Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter Aufgaben, die die Sekretärin ihnen im Auftrag ihres Chefs delegiert, nicht ernst genug nehmen. Sie müssen sich erst daran gewöhnen, dass die Sekretärin oder Assistentin als Vertreterin ihres Chefs handelt. Besonders junge Hochschulabsolventen, die die Rolle der Sekretärin im Team nicht kennen, finden es anfangs oft befremdlich und ungewohnt, dass die Sekretärin an sie delegiert.
Der heutige Tipp ist nur ein Teil des Beitrags „Durchsetzen und delegieren“ des Sekretärinnen-Handbuchs. Wenn Sie den vollständigen Beitrag mit allen Tipps jetzt kostenlos anfordern möchten, dann klicken Sie hier ... und entdecken Sie die Erfolgs-Geheimnisse von Deutschlands Top-Sekretärinnen. Als kleines Dankeschön für Ihr Interesse hat die Redaktion sich diese Überraschung für Sie einfallen lassen ...
So sorgen Sie dafür, dass Sie richtig delegieren und jeder Sie ernst nimmt
Kommunizieren Sie sachlich und genau. Immer, wenn Sie Aufgaben delegieren, teilen Sie den Kollegen konkret mit:
- Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein?
- Warum ist die Aufgabe zu erledigen?
- Welche Priorität hat die Aufgabe?
- Ihr Chef ist der Auftraggeber.
Sie können zum Beispiel sagen: „Herr Ulrich benötigt die Ergebnisse der Studie bis spätestens morgen früh 10 Uhr. Die Daten fließen in die Präsentation vor der Geschäftsführung ein. Nach der Präsentation wird es sich entscheiden, ob die Geschäftsführung das Budget für die Produktentwicklung genehmigt.“
Nach so einer klaren Ansage wird niemand mehr denken, dass der Auftrag „nur“ aus dem Sekretariat käme.
Zum richtig delegieren gehört auch: Halten Sie Vereinbarungen und Fristen schriftlich fest
Delegieren Sie nach Möglichkeit schriftlich. Das geht innerhalb weniger Minuten per E-Mail. Bitten Sie um eine kurze Bestätigung. Damit haben Sie einen Nachweis
darüber, dass Sie die Aufgabe delegiert und einen Abgabetermin gesetzt haben. Damit entziehen Sie manchen Ausreden von vornherein den Boden, etwa dieser:
„Aber Frau Müller hat nicht gesagt, dass ich das schon am nächsten Tag abgeben muss.“
Genauso erinnern Sie per E-Mail an Abgabetermine. Damit können Sie Ihrem Chef gegenüber beweisen, dass Sie Ihr Bestes gegeben haben: „Chef, sehen Sie: Ich habe zweimal gemahnt, einmal Montagmorgen und einmal Dienstagmorgen.“
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn Sie bei einem Kollegen genervt sind, dass Sie ihn IMMER an ALLE Termine und Fristen erinnern müssen – kürzen Sie das Prozedere nach einiger Zeit ab. Sie haben es schließlich mit einem Erwachsenen zu tun. Wenn Sie einen Auftrag per E-Mail vergeben, schreiben Sie dazu, dass keine Erinnerung daran erfolgen wird.
Wenn Sie eine Aufgabe mündlich delegiert haben, verschicken Sie danach noch eine Bestätigung per E-Mail.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn Sie eine umfangreiche Aufgabe oder ein ganzes Projekt an Kollegen delegieren, setzen Sie Zwischenziele. Halten Sie diese ebenfalls schriftlich fest. Verschicken Sie eine E-Mail an den Mitarbeiter mit allen Zwischenzielen – zum Beispiel Gliederung des Berichts mit Kurzzusammen-fassung bis Mittwoch, gesamter Bericht bis Freitagabend.
Es klingt vielleicht zunächst umständlich, alles per E-Mail zu bestätigen. Aber sehen Sie es so: Wenn Sie sich dadurch Zeit sparen, ständig zu erinnern und den Informationen hinterherzulaufen, haben Sie die Zeit für die E-Mails schnell wieder reingeholt. Im Zweifelsfall können Sie auch immer nachweisen, dass Sie rechtzeitig nach den Informationen gefragt haben.
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