Vorbei sind die Zeiten, als nur eine kleine Gemeinde von Internet-Pionieren sich gegenseitig E-Mails schrieb. Mittlerweile hat die elektronische Kommunikation den privaten wie geschäftlichen Bereich erobert und sich mehr und mehr zum Standard etabliert. Nicht ohne Konsequenzen, wie zahlreiche Umfragen beweisen: Etikette ist bei E-Mails gefragter denn je. Was heute in der elektronischen Korrespondenz als stilvoll gilt und was sich gegenüber früher geändert hat, hat Der Große Knigge für Sie im Kapitel "E-Mail-Knigge" für Sie zusammen gestellt. Von A wie Abkürzungen bis Z wie Zeitfresser finden Sie hier alles zum neuen E-Mail-Knigge und den wichtigsten E-Mail-Regeln.
Ein Überblick: Das hat sich in den letzten Jahren bei den E-Mail-Regeln geändert
Die vier wichtigsten Änderungen bei den E-Mail-Regeln in den letzten Jahren:
- Breitere Akzeptanz. E-Mails gelten heute in vielen Lebensbereichen als gängiger Briefersatz. Gratulationen und Weihnachtsbriefe per E-Mail sind für viele Menschen kein Fauxpas mehr. Dennoch: Eine schöne Schmuckkarte oder ein handgeschriebener Brief per Post bereiten mehr Freude als ein virtueller Gruß.
- Freundlichkeit ist wieder angesagt. Die meisten Empfänger legen - anders als früher - Wert auf eine höfliche Anrede, einen freundlichen Umgangston, auf die Anrede per Sie und auf sprachliche Korrektheit im E-Mail-Verkehr.
- Größere Datenmengen möglich. Früher galt strikt die Beschränkung des Dateianhangs auf maximal ein Megabyte. Heute sind - die Technik macht´s möglich - Dateianhänge von bis zu 2,5 MB meist kein Problem.
- Pflichtangaben in E-Mails. Diese Änderung ist rechtlicher Natur. Seit dem 1. Januar 2007 gehören Geschäftsbrief-Pflichtangaben einer Firma auch in die Signatur einer geschäftlichen E-Mail.
Bleiben Sie in Ihren E-Mails bei der Anrede im Zweifelsfall lieber formell
Viele Menschen verzichten in E-Mails auf die Anrede. Das empfindet aber die Mehrzahl der E-Mail-Empfänger als respektlos. Deshalb ist es immer empfehlenswert, eine Anrede zu gebrauchen.
Ausnahme: Nur wenn es mehrfach am Tag per E-Mail hin- und hergeht, können Sie im informellen Austausch nach der zweiten oder dritten E-Mail auf die ständige Wiederholung der Anrede verzichten. Gegenüber Respektpersonen oder Kunden sollten Sie jedoch niemals auf eine korrekte Anrede verzichten. E-Mail hin, Bequemlichkeit her.
Ein "Hallo" in der Anrede ist auch nach den neuen E-Mail-Regeln kein Fauxpas
Die Anrede "Hallo" ist nach wie vor gebräuchlich in geschäftlichen wie privaten E-Mails. Sie sollten diese Form der Anrede jedoch auf die Fälle beschränken, bei denen Sie mit dem Empfänger einen ungezwungenen, familiären Umgang pflegen. Sind Sie im Zweifel, ist "Sehr geehrte/r ..." oder "Liebe/r ..." die bessere Alternative.
Viruswarnungen und Ketten-E-Mails: Niemals weiterleiten
Die wenigsten E-Mail-Nutzer wissen, dass es ein Fauxpas ist, Viruswarnungen, E-Mail-Kettenbriefe und Suchmeldungen weiterzuleiten. Solche E-Mails sind selten seriös, sondern stammen meist aus dubiosen Quellen. Sie erzeugen durch das vielfache Weiterleiten ungeheure Datenmengen, die oft die Firmennetzwerke über Gebühr belasten. Da sie überdies meist Falschinformationen enthalten (in manchen Fällen sogar Viren), gibt es nur einen Weg angemessen damit umzugehen: Solche E-Mails sollten Sie nie weiterleiten, sondern stets löschen.