtigen Fällen sofort einen neuen Termin fest.
Denn unter dem Zugzwang der Absage haben Sie dafür bessere Voraussetzungen.
4. Machen Sie grundsätzlich keinen zu starken Druck,
wenn Sie Termine vereinbaren. Dann erhalten Sie weniger Absagen. Denn die Termine sollten auch günstig für die Gesprächsteilnehmer liegen, um gute Voraussetzungen für ein konstruktives Gespräch zu schaffen.
5. Bestätigen Sie wichtige Termine ein paar Tage vorher.
Wenn Sie nicht ganz sicher sind, ob der Termin auch eingehalten wird, rufen Sie ein paar Tage vorher an.
6. Halten Sie Ausweichmöglichkeiten fest.
Geben Sie z. B. bei einem Auswärtstermin Ihrem Chef eine Liste mit Gesprächspartnern mit, mit denen er alternativ kurzfristig einen Besuch vereinbaren kann, wenn er ohnehin schon vor Ort ist.