Das Emnid-Institut in Bielefeld hat in diesem Jahr anhand von Umfragen ermittelt, welche zehn Umgangsformen- Regeln den deutschen Bürgern in Beruf und Privatleben am wichtigsten erscheinen.
Hier sind die top ten 2006:
1. Sich stets rücksichtsvoll verhalten
2. Gespräche richtig führen, andere ausreden lassen und zuhören
3. Gutes Benehmen der jeweiligen Situation angepasst praktizieren
4. Gute Manieren bei Tisch
5. Höfliche Ausdrucksform (Bitte, Danke, Entschuldigung)
6. Pünktlichkeit
7. Eintreten für andere, Zivilcourage zeigen
8. Alten Menschen in öffentlichen Verkehrsmitteln seinen Platz anbieten
9. Unabhängig vom Geschlechterrollenverhältnis anderen Hilfe leisten
10. Toleranz für die Gepflogenheiten anderer Kulturen und Völker entwickeln
Wichtig: Die Machbarkeit hat Vorrang vor der Regel.
Das heißt: Die Befragten empfinden es zwar als wichtig, dass sie die Empfehlungen hinsichtlich Umgangsformen, Stil und Etikette in Beruf und Privatleben kennen, weil sie es leichter machen, sich mit anderen angenehm zu verständigen.
Es ist ihnen jedoch genauso wichtig, sensibel und situativ zu reagieren, das heißt zu erkennen, wann Regeln hinter einer praktischen Notwendigkeit zurücktreten müssen.
Abgesehen von diesen grundsätzlichen Regeln, auf die jeder Mensch in Beruf und Privatleben achten sollte, gibt es eine Reihe von weiteren „Spielregeln“ im Bereich berufliche Umgangsformen.
Die wichtigsten Umgangsformen-Regeln können Sie im Folgenden von A–Z nachlesen:
A
Anrede:
Wenn Sie mit einem Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner im Gespräch sind, sprechen Sie ihn am besten direkt mit seinem Namen an. Denn jeder Mensch hört seinen Namen gern und wird Ihnen so mehr Aufmerksamkeit schenken. Den Namen können Sie mehrmals im Gespräch als Anrede wiederholen. Die Wiederholung darf allerdings nicht zu oft sein, um nicht aufdringlich zu wirken. Akademische Titel wie Diplom- Ingenieur oder Diplom-Kaufmann brauchen Sie dem Namen nicht hinzuzufügen.
Es empfiehlt sich aber, den Doktor- oder Professorentitel zu nennen und dem Namen hinzuzufügen. Das wird von vielen immer noch erwartet. Wenn Ihr Gegenüber die Ansprache mit Titel nicht weiter wünscht, wird er Ihnen das schnell zu verstehen geben.
Anstoßen:
Sie dürfen am rituellen „Gläser anstoßen“ auch teilnehmen, wenn Sie nur Mineralwasser trinken. Das ist in Zeiten des gesundheitsbewussten Lebens nicht mehr nur den Genießern von alkoholischen Getränken vorbehalten.
Es empfiehlt sich, das Anstoßen nur anzudeuten, indem Sie Ihr Glas heben und den anderen Gästen zunicken. Das Wort „Prost“ oder Ähnliches ist passee. Stattdessen sagt derjenige, der einlädt, beim ersten Heben der Gläser einen Trinkspruch.
B
Begrüßungsreihenfolge:
Eine Begrüßung unterstreicht meist ein offizielles, geplantes Zusammentreffen im Gegensatz zum eher zufälligen Treffen, bei dem man sich kurz grüßt. Die Begrüßungsreihenfolge im Berufsleben unterscheidet sich grundsätzlich von der im gesellschaftlichen Bereich.
Im Beruf begrüßen Sie grundsätzlich immer den Höherrangigen zuerst, gleichgültig, ob es ein Mann oder eine Frau ist. Außerdem: Was für Männer schon immer galt, gilt heute auch für Sie als Frau: Wenn Sie sitzen, zum Beispiel im Konferenzraum oder im Restaurant, stehen Sie im Berufsleben zur Begrüßung auf.
Im Berufsleben haben Sie aber nicht nur berufliche, sondern auch gesellschaftliche Begrüßungen zu meistern.
Zum Beispiel: ein Galadiner mit Geschäftsfreunden und -partnern, zu dem auch die jeweiligen Lebenspartner mit eingeladen sind. Hier steht das gesellschaftliche Ereignis im Vordergrund und nicht Ihre berufliche Position als Frau. In diesem Fall dürfen Sie sitzen bleiben, wenn Sie begrüßt werden. Außerdem gilt hier nach wie vor: Begrüßt wird zuerst die Dame, wenn man auf ein Paar zugeht.
Und: Aus praktischen Gründen dürfen Sie einfach der Reihe nach begrüßen, wenn Sie einer Gruppe von mehr als fünf Personen die Hand reichen wollen. Ausnahme: Eine Person sticht aus der Gruppe besonders hervor, z. B. weil sie sehr viel älter als die anderen oder die einzige Dame unter Herren ist. Dann begrüßen Sie diese Person zuerst und alle anderen der Reihenfolge nach.
Wenn Sie zu einem gesellschaftlichen Anlass eingeladen wurden, begrüßen Sie beim Ankommen immer zuerst die Gastgeberin und/oder den Gastgeber. Laden Ihr Chef und Sie selbst ein, halten Sie sich zu Beginn der Festlichkeit in der Nähe des Eingangs auf, damit Ihre Gäste Sie gleich finden und begrüßen können.
Die Begrüßung in der Begrüßungsrede:
Eine offizielle Veranstaltung beginnt mit der Begrüßung der Gäste durch den Gastgeber. In diesem Fall können Sie Ihrem Chef helfen, indem Sie Ihre protokollarisch geordnete Gästeliste als Grundlage für die Reihenfolge der Begrüßung heranziehen. Das heißt: Ihr Chef begrüßt in seiner Rede zuerst den Ranghöchsten, dann den Zweithöchsten usw.
Wie viele Ehrengäste namentlich begrüßt werden, kann er selbst entscheiden. Fünf bis acht Personen sollten aber die Obergrenze sein, je nach Größe der Veranstaltung und Rang der Gäste. Bei Großveranstaltungen können Sie auch Gruppen bilden, z. B. die Vertreter der Landesregierung, der Kirchen usw.
Besteckgebrauch:
Die Gastgeberin (alternativ der Gastgeber) gibt das Signal, wann die Gäste mit dem Essen beginnen können, indem sie oder er leicht mit dem Kopf nickt, das Besteck aufnimmt und selbst zu essen beginnt. Erst jetzt dürfen auch Sie als Gast zu Ihrem Besteck greifen.
Mit der Reihenfolge der Gänge, die serviert werden, benutzen Sie das Besteck von außen nach innen. Die Gabel wird mit der Wölbung nach oben ins Fleisch gespießt und darf auch so zum Mund geführt werden (muss nicht umgedreht werden). Fassen Sie Gabel und Messer so weit oben wie möglich an, nicht am Ansatz, direkt oberhalb der Zinken oder der Schneide. Ziehende Hin- und Herbewegungen mit dem Messer sind eleganter als Druckbewegungen, die Kraftaufwand signalisieren. Hantieren Sie geräuschlos mit Gabel und Messer.
Putzen Sie niemals das Messer an der Gabel oder einem Fleischstück ab. Wenn das Besteck einmal benutzt wurde, darf es die Tischdecke nicht mehr berühren. Legen Sie es so auf dem Teller ab, dass Gabelzinken und Messerspitze etwa im 45°-Winkel zueinander zeigen. Schneiden Sie sich keinen Vorrat an Fleischhäppchen zurecht. Jeder abgeschnittene Happen wandert sofort zum Mund. Grundsätzlich sollten Sie immer Essbesteck benutzen, außer Sie essen Fingerfood, Kanapees, Wachteln, Spareribs usw.
Für eine italienische Nudelspeise benutzen Sie nur die Gabel und helfen sich maximal mit einem Löffel, um die Nudeln besser drehen zu können (Achtung! In Italien selbst ist dies ein Tabu). Ein Eintopfgericht wie z. B. Chili con Carne essen Sie mit dem Löffel.
Für Fisch wird meist Fischbesteck bereit gelegt, für Hummer Hummerbesteck, für Schnecken Zange und Gabel. Kaviar entnehmen Sie mit einem kleinen Löffelchen und legen ihn auf ein Stück mundgerechtes Baguette oder Toast, das Sie abgerissen – und nicht abgeschnitten – haben.
Bei einem Muschelgericht entnehmen Sie das Fleisch der ersten Muschel mit einer Gabel und nutzen die leere Muschel anschließend wie eine Zange, um die übrigen Muscheln zu lösen. Sie können aber auch nur die Gabel benutzen. Spargel, Kartoffeln und Salat dürfen geschnitten werden.
Besucherempfang:
Sorgen Sie dafür, dass Besucher Ihres Chefs nicht im Gebäude herumirren müssen. Lassen Sie Besucher, die Sie erwarten, bereits am Eingang in Empfang nehmen und zu Ihrem Büro begleiten.
Sehr wichtige und hochrangige Gäste begrüßen Sie persönlich am Unternehmenseingang oder lassen sie gleich vom Flughafen oder Bahnhof abholen.
Wenn Besucher überraschend in Ihrer Bürotür stehen, signalisieren Sie ein herzliches Willkommen, indem Sie aufstehen und – um Ihren Schreibtisch herum – auf den Gast zugehen und ihm die Hand reichen. Nur bei einem ungebetenen Besucher stehen Sie nicht auf und belassen den Schreibtisch als Barriere zwischen sich und dem nicht willkommenen Gast.
Brot/Brötchen:
Zu einem festlichen Essen werden Brot und Butter gereicht. Den dafür vorgesehenen kleinen Teller finden Sie immer auf der linken Seite Ihres Gedecks.
Wichtige Regel: Im Gegensatz zum Frühstücksbrötchen dürfen Sie dieses Brot oder Brötchen nicht durchschneiden und als Ganzes mit Butter bestreichen. Beachten Sie also: Sie legen ein Brot oder Brötchen auf den dafür vorgesehenen Teller und brechen dann ein mundgerechtes Stückchen mit den Fingern ab. Dann bestreichen Sie es mit Butter und essen es. Anschließend brechen Sie das nächste Stückchen ab usw.
D
Distanz-Zonen:
Im beruflichen Bereich sollten Sie immer eine Distanz-Zone zu Ihrem Gegenüber einhalten, die von einem halben bis zu einem Meter reicht.
Das Eindringen in die Intimzone, die sich unterhalb der 50-Zentimeter- Grenze befindet, ist nur unter Freunden und Verwandten akzeptabel.
Dresscode:
Der Bekleidungsvermerk (Dresscode) in einer Einladung gibt den Gästen an, welche Kleidung angemessen ist:
- Smart-Casual: Hier wird lässiger, aber sehr gepflegter Schick erwartet. Es muss aber nicht unbedingt Business-Garderobe sein.
- Business-Casual: Der Mann trägt zum Beispiel Sakko, Kordhose und Rollkragenpullover oder offenes Hemd. Die Dame wählt einen edlen Blazer mit gerade geschnittener Baumwollhose, Pumps und evtl. ein Seidentuch.
- Come as you are: Das bedeutet nicht, dass Sie auch im Jogging- Anzug kommen dürfen. Diese Kleidervorschrift verlangt vom Herrn Anzug bzw. Kombination mit oder ohne Krawatte. Die Dame kommt im Business-Kostüm oder -Anzug.
- Dunkler Anzug: Der Herr trägt den Ein- oder Zweireiher mit oder ohne Weste in dunklen Grau- oder Blautönen, weißes Hemd, dezent gemusterte Krawatte, schwarze Schuhe (ein Muss). Die Dame, die ihn begleitet, trägt ein Business-Kostüm oder einen Hosenanzug. Bei besonders festlichen Empfängen tragen Sie als Frau ein Etuikleid oder das „kleine Schwarze“.
- Abendkleidung oder festliche Kleidung: Hier empfiehlt es sich, beim Gastgeber noch einmal genauer nachzufragen, was gemeint ist: dunkler Anzug oder Smoking?
- Smoking, auch Cravate noire, Black tie oder Tuxedo: Der Herr trägt einen schwarzen oder nachtblauen Smoking, weißes Smoking-Hemd, schwarze Fliege, Einstecktuch (weißes Leinen oder farbige Seide), schwarze Seidenkniestrümpfe (auch aus feiner Wolle), Abendschuhe aus schwarzem Lackleder oder poliertem Boxcalf (Schnürer oder Herrenpumps mit Ripsschleife). Die Dame trägt das „kleine Abendkleid“ bis zum Knie oder länger, das „kleine Schwarze“ oder ein elegantes Kostüm bzw. einen Hosenanzug, z. B. aus Seide. Dazu gehören eine Abendtasche, Strümpfe und elegante Schuhe, die hier im Gegensatz zum täglichen Business auch offen sein dürfen.
- Frack, Cravate blanche oder White tie: Der Herr trägt Frack und Frackhemd mit Steh- bzw. Klappkragen und eine weiße Schleife aus Baumwollpikee (cravate blanche). Er trägt elegante Herrenpumps mit Ripsschleife. Tabus: weißer Seidenschal (nur für Operettendarsteller), schwarze Schleifen (nur für Kellner mit Frack); keine Sportuhr, sondern Taschenuhr oder elegante Armbanduhr. Die Dame trägt eine bodenlange Abendgarderobe und offene Abendsandaletten. Dazu passen lange Abendhandschuhe, großer Schmuck, ein Abendcape oder eine Stola und natürlich eine Abendfrisur.
Duzen:
Im Geschäftsleben soll das Du-Angebot nur von dem ausgesprochen werden, der hierarchisch höher steht. Wenn Sie das Du-Angebot ablehnen wollen, verpacken Sie das diplomatisch und höflich, z. B.:
„Es freut mich sehr, dass Sie unsere Geschäftsbeziehung so vertrauenswürdig einschätzen, dass Sie mir das Du anbieten. Ich möchte aber nicht, dass Mitarbeiter oder Kollegen sich dadurch zurückgesetzt fühlen oder ihrerseits dann erwarten, dass ich ihr Angebot zum Duzen annehme. Ich hoffe, Sie verstehen es, dass ich im Berufsleben generell lieber beim ‚Sie’ bleibe.“
Dieselbe Begründung können Sie auch anführen, wenn Ihnen von einem gleichrangigen Kollegen das „Du“ angeboten wird und Sie es nicht annehmen wollen.
E
Einladungen:
Wenn Sie oder Ihr Chef eine Einladung erhalten, heißt es, so schnell wie möglich zu reagieren, gleichgültig, ob Sie zu oder absagen möchten. Die vorgegebenen Fristen müssen Sie in jedem Fall einhalten.
Absagen: Wenn Sie absagen wollen, sind folgende Regeln wichtig:
- Wählen Sie die Absageform analog der Einladungsform, also mündlich oder schriftlich. Wenn in der Einladung ein gewünschter Kommunikationsweg vorgegeben ist (Telefon, E-Mail usw.), halten Sie sich daran. Bedanken Sie sich immer für die Einladung.
- Wenn der Einladung eine vorgedruckte Antwortkarte beigelegt ist, ergänzen Sie diese mit individuellen handschriftlichen Zusätzen, z. B. einer stichwortartigen Begründung für Ihre Absage.
- Wenn Sie bzw. Ihr Chef mit dem Einladenden ein sehr gutes geschäftliches oder privates Verhältnis haben, bedanken Sie sich in einem Brief für die Einladung, begründen Ihre Absage ausführlich und schließen – z. B. bei einem festlichen Anlass – Ihre Glückwünsche an.
Annehmen: Bedanken Sie sich bei der Zusage für die Einladung. Halten Sie auch hier den vorgegebenen Kommunikationsweg ein. Erscheinen Sie pünktlich.
Bringen Sie ein passendes Gastgeschenk mit. Verlassen Sie die Festlichkeit zur vorgegebenen Uhrzeit, falls der Zeitrahmen bereits auf der Einladung angegeben wurde. Überstrapazieren Sie die Gastfreundlichkeit der Gastgeber nicht, indem Sie als letzter Gast weit länger bleiben als alle anderen. Bedanken Sie sich am nächsten Tag noch einmal für die Einladung, je nach Veranstaltungsrahmen per Post, Telefon, E-Mail oder SMS.
F
Fahrstuhl:
Der Ranghöhere hat den Vortritt beim Betreten und Aussteigen. Der Tagesgruß und ein „Auf Wiedersehen“ ist immer angebracht, wenn Sie einen Aufzug betreten oder verlassen, in dem sich bereits Personen befinden.
Unter Umständen bietet sich eine kurze Gelegenheit zum Small Talk, wenn Sie auf eine einzelne Person treffen. Themen z. B.: Wetter, Wochenende, Mittagsmenü im Bistro oder der Kantine des Unternehmens usw. Wenn Sie ein Mitglied der Geschäftsführung im Aufzug treffen, können Sie z. B. seine jüngste Rede loben, die Sie beeindruckt hat, einen besonderen Event des Unternehmens in Erinnerung rufen oder Ihr besonderes Interesse an einem bestimmten Projekt bekunden.
G
Gastgeschenke:
Bei größeren, anonymen Veranstaltungen, z. B. Empfänge, Vernissagen oder einem Tag der offenen Tür wird kein Gastgeschenk erwartet.
Ausnahme: Sie oder Ihr Chef sind mit dem Gastgeber sehr gut bekannt und wollen ihm zu diesem Anlass ein besonderes, persönliches Geschenk machen. Bei festlichen Anlässen – z. B. Einweihungen, Jubiläen und Geburtstagen – oder auch bei allgemeinen Einladungen in kleinerem Kreis ist das Gastgeschenk eine Geste, die erwartet wird.
Gesundheit:
Früher galt es als guter Stil, einem Niesenden „Gesundheit“ zu wünschen. Heute ist dies nicht mehr angebracht.
Bei der steigenden Anzahl von Allergikern wird die häufige Wiederholung von „Gesundheit“ von den Betroffenen oft als störend empfunden.
Gläser:
Auch diese werden der Reihenfolge der Gänge entsprechend von außen nach innen benutzt. Gläser mit Stiel werden auch an diesem angefasst.
Ausnahme: Cognac-Schwenker dürfen Sie am Bauch greifen.
Grüßen:
Das Grüßen hat nicht dieselbe Bedeutung wie das Begrüßen. Es bezeichnet die Art, wie man sich bei einem eher zufälligen Zusammentreffen begegnet, z. B. auf dem Flur oder im Fahrstuhl.
Wichtig: Erwidern Sie einen Gruß immer, es sei denn, Sie wollen die andere Person bewusst ignorieren.
Im Beruf ist die Reihenfolge des Grüßens abhängig von der Hierarchie. Mitarbeiter mit geringerem Rang grüßen Mitarbeiter mit höherem Rang oder Chefs zuerst.
Wichtig:Vergessen Sie nie, Ihren Gruß mit einem Blickkontakt und einem Lächeln zu verbinden.
Ausnahmen von der Rangordnung:
Gäste, also Kunden oder Geschäftspartner, grüßen immer Sie als Erste. Grundsätzlich grüßt derjenige zuerst, der einen Raum betritt, und derjenige, der auf eine Gruppe zukommt.
Die Art des Grußes hängt von Ihrer Unternehmenskultur und dem Gegenüber ab. Kollegen begrüßen sich häufig mit „Hallo“. Je nach Generation und Rangunterschied wählt man den Tagesgruß „Guten Morgen“, „Guten Tag“ oder „Guten Abend“. Das Grüßen mit „Mahlzeit“ um die Mittagszeit ist out.
Ein Gruß in Verbindung mit dem Namen wirkt besonders persönlich und freundlich. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter grüßen, sollten Sie aber entweder alle oder gar keinen zusätzlich mit Namen grüßen, um niemanden zu bevorzugen. Sehen Sie einen Mitarbeiter gemeinsam mit einem Unbekannten, können Sie so reagieren:
„Guten Tag, Herr Maier!“ Dem Unbekannten nicken Sie anschließend freundlich zu und sagen noch einmal: „Guten Tag!“
Guten Appetit:
Beim offiziellen Bankett oder Geschäftsessen wird dieser Wunsch nicht mehr ausgesprochen, nur noch im Freundes- oder Familienkreis.
H
Händedruck:
Umfragen zufolge wird ein Handschlag, der etwa drei Sekunden dauert, verbunden mit einem normalen Druck von allen Menschen als angenehm eingestuft. Die negativsten Eindrücke hinterlassen Händedrücke, die zu lasch und zu kurz bzw. zu fest und zu lang sind.
Handschlag:
Vermeiden Sie generell zu häufiges Händeschütteln, besonders am Arbeitsplatz. Im Team genügt meist der freundliche Gruß. Den Händedruck beschränken Sie auf folgende Situationen:
- nach dem Bekanntmachen oder Vorstellen
- zum Abschied, wenn Sie jemanden länger nicht sehen werden
- zur Begrüßung, wenn Sie jemanden länger nicht gesehen haben
Der Höherrangige entscheidet, ob er die Hand reichen möchte oder nicht. Beispiel: Wenn Sie einem Vorstandsvorsitzenden gegenüberstehen, begrüßen Sie ihn zwar, reichen ihm aber nicht als Erste die Hand, sondern warten, bis er Ihnen seine entgegenstreckt.
Ausnahme: Sie haben gemeinsam mit Ihrem Chef die berufliche Gastgeberrolle inne. Dann dürfen Sie als Mitgastgeberin als Erste die Hand reichen.
Auf den Handschlag verzichten sollten Sie in Situationen, in denen Sie den anderen dadurch in eine unbequeme Situation bringen, zum Beispiel wenn jemand alle Hände voll mit Unterlagen oder Taschen hat, oder im Restaurant, wenn jemand gerade sein Essen einnimmt.
Hier können Sie kurz grüßen, eventuell mit dem Zusatz: „Ich komme nachher noch einmal zu Ihnen, wenn Sie mit dem Essen fertig sind.“
Neu: Wenn Sie z. B. im Winter Handschuhe übergezogen haben, müssen Sie diese zum Händedruck nicht mehr abstreifen.
Und: Wenn Sie erkältet sind, ist es höflicher, auf den Handschlag zu verzichten.
M
Make-up bei Tisch:
Im Geschäftsleben soll die Weiblichkeit nicht zu sehr in den Vordergrund gerückt werden.
Deshalb ist es empfehlenswert, bei einem Arbeitsessen den Tisch zu verlassen, wenn Sie die Lippen nachziehen wollen. Für alle anderen kosmetischen Nacharbeiten gilt diese Regel ohnehin.
P
Probierschluck:
Wenn Sie als Frau Gastgeberin sind und einladen, sind auch Sie diejenige, die den Wein probiert und damit den Probierschluck nimmt, den der Kellner anbietet.
Sie können ruhig auf sich aufmerksam machen, wenn der Kellner automatisch einen Herrn ansteuert, zum Beispiel so: „Sie dürfen mir gerne zum Probieren einschenken!“
Pünktlichkeit:
Sie ist eine der wichtigsten Höflichkeitsformen. Im beruflichen Bereich dürfen Sie etwa fünf Minuten vor der vereinbarten Zeit vor Ort sein. Im privaten Bereich kommen Sie am besten weder zu früh noch zu spät. Denn zu früh zu kommen ist genauso unhöflich wie zu spät zu kommen. Informieren Sie die Gastgeber, wenn Sie nicht pünktlich erscheinen können.
Entschuldigen Sie sich angemessen und mit einer glaubhaften Begründung.
Folgende Kürzel finden Sie gelegentlich auf Einladungen:
Beispiel: Beginn des Festaktes „11:00 Uhr s. t.“.
Das Kürzel s. t. kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „sine tempore“, wörtlich übersetzt „ohne Zeit“. Für Sie heißt das also, es gibt keine Zeitzugabe. Sie müssen pünktlich um 11:00 Uhr da sein.
Lesen Sie dagegen „Beginn um 11:00 Uhr c. t.“ (lat. „cum tempore“), dann heißt das wörtlich übersetzt „mit Zeit“. In diesem Fall wird Ihnen die so genannte akademische Viertelstunde zugestanden. Das heißt, es wird erwartet, dass Sie spätestens um 11:15 Uhr auf Ihrem Platz sitzen.
R
Rangfolge, protokollarische:
Als Grundlage für die Einordnung Ihrer Gäste beim Begrüßen und auch für die Sitzordnung können Sie das protokollarische Ordnungsprinzip des Protokollamtes der Bundesrepublik zurate ziehen. Denn was für die Bundesebene geregelt ist, gilt analog auch für Länder, Städte oder Gemeinden.
Im übertragenen Sinn: So wie der Bundespräsident der höchste Vertreter Deutschlands ist, ist der Bürgermeister der höchste Vertreter in der Stadt. Der Pfarrer rangiert – wie der Erzbischof vor dem Präsidenten der Bundesbank – also vor dem Bankdirektor der Gemeinde.
Der Leiter des Arbeitsamtes rangiert vor dem obersten Vertreter der Bundeswehr in der Stadt usw.
Hier die vereinfachte Rangordnung des Protokollamts:
1. Bundespräsident
2. Staatsoberhäupter und Souveräne fremder Staaten
3. Regierungschefs fremder Staaten
4. Bundestagspräsident
5. Bundeskanzler
6. Bundesratspräsident
7. Bundesverfassungsgerichtspräsident
8. Doyen des diplomatischen Korps
9. Ausländische Botschafter
10. Stellvertretende Regierungschefs des Auslands
11. Ehemalige Bundespräsidenten
12. Vorsitzender der Deutschen Bischofskonferenz
13. Generalsekretär der Vereinten Nationen
14. Generalsekretär der NATO
15. Präsident des Europäischen Parlaments
16. Ehemalige Bundeskanzler
17. Ehemalige Bundestagspräsidenten
18. Ehemaliger Präsident des Bundesverfassungsgerichts
19. Bundesminister
20. Ministerpräsidenten der Bundesländer
21. Kardinäle
22. Fraktionsvorsitzende
23. Parteivorsitzende der Bundestagsparteien
24. Vizepräsidenten des Bundestags
25. Landtagspräsidenten
26. Vizepräsident des Bundesverfassungsgerichts
27. Bischöfe
28. Bundesbankpräsident
29. Minister der Länder
30. Stellvertretende Fraktionsvorsitzende
31. Stellvertretende Parteivorsitzende
32. Ehemalige Bundesminister
33. Bundesrechnungshofpräsident
34. Staatsminister des Bundes
35. Parlamentarische Staatssekretäre
36. Staatssekretäre des Bundes
37. Präsidenten des Bundesverbandes der Deutschen Industrie, des DIHT, des Deutschen Gewerkschaftsbundes, des Bauernverbandes und ähnlicher Berufsverbände
38. Präsidenten der Obersten Gerichtshöfe
39. Richter am Bundesverfassungsgericht
40. Repräsentanten der kommunalen Spitzenverbände
41. Präsident der Bundesanstalt für Arbeit
42. Bundesbahnpräsident
43. Vorsitzender des Verwaltungsrats der Bundespost
44. Vorsitzende der Landtagsfraktionen
45. Generäle/Admirale
Beispiel für eine Reihenfolge auf kommunaler Ebene:
- Bürgermeister
- ehemaliger Bürgermeister
- Vorsitzende der örtlichen Parteien
- Kreishandwerksmeister
- Landgerichtspräsident
- Bundestagsabgeordneter
- Leiter des örtlichen Arbeitsamtes
- Standortältester der Bundeswehr
- Filialleiter der Deutschen Post AG
- Landtagsabgeordneter
Unter Gleichrangigen kommt das Anciennitätsprinzip zur Anwendung:
Das heißt, der Amtsälteste hat Vorrang. Und wenn mehrere Personen das gleiche Amtsalter haben, dann wählen Sie die Reihenfolge nach dem natürlichen Alter (Senioritätsprinzip).
Allerdings: Nicht alle Gäste lassen sich in dieser Art einordnen. Gäste aus den Bereichen Kultur und Sport, Rechtsanwälte, Ärzte, Journalisten usw. geben immer wieder Rätsel auf. Prominente dieser Sparten sollten Sie entsprechend ihrer gesellschaftlichen Bedeutung einordnen. Hier gilt es, Fingerspitzengefühl zu entwickeln.
Folgende Vorgehensweise ist bei einem inhomogenen Gästekreis sinnvoll:
- Halten Sie sich an die protokollarische Rangfolge, wo es möglich ist.
- Ordnen Sie nach persönlichen Beziehungen und Verbindungen (Freundschaften, gute Geschäftskontakte usw.).
- Berücksichtigen Sie Gemeinsamkeiten und Interessen.
- Verteilen Sie eher temperamentvolle oder sogar streitlustige Persönlichkeiten – wenn es die Rangfolge erlaubt – so, dass sie nicht zu nahe beieinander sitzen und sich in die Quere kommen.
Die Grundregeln für die protokollarische Ordnung orientieren sich an den allgemeinen Regeln der Etikette:
- Damen vor Herren (wird eine Dame als Ehefrau eines Gastes eingeladen, wird sie dem Rang ihres Ehegatten zugeordnet)
- ältere vor jüngeren Gästen
- gleichrangige Gäste von fremden Unternehmen oder Institutionen vor denen des eigenen Unternehmens
- Ausländer vor Inländern
- gewählte Abgeordnete (Mandatsträger) vor Amtsträgern
Außerdem gilt: Bei Ranggleichen richtet sich die Rangfolge nach der Dauer der Amtszeit oder dem Dienstalter.
Sind Gäste anwesend, die eine besondere Beziehung zum Gastgeber haben (z. B. wichtige Geschäftspartner), kann die Rangfolge unterbrochen werden.
Rauchen:
Grundsätzlich gilt: Rauchen Sie nur dort, wo das Rauchen erlaubt ist, also in den ausgewiesenen Raucherzonen. Geschlossene Räume, z. B. der Fahrstuhl oder auch Toiletten, gelten als rauchfreie Zonen.
Wenn Sie in Gesellschaft unterwegs sind, fragen Sie zuerst höflich, ob es der andere als störend empfindet, wenn Sie sich eine Zigarette anzünden.
Was das „Feuer geben“ anbelangt, ist diese Geste nicht mehr nur den Männern vorbehalten. Sie dürfen auch als Frau einem Mann Feuer geben und können sich ebenso eine Zigarette in Gegenwart eines Mannes selbst anstecken. Wenn er Ihnen kein Feuer gibt, ist das heute kein Fauxpas mehr.
Im Restaurant dürfen Sie generell erst nach dem Dessert rauchen, also nicht zwischen den Gängen und natürlich nur in der Raucherzone. Fragen Sie trotzdem Ihre Begleitung vorher um Erlaubnis, erst recht wenn Sie nicht wissen, ob es ein Raucher oder Nichtraucher ist.
Übrigens: Fragen Sie nie in einem Vorstellungsgespräch, ob Rauchen erlaubt sei. Verzichten Sie hierbei auf jeglichen Tabak-Konsum.
S
Saunatuch:
Das ist ein heißes Tuch, das z. B. bei Fingerfood nach dem Essen auf einem kleinen Tablett gereicht wird. Säubern Sie damit Ihre Hände, und legen Sie es nach dem Gebrauch auf das Tablett zurück.
Einen ähnlichen Zweck hat die Fingerschale, die warmes Zitronenwasser enthält, mit dem Sie die Finger säubern können. Dazu gehört ein Tuch, mit dem Sie Ihre Hände anschließend trocken tupfen.
Serviette:
Große Servietten falten Sie zu etwa einem Drittel ein und legen sie so auf Ihren Schoß, dass der Knick zu Ihnen zeigt. So bleibt das Stück der Serviette, welches mit Ihrer Kleidung in Berührung kommt, immer sauber.
Eine weitere Möglichkeit: Sie legen die umgeschlagene Serviette mit der offenen Seite zu sich auf den Schoß. So können Sie die Lippen mit der Unterseite des oben liegenden Serviettenteils abtupfen. Vorteil: Eventuelle Spuren bleiben unsichtbar.
Vom Tisch nehmen Sie die Serviette direkt vor dem Amuse-Gueule (kleine Vorspeise als Geste des Hauses) oder der Vorspeise. Steht Ihnen allerdings eine aufwändig drapierte Serviette beim Lesen der Speiskarte im Wege, dürfen Sie sie auch schon vorher auf den Schoß legen.
Nach dem Essen legen Sie die Serviette locker zusammen und platzieren Sie links neben dem Teller.
Das gilt übrigens heute auch für die Papierserviette.
Während eines Menüs berührt die Serviette den Tisch nicht. Die linke Seite gilt nur dann als Zwischenparkplatz, wenn Sie sich am Buffet mehrmals bedienen. Legen Sie die Serviette nie auf den Stuhl.
Sitzordnung:
Eine offizielle Einladung Ihres Unternehmens verlangt eine Sitzordnung, die der offiziellen protokollarischen Rangfolge entspricht (siehe Rangfolge, protokollarische).
Grundsätzlich gelten für die Sitzordnung folgende Regeln:
- Die ranghöchsten Plätze sind zur Rechten von Gastgeberin und Gastgeber. Bei einem gemischten Gästekreis erhält der ranghöchste männliche Gast den Platz rechts neben der Gastgeberin, der ranghöchste weibliche Gast den Platz an der rechten Seite des Gastgebers. Lädt eine einzelne Person, z. B. Ihr Chef, ein, gilt zusätzlich der Platz gegenüber Ihrem Chef als Ehrenplatz.
- Lädt ein Paar ein, sitzen sich Gastgeberin und Gastgeber üblicherweise gegenüber, entweder an der Tafelmitte oder an den Stirnseiten. Haben Sie ein herausragendes Ehrenpaar eingeladen, sitzt der Gastgeber dem weiblichen Ehrengast gegenüber und die Gastgeberin dem männlichen Ehrengast.
- Je weiter der Platz vom Gastgeber entfernt ist, desto niedriger ist seine Rangstufe.
- Neu: Ehe- und Lebenspartner müssen Sie nicht mehr getrennt platzieren. Dies wird noch häufig praktiziert, ist aber eine Kann-Bestimmung.
- Wichtig: Bei einem gemischten Gästekreis wird der Partner des Ehrengastes als gleichrangig eingestuft.
- Geben Sie Damen oder ausländischen Gästen niemals Randplätze an der Tafel, um ihnen die Integration in die Gästeschar zu erleichtern.
- Dem ranghöchsten Gast weisen Sie den Platz mit Fensterblick zu. Ausnahme: Eine andere Blickrichtung, z. B. auf ein Kunstwerk oder die Bühne, ist dem des Fensterblicks vorzuziehen.
- Platzieren Sie Ihre internationalen Gäste so, dass sie Tischpartner in der Nähe haben, mit denen sie sich verständigen können.
Wichtig: Hochrangige und wichtige Gäste geleiten Sie immer persönlich zu ihrem Platz am Tisch. Wenn Sie mit der Begrüßung der Gäste zu sehr beschäftigt sind und nicht jeden Gast selbst an seinen Platz begleiten können, beauftragen Sie eine weitere Person, welche die übrigen Gäste zu ihren Plätzen führt.
Praxistipp: Steck-Placements (erhältlich im Bürofachhandel), die aus edlem Material – oder aus Leder – gefertigt sind, geben nicht nur Ihnen beim Erstellen der Sitzordnung einen Überblick. Sie eignen sich auch hervorragend zur Ausstellung im Foyer, um den Gästen die Orientierung zu erleichtern.
Small Talk:
Wer Parkettsicherheit beweisen möchte, ist auch ein guter Small Talker. Er versteht es, ein Gespräch unverbindlich und angenehm dahinplätschern zu lassen.
Diese Themen sind für den Small Talk geeignet:
- Ort, Anlass und Umgebung der Veranstaltung
- Sehenswürdigkeiten des Ortes/der Region
- Sport, Kunst und Kultur
- Hobbys und Reisen
- allgemeine berufliche Themen
Diese Themen sind für den Small Talk tabu:
- Krankheiten, besonders die eigenen
- Geld und persönliche Finanzen
- Politik
- Religion
- persönliche und berufliche Probleme
- Katastrophen und Schicksalsschläge
T
Teller:
Teller auf dem Tisch werden nicht zusammengestellt oder beiseite geschoben, wenn Sie mit dem Essen fertig sind. Das besorgt der Kellner. Ebenso wenig ist es stilvoll, vom Teller des Partners zu probieren oder eigene Speisen auf dessen Teller zu transferieren. Suppenteller und größere Suppentassen dürfen Sie leicht kippen, um die Suppe leichter auslöffeln zu können. Kleinere Tassen mit Henkel dürfen Sie sogar anheben, um die Suppe auszutrinken. Der Suppenlöffel wird nicht in die Tasse gelegt, sondern auf den Unterteller.
Tischordnung:
Die Wahl der Tischordnung hängt vom Raum und von der Anzahl der Gäste ab. Eine lange Tafel eignet sich maximal für 20 Personen. Wenn Sie mehr Gäste geladen haben, wählen Sie die Hufeisenform, die E-Form oder mehrere runde Tische, die besonders kommunikationsfreundlich sind.
Praxistipp: Nummerieren Sie die Tische zur Orientierung nicht, wenn es mehrere sind, sondern geben Sie ihnen Länder-, Städte-, Gemeinde- oder Blumennamen. Dann gibt es keinen ersten und keinen letzten Tisch.
Toast: Bei einer geschäftlichen oder gesellschaftlichen Einladung zum Essen hebt der Gastgeber üblicherweise sein Glas, sobald die Weingläser gefüllt sind, und spricht einen Toast aus, z. B.:
„Herzlich willkommen! Ich freue mich, heute mit Ihnen einen angenehmen und interessanten Abend verbringen zu dürfen ...“ Erst dann dürfen Sie von Ihrem Wein trinken. Wasser dagegen dürfen Sie schon vorher trinken.
V
Visitenkarten:
Wenn Sie Ihre Visitenkarte überreichen, sollte die Schrift nach oben und zum Empfänger zeigen.
Nehmen Sie umgekehrt eine Visitenkarte wie ein kleines Geschenk entgegen: Bedanken Sie sich, lesen Sie die Angaben durch, und stecken Sie sie nicht achtlos weg, sondern am besten in ein dafür vorgesehenes Visitenkarten-Etui.
Z
Zahnstocher:
Laut neuester Empfehlung des Arbeitskreises Umgangsformen International ist der Zahnstocher vom Tisch verbannt. Zähne sollten hinter verschlossenen Türen gesäubert werden, unabhängig davon, ob Zahnstocher bereit stehen oder nicht.