Checkliste: Terminbestätigungen verfassen
- Tag, Datum und Uhrzeit
Geben Sie bei Ihrer Bestätigung an zentraler Stelle gut sichtbar den vereinbarten Termin immer mit dem Wochentag und der Uhrzeit (Beginn und voraussichtliches Ende) an. So sieht Ihr Korrespondenzpartner den Termin auf den ersten Blick.
- Vorgesehene Gesprächsdauer
Schicken Sie dem Beteiligten die Agenda oder einen Gesprächsleitfaden zu. So kann er den Zeitbedarf besser einschätzen. Oft ist es schwierig für Sie, die exakte Dauer von Terminen abzuschätzen.
- Wegbeschreibung für die Anfahrt
Wenn der Besucher zum ersten Mal bei Ihnen zu Gast ist, schicken Sie – Navigationszeitalter hin oder her – am besten eine Wegbeschreibung mit. Kennzeichnen Sie vor allem die Parkmöglichkeiten deutlich. Denken Sie daran, dass der Geschäftspartner aus verschiedenen Richtungen anreisen kann, weil er beispielsweise vom Flughafen, Bahnhof oder – wenn er mit dem Pkw reist – von verschiedenen Autobahnen kommen kann.
Beschreiben Sie die Anfahrt aus allen infrage kommenden Richtungen.
- Ankündigung, dass der Gast am Empfang abgeholt wird/Wegbeschreibung zum Empfang
Informieren Sie insbesondere die Mitarbeiter am Empfang, wenn Sie Besuch erwarten. Kündigen Sie dem Gast auch an, dass Sie ihn am Empfang abholen oder dass er von einem Mitarbeiter zu Ihnen geleitet wird. Vor allem wenn Ihr Unternehmen aus mehreren Gebäudekomplexen besteht, ist eine Wegbeschreibung zum Empfang Pflicht.
- Teilnehmer
Informieren Sie Ihren Geschäftspartner über alle Gesprächsteilnehmer und deren Funktion im Unternehmen. Bitten Sie Ihren Gast umgekehrt auch, Sie rechtzeitig darüber zu informieren, wenn mit ihm noch Begleitpersonen anreisen. Der Teilnehmer fühlt sich so umfassend informiert. Und Sie als Assistentin können sich – was den Besprechungsraum und die Bewirtung anbelangt – vor bösen Überraschungen schützen oder den Service anbieten, für privat mitreisende Personen ein Sightseeing- Programm zu organisieren.
- Taxi- oder Fahrservice
Bieten Sie einen Fahrservice an, wenn der Betreffende nicht mit dem Auto, sondern per Flugzeug oder Bahn anreist. Zumindest kündigen Sie aber an, dem Gast bei der Abreise ein Taxi zu rufen, damit er nach dem Termin schnellstmöglich wieder zum Bahnhof oder Flughafen kommt. VIPs lassen Sie – wenn vorhanden – vom unternehmensinternen Fahrer abholen und wieder zurückbringen. Sie können dafür auch einen externen Fahrservice anmieten (z. B. www.valet-parking.de).
- Hotelreservierung
Wenn der Gast eine lange Anreise hat und übernachten muss, bieten Sie ihm in Ihrer Terminbestätigung an, die Hotelreservierung für ihn zu übernehmen. Wahrscheinlich haben Sie mit einem Hotel in Ihrer Stadt einen Sonderrabatt vereinbart oder sind mit einem Haus ganz besonders zufrieden. So sind Sie sicher, dass Ihr Gast gut untergebracht ist und kurze Wege hat.