Wo Menschen arbeiten, werden Fehler gemacht. Das ist normal. Wichtig für den Teamgeist ist es allerdings, wie mit Fehlern umgegangen wird und welche Einstellung das Führungsteam zu Fehlern allgemein hat, sprich: Ihr Chef und Sie. Ein Rechenfehler in einer Kalkulation, ein falscher Liefertermin in einer Bestellung, ein peinlicher Tippfehler in einer wichtigen Präsentation, ein vergessener Geschäftstermin. Solche Fehler hat jeder schon in seinem Berufsalltag verursacht. Die Frage ist, welche Sanktionen er erwarten muss.
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Wenn Fehler in einem Unternehmen einen Karriereknick bedeuten, wird die Belegschaft alles daran setzen, Fehler zu vertuschen, und das ist nicht gut. Denn Fehler zeigen häufig Schwachstellen in der Organisation, die beseitigt werden müssen, damit wieder reibungslos gearbeitet werden kann. Deshalb:
Gehen Sie als Assistentin und Sekretärin mit Fehlern von Mitarbeitern und Kollegen richtig um:
1. Legen Sie sich eine positive Einstellung zu. Sehen Sie Fehler generell positiv und bewerten Sie sie als Chance, etwas dazuzulernen, auch wenn das banal klingt.
Mein Tipp: Nehmen Sie die Fehlermeldung eines Mitarbeiters zunächst neutral hin und hören Sie sich in Ruhe an, was schief gelaufen ist.
2. Vermeiden Sie Schuldzuweisungen. Es geht nicht darum, den Mitarbeiter als Schuldigen hinzustellen, sondern darum, den gemachten Fehler zu akzeptieren und schnellstmöglich eine Lösung zu finden. Signalisieren Sie dem Mitarbeiter, dass Sie sehr viel davon halten, wenn man offen und ehrlich zu seinem Fehler steht. Gebieten Sie im Gegenzug sofort Einhalt, wenn ein Mitarbeiter versucht, den Fehler einem Kollegen in die Schuhe zu schieben.
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3. Allerdings: Stoppen Sie Rechtfertigungen. Gebieten Sie langatmigen Erklärungen Einhalt, mit denen der Mitarbeiter beweisen will, warum er für den Fehler eigentlich gar nicht viel kann.
Mein Tipp: Bringen Sie den Mitarbeiter besser dazu, sich auf die Problemlösung zu konzentrieren. Das heißt:
- Sachliche Fehleranalyse: Wie konnte es zu dem Fehler kommen?
- Schnelle Problemlösung: Was muss getan werden, damit der Fehler schnell behoben wird?
- Fehlerprophylaxe: Welche Schritte müssen unternommen werden, damit dieser Fehler in Zukunft nicht mehr vorkommen kann?
4. Stellen Sie klar, dass "vertuschen" nicht erwünscht ist. Beweisen Sie den Mitarbeitern, dass Sie nicht jeden Fehler beim Chef „petzen“, wenn der Betreffende die Fehlerquelle nachhaltig ausräumen kann. Machen Sie aber deutlich, dass Sie es gar nicht gut finden, wenn Sie entdecken, dass ein Mitarbeiter einen Fehler unter den Teppich kehren wollte. In diesem Fall informieren Sie tatsächlich Ihren Chef. Denn dieses Verhalten darf in einem Team auf keinen Fall geduldet werden. Sonst schleichen sich schnell Fehlerketten ein.
Das heißt: Wer den Kopf in den Sand steckt und hofft, dass der Fehler keinem auffällt, muss damit rechnen, dass der Schuss nach hinten losgeht.
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