Gehört Ihr Chef auch zu den Zeitgenossen, die sich schnell mal per E-Mail oder Telefon für die unterschiedlichsten Dinge bedanken, wenn er überhaupt Danke sagt? Dann sollten Sie das schnellstens ändern. Überzeugen Sie ihn, wie wichtig es ist dies schriftlich zu tun - besonders bei VIPs oder besonders guten Freunden. Denn es ist wesentlich stilvoller, seine Freude in einem persönlichen Dankschreiben auszudrücken, als nur schnell mal zum Hörer zu greifen. Wichtig ist aber auch hier das Wie.
Das sollten Sie bei Ihrem nächsten Dankschreiben auf jeden Fall beachten
Gehen Sie auf das Geschenk ein. Hat Ihr Chef sich richtig gefreut, dann teilen Sie die Freude in Ihrem Dankschreiben auch mit. Aber bleiben Sie bei der Wahrheit. Ist das Geschenk nicht so toll angekommen, dann stellen Sie es nicht als Besonderheit dar. Sonst laufen Sie noch Gefahr, dass Sie oder Ihr Chef erneut Geschenke erhalten, die Ihnen nicht gefallen.
DerSekretärinnenBriefeManager bietet Ihnen im Kapitel D210 "Dankschreiben"12 Formulierungsvorschläge für Briefe zu verschiedenen Gelegenheiten.
Dankschreiben bei einem Buchgeschenk
Ihr Chef hat ein Buch geschenkt bekommen? Dann bietet es sich an, in Ihrem Dankschreiben den Zeitpunkt zu erwähnen, zu dem er das Buch lesen möchte - zum Beispiel im nächsten Urlaub oder auf der nächsten Geschäftsreise. Hat Ihr Chef bereits Bücher des Schriftstellers gelesen, können Sie auch darauf eingehen.
Wer unterschreibt ein Dankschreiben?
Unterzeichnen Sie ein Dankschreiben nicht im Auftrag für Ihren Chef. Das ist unhöflich und respektlos. "Nach Diktat verreist" oder "i. A." ist tabu. Sie können Ihrem Chef zwar das Formulieren, Schreiben, Drucken und Versenden abnehmen, aber das Dankschreiben muss er schon persönlich unterschreiben.
Fügen Sie die Unterschrift auch auf keinen Fall elektronisch oder per Stempel im Dankschreiben ein. Der Adressat erkennt das und kann es als Geringschätzung werten. Auch schwarze Stifte wirken manchmal wie gedruckt. Ihr Chef - und auch Sie - sollten für Unterschriften generell blaue Farbe, am besten einen Füllfederhalter, verwenden.
Eine Postkarte als Dankschreiben?
Wenn die wenigen Zeilen mit der Hand geschrieben sind, ist eine Karte eine abgespeckte, aber durchaus akzeptable Form, danke zu sagen. Durch die Handschrift verleihen Sie Ihrem kleinen Dankschreiben automatisch eine persönliche Note.
Allerdings sollte dann auch der gesammte Text des Dankschreibens von Ihrem Chef per Hand geschrieben werden, denn zwei unterschiedliche Handschriften auf einer Karte machen keinen guten Eindruck.
Ist ein Dankschreiben per E-Mail möglich?
Ja, Sie können auch eine Mail schicken. Dann verleihen Sie dem E-Mail Dankschreiben aber zumindest das Format eines Geschäftsbriefes mit entsprechender Anrede und Grußformel. Auch Ihre Formulierungen sollten Sie nicht zu salopp wählen - dazu verleiht eine E-Mail gerne.
Eine Checkliste mit den wichtigsten Do´s und Dont´s rund ums Thema Dankschreiben finden Sie in Der SekretärinnenBriefeManager.
Falls Sie Grafiken in Ihr Dankschreiben einfügen wolle, bedenken Sie: Nicht jeder E-Mail Nutzer hat eine schnelle Internetverbindung. Mit einem herkömmlichen ISDN-Anschluss dauert das Laden einer Grafik oft ewig. Und bei einigen größeren Firmen werden auch häufig Anlagen von E-Mails aus Sicherheitsgründen gelöscht.
Mein Tipp: Geben Sie sich bei der Formulierung Ihres Dankschreibens genau so viel Mühe, wie der Schenker bei der Auswahl des Präsentes. Ist es die Standard-Weinkiste brauchen Sie sich nicht so ins Zeug zu legen. Hat der Schenker aber z. B. aufgrund eines persönlichen Gespräches oder einer gemeinsamen Begebenheit sein Geschenk speziell ausgewählt, sollten auch Sie sich für Ihr Dankschreiben Zeit nehmen.