Was haben die besten und professionellsten Assistentinnen gemeinsam? Diese Frage beantwortete ein Gremium, bestehend aus zehn amerikanischen Top-Assistentinnen auf dem diesjährigen Konvent der International Association for Administrative Professionals in Albuquerque. Das Gremium filterte vier grundlegende Fähigkeiten heraus, die den Erfolg in diesem Beruf garantieren. Assistentinnen, die alle vier Bereiche vervollkommnen, erlangen weitreichende Kompetenzen, machen eine außergewöhnliche Karriere und erfahren mehr Befriedigung in ihrem Beruf.
Das sind die „Top 4“:
1. Informationsmacht.
Wenn es darum geht, sich in seinem Beruf hervorzutun, ist Wissen unersetzlich. Sammeln Sie deshalb alle Informationen, die für Ihren Beruf wichtig sind. Legen Sie sich eine persönliche Datenbank an.
Notieren Sie dort alles Wissenswerte über den Industriezweig, in dem Sie arbeiten, über die Wettbewerber Ihres Unternehmens, über Ihr Unternehmen selbst, über die Mitarbeiter, Geschäftspartner und sogar über die Arbeitsweise und Erwartungen Ihres Chefs. Klar, dass dieses Dokument für andere unzugänglich aufbewahrt wird.
Der Grund: Je mehr Insider-Wissen Sie anhäufen, desto mehr werden Sie als Vertraute und Informationsgeberin von den Entscheidern in Ihrem Unternehmen geschätzt. Die Fähigkeit ihrer Assistentin, wichtige und vertrauliche Informationen aufzunehmen und zu speichern, schätzen Chefs am meisten vor allen anderen Fähigkeiten.
Tipp: Lesen Sie alle berufsspezifischen Informationen, die Ihren Schreibtisch kreuzen. Überfliegen Sie z. B. Verkaufsberichte oder Sitzungsprotokolle. Lesen Sie Zeitungsartikel über den Wettbewerb. Kurz: Sammeln Sie alle nützlichen Fakten, und geben Sie diese an Ihren Chef weiter. Sicher kostet das etwas Zeit, aber es hilft Ihnen, Ihr Verständnis für die wichtigen und kritischen Bereiche in Ihrem Business zu schärfen.
2. Integrität.
Dass Sie professionelle und ethisch hundertprozentig korrekte Richtlinien bezüglich Ihrer Vertrauenswürdigkeit einhalten, muss nicht erwähnt werden, weil selbstverständlich.
Aber in einer Zeit, in der in vielen Geschäftsbereichen Werte und Ethik verloren gehen, brauchen Chefs immer wieder die Gewissheit, dass sie Menschen um sich haben, denen sie vertrauen können, die ihr „Anker“ im stürmischen Geschäftsleben sind. Genauso wichtig ist es ihnen, dass Sie als die rechte Hand in dieser Hinsicht als Vorbild für die anderen Mitarbeiter wirken.
Tipp: Streben Sie danach, vertrauensvolle Beziehungen mit Mitarbeitern aufzubauen, sodass diese frei und ohne jegliche Ängste mit Ihnen über Probleme und mögliche Lösungswege reden können. Sie schaffen damit eine Atmosphäre des Vertrauens und werden öfter hinzugezogen, wenn Konflikte auftreten.
3. Kooperationsfähigkeit.
Als Top-Assistentin müssen Sie in der Lage sein, intensive und auf Kooperation ausgerichtete Bindungen mit wichtigen Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens aufzubauen. Das kann hin und wieder bedeuten, dass Sie nicht im Rampenlicht stehen, sondern andere aus dem Kooperationsteam wegen eines guten Beitrags die Lorbeeren ernten, obwohl die ganze Angelegenheit auf Ihrer Initiative beruht.
Tipp: Bemühen Sie sich ganz besonders darum, jedem in Ihrem beruflichen Umfeld mit Respekt und Freundlichkeit zu begegnen – auch dann, wenn Ihnen nicht immer das Gleiche entgegengebracht wird. Das ist eine wichtige Voraussetzung, um sich zu jeder Zeit die notwendige Unterstützung zu sichern, wenn Sie neue, schwierige Herausforderungen in Ihrem Beruf annehmen.
4. Selbstmanagement.
Genauso wichtig ist Ihre Fähigkeit, die täglichen Anforderungen in Ihrem Beruf so selbstständig wie möglich zu bewältigen. Die meisten Chefs sind so sehr mit den eigenen Herausforderungen in dieser schnelllebigen Berufswelt beschäftigt, dass sie eine Assistentin brauchen, die ihnen möglichst viel von den Schultern nimmt.
Tipp: Sprechen Sie mit Ihrem Chef darüber, welche Aufgaben Sie ihm vollständig abnehmen können, um ihn noch mehr zu entlasten. Wenn Sie diese übernommen haben, halten Sie ihn ständig auf dem Laufenden.
Weitere Tipps zum Thema 'Erfolgstipps' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside