Liebe Sekretärin,
wenn ein Mitarbeiter oder Geschäftspartner länger oder ernsthaft erkrankt, dann fällt meistens Ihnen als Sekretärin die Aufgabe zu, ein nettes und individuelles Genesungsschreiben aufzusetzen. Manchmal müssen Sie auch noch ein Geschenk organisieren ...
Glücklicherweise kommen Sie nicht so häufig in eine solche Situation. Andererseits ist es deshalb auch oft umso schwieriger, einfühlsame Worte für Genesungsschreiben zu finden. Man kann natürlich den Standard „Gute Besserung wünscht Ihnen die XY-AG“ runter schreiben … Ist dieser Gruß aber angemessen für einen langjährigen Kollegen oder Geschäftspartner? Drückt er die Wertschätzung aus, die Sie in einer solchen Situation zeigen sollten? Sicher nicht! Ein Genesungsschreiben sollte immer individuell und persönlich sein.
Reagieren Sie unbedingt – auch in besonders schwierigen Situationen, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter unheilbar erkrankt ist
Und was soll man Aufmunterndes schreiben, wenn jemand unheilbar krank ist oder einen schweren Unfall erlitten hat, der Folgen nach sich ziehen wird? Wie spricht man Betroffene in solchen Situationen richtig an? Im Umgang mit schweren Krankheiten fühlen sich die meisten Menschen hilflos. Fast jedem fällt es schwer, tröstende Worte für Betroffene zu finden. Aus Unsicherheit, etwas Falsches zu schreiben, reagieren viele Menschen lieber gar nicht. Das aber ist der größte Fehler.
Zeigen Sie dem Erkrankten, dass man für ihn da ist – auch in schwierigen Situationen!
Erkrankte Menschen freuen sich, wenn Andere an sie denken. Für Ihren Chef und für Sie als Sekretärin ist es deshalb wichtig, Mitgefühl zu zeigen, wenn ein Mitarbeiter, ein wichtiger Kunde oder Geschäftspartner erkrankt ist. Mit einem Genesungsgruß zeigen Sie, dass Ihnen viel am Empfänger liegt – auch außerhalb des Büros.
Die meisten Menschen machen sich aber rar, wenn andere um sie herum schwer erkranken. Es ist eine typische Situation, in der man nicht weiß, wie man darauf reagieren soll. Dabei kann ein aufmunternder Genesungswunsch ein wertvoller Beitrag sein, auch geschäftliche Beziehungen zu festigen und zu vertiefen.
Es gibt 4 Wege, um den Empfänger aufzumuntern – So wählen Sie den richtigen!
Ihr Genesungsschreiben darf auf keinen Fall das Empfinden wecken, dass Sie lediglich einer unliebsamen Pflicht nachkommen, sondern sollte vielmehr dem Empfänger zeigen, wie sehr Sie beziehungsweise Ihr Chef mit ihm fühlen – soweit ein Außenstehender das überhaupt kann. Sicherlich: Im Geschäftlichen ist oft etwas Distanz und Sachlichkeit gefragt. Dennoch: Es geht nicht um ein Angebot oder einen Auftrag, sondern um die Krankheit eines geschätzten Menschen.
Die Absicht hinter Ihrer Grußbotschaft ist klar: Sie möchten den Empfänger oder die Empfängerin aufmuntern. Bevor Sie aber einen Brief- oder Kartengruß verfassen, machen Sie sich Gedanken, wie Sie dies am besten erreichen. Vier ganz unterschiedliche Wirkungen kann Ihr Gruß erzielen:
Er kann …
- den (körperlichen oder seelischen) Schmerz des Empfängers lindern, etwa durch Humor, Ablenkung oder eine nette Grußbotschaft.
- Ihr Verständnis und Ihre Anteilnahme übermitteln und dem Empfänger das Gefühl des Alleinseins nehmen.
- dem Empfänger Mut für die Zukunft machen.
- dazu beitragen, sein angeschlagenes Selbstbewusstsein wieder aufzubauen.
Auf welche Wirkung Sie abzielen wollen, entscheiden Sie je nach Anlass, aber auch nach der Gefühlslage des Menschen, den Sie aufmuntern wollen:
Einen Kollegen mit einem glatten Beinbruch können Sie mit ein paar humorvollen Zeilen, die Sie ihm ins Krankenhaus schicken, erfreuen. Die nette Ablenkung kann dazu beitragen, seinen Schmerz zu lindern.
Ist es eine schwere Krankheit mit ungewissem Ausgang, etwa ein Krebsleiden sollten Sie es mit Humor auf keinen Fall versuchen. Im Mittelpunkt eines solchen Grußes steht dann das Ziel, Ihr Verständnis und Ihre Anteilnahme an der schwierigen Situation zu zeigen und dem Empfänger klarzumachen, dass er mit seinen Ängsten und Nöten nicht allein ist. Keine einfache Aufgabe!
Es ist nicht einfach, die richtige Wirkung mit dem Genesungsgruß zu erzielen. Am besten treffen Sie diese Entscheidung, indem Sie zuerst über Ihre Beziehung (oder die Ihres Chefs) zum Erkrankten nachdenken. Dann versetzen Sie sich in seine Situation: Was ist ihm widerfahren? Was geht ihm zurzeit wohl durch den Kopf? Was würde mir selber in so einer Situation durch den Kopf gehen? Und was würde mich trösten?
Sie haben niemanden, der mal eben über Ihre Briefe schauen kann, um die Wirkung Ihres Schreibens einzuschätzen. Sie müssen sich auf Ihr eigenes Gefühl verlassen.
Tröstend, einfühlsam, originell oder humorvoll – keine einfache Aufgabe
Bei einem Kollegen, den Sie gut kennen, mit dem Sie einen lockeren Umgangston pflegen und der nicht ernsthaft erkrankt ist, ist eine Prise Humor sehr gut angebracht. Lachen ist gesund – das ist ja auch medizinisch erwiesen.
In anderen Fällen kann man damit aber gehörig ins Fettnäpfchen treten. Bei einer ernsthaften Erkrankung oder einem Unfall mit bösen Folgen sollten Sie unbedingt darauf verzichten und sensible, einfühlsame Worte finden. Vermitteln Sie dem Erkrankten je nach Situation Hoffnung und Optimismus oder zumindest das Gefühl „da denkt jemand an mich“.
Genesungsschreiben gehören nicht zu den täglichen Geschäftsschreiben, die Sie aus dem Effeff beherrschen. Lassen Sie sich bei dieser schweren Aufgabe unterstützen!
Eine unheilbare Krankheit ist eine besondere Herausforderung – Sie müssen sichergehen, dass Sie mit viel Fingerspitzengefühl reagieren!
Ganz besonderes Einfühlungsvermögen ist dann gefragt, wenn Ihre Aufmunterungsgrüße sich an eine schwer oder gar unheilbar kranke Person richten (zum Beispiel an einen Krebspatienten). Auch wenn der Empfänger mit schwer wiegenden Folgen einer Krankheit oder Verletzung rechnen muss (zum Beispiel mit einer erheblichen körperlichen Einschränkung), ist Fingerspitzengefühl gefragt.
Wer einen solchen Schicksalsschlag erlebt, fühlt sich oft wie betäubt. Er ist unsagbar traurig, gelähmt vor Angst, orientierungslos. Plötzlich hat das Leben seinen Sinn verloren. Die Welt ist aus den Fugen geraten, der Boden einem unter den Füßen weggezogen. Nichts ist mehr so, wie es war. Genau deshalb müssen Sie in einem so sensiblen Fall besonders vorsichtig vorgehen.
Sie müssen abwägen, was in einer solchen Krisensituation wichtig ist, was Sie sagen, was Sie besser nicht sagen, wann Sie die Krankheit überhaupt konkret ansprechen und wann besser nicht. All das müssen Sie sorgsam vom Geschehen und dem Verhältnis zur betroffenen Person abhängig machen. Manche Menschen reagieren so unsensibel, dass sie das Leid des Betroffenen noch mehren, statt es zu lindern, wenn sie zum Beispiel von negativen Erfahrungen Anderer mit derselben Krankheit sprechen oder andeuten, dass man aus eigener Erfahrung weiß, dass die nun anstehende Chemotherapie grausam hart werden wird ...
Aber wie sollen Sie auf die Schnelle in der Alltagshektik einen Genesungswunsch schreiben, der der jeweiligen Situation des Erkrankten angemessen ist und ihn aufmuntert?
Und dann noch sicherstellen, dass Sie in Ihrem Schreiben
- alle „Formalien“ berücksichtigen,
- keine Stilbrüche begehen,
- keine Standard-Floskeln einbauen,
- keine peinlichen Rechtschreib- oder Kommafehler übersehen?
Beachten Sie unbedingt diese 8 Regeln bei Ihren Genesungswünschen
1) Diese Form ist für Ihren Genesungswunsch angemessen
Eine SMS oder E-Mail kommen ganz sicher nicht infrage. Ein Anruf kommt vielleicht nicht zur rechten Zeit. Ein Brief oder eine Karte ist die freundlichste Art, „gute Besserung“ zu wünschen. Bedenken Sie: Wer krank im Bett liegt, hat oft viel Zeit. Er wird es genießen, Ihren Brief oder Ihre Karte immer wieder zur Hand zu nehmen und zu lesen.
2) Die richtige Länge für Ihren Genesungswunsch
Ein Brief mit Genesungswünschen kommt nur infrage, wenn sich neben der rein geschäftlichen Beziehung eine persönliche gute Bekanntschaft oder Freundschaft entwickelt hat. Sonst ist eine kurze Grußkarte angemessener.
3) Dieses Briefpapier sollten Sie benutzen
Wählen Sie eine schöne Grußkarte oder für Ihren Brief den Repräsentativbogen Ihres Unternehmens.
4) Diese Tonalität ist für Ihren Genesungswunsch perfekt geeignet
Beachten Sie die Wortwahl! Sie darf nicht aus dem Jargon der Geschäftskorrespondenz kommen.
5) Vermeiden Sie alle Erwähnungen und Anspielungen an laufende Geschäfte oder Projekte.
6) Bringen Sie die richtige Dosierung von Emotionen ein
Aber Vorsicht: Übertreiben Sie nicht! Bitte keine Melodramen!
7) Holen Sie unbedingt vorher Informationen über die Situation des Kranken ein
Erkundigen Sie sich ausführlich bei Angehörigen oder sehr guten Freunden nach dem Zustand des Kranken. Sonst kann es peinlich werden, wenn Sie schreiben „Bald bist du wieder bei uns“, der Kollege aber eine niederschmetternde Diagnose bekommen hat.
8) Achten Sie auf das richtig Timing
Für Genesungswünsche gilt: Schreiben Sie so bald wie möglich. Wenn Ihr Brief oder Ihre Karte nett formuliert ist, ist das für den Empfänger sicher eine willkommene Abwechslung vom tristen Krankenalltag.
Beachten Sie diese Ausnahme: Bei schweren Krankheiten sollten Sie nicht sofort Genesungswünsche schicken. Lediglich bei folgenschweren Unfällen oder einer niederschmetternden Diagnose sollten Sie den Genesungsbrief nicht sofort versenden, sondern eine Weile warten, bis der Kranke selbst Zeit hatte, sich über seine Situation klar zu werden. Dann kommen einige Worte des Trosts und der Aufmunterung aber umso besser an.
Die erste Zeile Ihres Grußes entscheidet über den ersten Eindruck
Ein Zitat ist oft ein gelungenes Mittel für den Einstieg. Noch schöner ist es dann, wenn Sie einen fließenden Übergang vom Zitat in Ihr Schreiben finden.
Beispiele:
„Ohne Arzt dauert ein Schnupfen 2 Wochen, mit Arzt aber nur 14 Tage.“
(unbekannt)
Und so geht es weiter:
Da gibt es wohl wenig Hoffnung, liebe Frau Bernd, dass der Gang zum Arzt Ihre Genesung erheblich beschleunigt. Aber ich hoffe, dass Sie sich wenigstens die Zeit nehmen, sich vollständig auszukurieren.
„Jedes Schreckbild verschwindet, wenn man es fest ins Auge fasst.“
(Johann Gottlieb Fichte, deutscher Philosoph und Erzieher, 1762–1814)
Und so geht es weiter:
Ihnen traue ich zu, lieber Herr Meier, das Schreckbild zu vertreiben. Ich wünsche Ihnen die Kraft und den Mut, den Veränderungen fest ins Auge zu blicken, die diese Situation mit sich bringt.
Mit dem richtigen Geschenk setzen Sie Ihren Genesungswünschen das I-Tüpfelchen auf
Wenn Sie einen Brief oder eine Karte an einen kranken Menschen schicken, ist ein Geschenk nicht unbedingt erforderlich. Dennoch ist es eine nette Geste, um dem Erkrankten eine Freude zu machen. Wenn Ihr Chef den Kranken persönlich zuhause oder im Krankenhaus besucht, dann ist das Geschenk Pflichtsache. Die Originalität ist hierbei wichtiger als der materielle Wert. Wählen Sie das Geschenk so individuell aus, dass der Beschenkte spürt: „Da hat sich jemand Gedanken gemacht, um mir eine Freude zu bereiten.“
Wenn Sie den Auftrag erhalten, ein Geschenk auszusuchen, denken Sie daran, dass der Kranke garantiert bereits mit den drei Grundsatzfragen deutscher Patienten konfrontiert ist:
- Wohin mit all den Blumen?
- Wie soll ich diese Berge von Obst bewältigen?
- Wo verstecke ich die nächste Schachtel Pralinen vor dem Arzt, den Krankenschwestern und vor meiner Naschsucht?
Sie sollten sich selbst und Ihren Chef einmal dazu bewegen, diesen ewigen Trampelpfad der typischen Krankenbeschenkung zu verlassen. Lassen Sie sich etwas einfallen!
Wie wäre es zum Beispiel mit einem Knietablett?
Ein zugleich originelles, brauchbares und schönes Geschenk ist ein „laptray“. Ein schottisches Knietablett finden Sie unter www.laptray.de. Im Krankenbett, aber auch danach bei der Arbeit mit dem Notebook oder beim Picknick im Garten ist es eine große Hilfe.
Ihr Chef wird mehr als dankbar sein, dass Sie ihm diese Aufgabe abgenommen und so perfekt gelöst haben!
Zögern Sie nicht: Zeigen Sie dem Betroffenen, dass Sie auch in einer schwierigen Situation da sind und er und Ihr Chef sich wie immer auf Sie verlassen können!