Eine Spendenanfrage oder eine Bitte um Unterstützung abzulehnen, fällt nicht leicht, schließlich möchten Sie höflich sein und niemanden verletzen. Trotzdem – oder gerade deswegen – sollten Sie unangenehme Tatsachen klar und deutlich formulieren. Eine Absage auf eine Spendenanfrage ist noch bitterer für den Empfänger, wenn sie den Eindruck eines Standardbriefs erweckt.
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So nicht:Gern würden wir Ihrer Bitte um eine Spende nachkommen, doch
leider müssen wir Ihnen mitteilen, ...
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager dazu: Solche Briefe werden massenhaft verschickt und klingen belanglos und floskelig. Dass da jemand „gern der Bitte nachgekommen wäre“, glaubt keiner.
Besser so:So schwer es uns auch fällt: Diesmal ist es ein klares Nein.
Nennen Sie einen Grund für Ihre Absage auf eine Spendenanfrage
Es ist zwar nicht immer zwingend notwendig, einen Grund für Ihre Absage auf die Spendenanfrage zu nennen, höflicher ist es jedoch allemal und verprellt den Bittenden nicht. Außerdem präsentieren Sie Ihr Unternehmen auch mit einer Absage. Sie wollen schließlich weder einen Geschäftspartner verärgern noch die Motivation des Schreibers für sein Engagement dämpfen.
Gründe für eine Absage auf eine Spendenanfrage
- Sie haben schon für eine andere Organisation gespendet.
- Der Spendengrund widerstrebt Ihnen (zum Beispiel wegen eines politischen Hintergrunds).
- Eine Vielzahl von Bitten wird an Sie herangetragen – eine Auswahl ist notwendig.
- Ein lokaler Bezug ist nicht gegeben.
- Das Budget ist erschöpft.
Heben Sie in Ihrer Absage auf eine Spendenanfrage gemeinsame Interessen hervor
Jeder von uns kennt das von sich selbst: Wir gehen leichter mit einem Nein um, wenn unser Gegenüber mit uns auf einer Wellenlänge liegt. Wenn es möglich ist, nennen Sie gemeinsame Ziele, beispielsweise Kindern in Not zu helfen. Loben Sie das Engagement des Schreibenden – auch so wird die Absage auf die Spendenanfrage etwas gemildert.
Müssen Sie auf alle Spendenanfragen antworten?
Wenn Sie dem Brief ansehen können, dass es sich dabei um ein Massenschreiben handelt, können Sie ihn im Papierkorb versenken: Sie müssen in diesem Fall nicht befürchten, dass Sie damit jemanden beleidigt oder gekränkt haben. Anders ist die Situation, wenn die Spendenanfrage ganz bewusst an Sie oder Ihren Chef adressiert wurde. Wenn der Brief von einem Bekannten oder einer Stelle kommt, mit der Sie in irgendeiner Weise zusammenarbeiten, oder wenn die Spendenanfrage aus der Umgebung Ihres Firmenstandorts kommt, wird eine Reaktion von Ihnen erwartet. Nicht zu antworten wäre ein grober Fauxpas.
Einen Musterbrief für eine Absage auf eine Spendenanfrage für Transporte in ärmere Länder finden Sie hier ...