„Eigentlich“ gehört es nicht zu Ihren Hauptaufgaben, Gäste zu bewirten. Doch in der Praxis sieht es anders aus. Als Sekretärin und rechte Hand Ihres Chefs, sind Sie die Frau im Büro, die für das Wohlbefinden der Gäste sorgt. Daran wird sich wohl auch so schnell nichts ändern.
Selbst bei einer kleinen Bewirtung, zum Beispiel lediglich Kaffee bereitstellen, tauchen häufig schon Fragen auf. Kann ich den Kaffee einfach auf den Tisch stellen? Sollte ich lieber allen einschenken? Wem schenke ich zuerst ein?
Assistenz & Sekretariat Inside beantwortet heute die am meisten gestellten Fragen rund um die Gästebewirtung:
Einschenken ja oder nein?
- Wenn an jedem Platz Gläser und Flaschen bereitstehen, schenkt jeder Gast sich selbst ein und nach.
- Stehen Kaffee- oder Teekannen und große Getränkeflaschen für alle bereit, übernehmen in der Regel Sie das erste Einschenken. Es ist aber kein Muss. Wenn alles ordentlich vorbereitet ist, können Sie Ihren Gästen zumuten, sich selbst den Kaffee einzuschenken, bzw. Ihr Chef ist behilflich.
- Im weiteren Verlauf bedienen sich die Gäste selbst, wenn die Kannen bzw. Flaschen auf dem Tisch bleiben können.
- Wenn Sie Ihrem Chef bei der Besprechung assistieren, brauchen Sie keine Getränke ein- und nachzuschenken. Die Gäste bedienen sich in dem Fall selbst von dem Bereitgestellten.
Wer wird zuerst „bedient“?
- Ein einzelner externer Besucher wird immer zuerst bedient, auch wenn er im Rang unter Ihrem Chef steht. Hier gilt: Der Gast zuerst.
- Bei mehreren Gästen: Ist ein besonderer Gast oder ein Ehrengast anwesend, wird dieser vor allen anderen bedient.
- Bei einem kleinen Kreis von Gästen aus dem eigenen Unternehmen wird zuerst der ranghöchste Gast bedient, anschließend im Uhrzeigersinn alle anderen Anwesenden.
- Bei einem größeren Kreis von Gästen aus dem eigenen Unternehmen werden die Gäste ohne Unterschied der Reihe nach bedient. Ihren Chef bedienen Sie hier, wenn er der Sitzordnung nach an der Reihe ist.
- Wenn Führungspersonen aus mehreren Abteilungen zu Gast sind, vermeiden Sie eine möglicherweise falsche Rangfolge und bedienen Sie die Gäste einfach der Sitzordnung nach, Ihren Chef dann zuletzt.
- Sind sowohl unternehmenseigene als auch Gäste aus anderen Unternehmen zu Besuch, bedienen Sie zuerst die Gäste aus fremden Unternehmen nach der Rangfolge.
Die Damen zuerst?
Damen werden zuerst bedient, wenn sie zu den Ehrengästen gehören.
In allen anderen Fällen werden weibliche Gäste nicht bevorzugt behandelt, sondern bedient, wenn sie der Rang- oder Sitzordnung nach an der Reihe sind.
Assistenz & Sekretariat Inside empfiehlt: Kennen Sie die Rangfolge nicht, gehen Sie nach der Reihenfolge.
Ausnahmen: Wenn unternehmenseigene und -fremde Gäste in gemischter Sitzordnung Platz genommen haben, oder wenn eine größere Gruppe (mehr als 10 Personen) zu Gast ist.
In diesen Fällen machen Sie keinen Unterschied, sondern bedienen alle der Sitzordnung nach, am besten im Uhrzeigersinn.
Bei kleinen gemischten Gruppen kommt Ihr Chef zuletzt an die Reihe, bei größeren können Sie ihn bedienen, wenn er der Sitzordnung nach an der Reihe ist.
Achtung: Sonderregelung bei ausländischen Gästen! Sind ausländische und inländische Gäste gemeinsam zu Besuch, sollten Sie die ausländischen Gäste zuerst bedienen!
Ausnahme: Wenn es insgesamt eine größere Gruppe ist, die gemischt Platz genommen hat. Ist ein Ehrengast unter den ausländischen Gästen, wird er vor seinen Landsleuten und allen anderen bedient!
Richtiges Eindecken
Falls Sie nicht schon gedeckt haben, bevor die Gäste eintreffen: Leere Dessertteller und Tassen auf Untertassen werden von rechts gereicht.
Auch vorbereitete Teller mit einzelnen Kuchenstücken oder Sandwiches servieren Sie den einzelnen Gästen bitte von rechts.
Von rechts nehmen Sie zwischendurch oder später auch geleerte Teller und Gläser wieder weg, solange noch Gäste am Tisch sitzen.