Wie würden Sie entscheiden?
Monika betritt am späten Vormittag das Büro Ihres Chefs, der gerade von seiner Geschäftsreise aus London zurückgekommen ist. Sie ist mit Ihrem Palmtop bewaffnet, ihr Blick ist skeptisch: „Guten Morgen, Herr Liebhart, wie war der Flug heute Morgen?“ – „Danke, alles bestens!“ Ihr Chef lächelt sie geistesabwesend an.
„Haben Sie jetzt Zeit, die kommende Woche mit mir zu besprechen? Es stehen eine Menge Fragen an!“, sagt Monika und hat die Reaktion eigentlich schon erwartet. „Ja, ich weiß! Aber ich muss in zehn Minuten wieder weg. Den Bürotag heute muss ich streichen, weil sich der CEO von Cross Mechanic kurzfristig angemeldet hat. Da gibt es Probleme mit der Kooperation. Wir sind dann im Konferenzraum. Bitte stellen Sie keine Telefonate durch.“ Monika verlässt unverrichteter Dinge das Büro. So geht das, seit ihr Chef die Leitung des Vertriebs in Europa übernommen hat, und das sind nun schon fast sechs Monate. Wenn sie mit ihrem Chef nicht schon vorher so gut zusammengearbeitet hätte und sich fast blind mit ihm verstünde, wäre ihr gesamtes Back- Office bereits zusammengebrochen, so wenig Zeit findet er, sich mit ihr auszutauschen. Dabei hat sie sich auf die neuen Herausforderungen gemeinsam mit ihrem Chef gefreut und würde ihn gern noch mehr entlasten. Aber ein Mindestmaß an Austausch ist für eine professionelle Assistenz unbedingt erforderlich.
Ihr Chef meldet sich am Abend und vereinbart mit ihr einen Termin für den darauf folgenden Nachmittag: „Ich weiß selbst, dass Sie mich noch viel besser unterstützen könnten, wenn wir mehr Zeit hätten, uns abzustimmen“, sagt er und verspricht ihr Besserung. Aber es kommt wieder anders als geplant. Er muss kurzfristig nach Madrid fliegen, weil es in der Niederlassung Probleme gibt. Was würden Sie jetzt an Monikas Stelle tun?
Das schlägt Alica F. vor:
Ich würde meinen Chef fragen, ob er sich mit mir lieber über E-Mail und Telefon austauscht.
Begründung: Um mich mit ihm abzustimmen, muss ich ihn nicht unbedingt sehen.
Das meint Cara L.:
Ich würde ihm einfach vorschlagen, ihn zu bestimmten Geschäftsterminen zu begleiten. Mein eigener Chef ist z. B. viel mit dem Zug unterwegs.
Begründung: In diesen Reisezeiten kann er ohnehin nicht so viel tun aber kann dafür den Freiraum nutzen, um sich ausführlich mit mir zu besprechen. In meinem Fall wäre das gut möglich, weil wir zu zweit im Büro sind und meine Kollegin die Anrufe übernehmen könnte, wenn ich nicht da bin. Als zusätzliche Kosten fallen zwar die Zugfahrten für mich an, aber auf der Rückfahrt kann ich mit meinem Laptop bereits eine Menge erledigen. Es ist sicher keine Frage, dass sich der Aufwand rechnet.
So würde Heike G. handeln:
Ich würde hartnäckig bleiben und meinem Chef regelmäßige Besprechungstermine mit mir in den Terminkalender schreiben.
Begründung: Die Abstimmung mit mir ist für seinen Erfolg genauso wichtig wie Gespräche mit Geschäftspartnern. Ich bin mir sicher, er wird diese regelmäßigen Besprechungen nicht mehr so leicht aus seinem Terminplan kicken, weil er schnell spüren wird, welche Entlastung für ihn damit verbunden ist.
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