Wenn man Chefs fragt, welche Eigenschaften ihnen bei ihrer Assistentin oder Sekretärin besonders wichtig sind, dann steht der Wunsch nach einer Loyalität ganz oben auf der Prioritätenliste. Das bestätigt auch eine Studie des Meinungsforschungsinstituts TNS im Auftrag des Büroartikelherstellers Leitz. Warum das so ist, liegt auf der Hand: Assistentinnen und Sekretärinnen sind Mitglieder der Führungsriege, wissen über viele Dinge sehr viel früher Bescheid als andere Mitarbeiter im Unternehmen und sind nicht selten auch über private Angelegenheiten ihres Chefs gut informiert.
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Wie weit aber muss oder darf Ihre Loyalität als Sekretärin gehen?
Loyalitätsgrenze 1. Informationen aus der Führungsebene: Selbstverständlich dürfen Sie keinerlei Informationen über Planungen Ihres Chefs und seiner Führungskollegen bezüglich der Unternehmensführung weitergeben, es sei denn, Sie haben den ausdrücklichen Auftrag, die Mitarbeiter darüber zu informieren.
Loyalitätsgrenze 2. Gehälter, Mitarbeiterverträge: Arbeitsverträge und damit verbundene Gehaltszahlungen laufen oft genauso über Ihren Schreibtisch wie Arbeitszeugnisse. Auch hierüber müssen Sie absolutes Stillschweigen wahren.
Loyalitätsgrenze 3. Krankheiten von Mitarbeitern: Wenn ein Mitarbeiter länger krankheitsbedingt ausfällt, fragen Kollegen oft besorgt bei Ihnen nach. Aber Sie dürfen den Kollegen keine Informationen über die Art der Erkrankung des Mitarbeiters geben.
Loyalitätsgrenze 4. Schlechte Nachrichten: Informationen über eine drohende Insolvenz oder über den geplanten Verkauf des Unternehmens fallen unter Ihre absolute Stillschweigepflicht.
Loyalitätsgrenze 5. Geplante Kündigungen: Sie wissen, dass einem Mitarbeiter oder so gar mehreren die Kündigung kurz bevorsteht. Mit dem einen oder anderen Mitarbeiter verstehen Sie sich seit Jahren sehr gut. Trotzdem müssen Sie über die geplanten Maßnahmen Stillschweigen bewahren, bis Ihr Chef die betreffenden Mitarbeiter offiziell informiert.
Loyalitätsgrenze 6. Private Informationen über den Chef: Ihr Chef hat seiner Ehefrau einen teuren Ring zum Geburtstag geschenkt; der Sohn hat den Übertritt ins Gymnasium nicht geschafft; Sie vermuten, der Chef hat eine Geliebte. All dieses private Wissen ist bei Ihnen so gut aufgehoben wie in einem Grab.
Loyalitätsgrenze 7. Fehler von Mitarbeitern: Wenn Sie Fehler von Mitarbeitern aufdecken, kommt es darauf an, wie schwerwiegend die Folgen sind. Fehler mit weit reichenden Folgen für das Unternehmen müssen Sie Ihrem Chef mitteilen. Bei kleineren Missgeschicken sprechen Sie mit dem Betreffenden selbst und vereinbaren, wie das Problem schnell gelöst und in Zukunft vermieden werden kann.
Loyalitätsgrenze 8. Vertrauliche Informationen von Mitarbeitern: Sagen Ihnen Mitarbeiter im Vertrauen Dinge, die für die Unternehmensführung von Belang sind, wägen Sie ab: Ist die Information so wichtig für das Unternehmen, dass Sie sie unmöglich für sich behalten dürfen, dann sagen Sie das dem Mitarbeiter. Bieten Sie ihm an, gemeinsam mit ihm zum Chef zu gehen. Hat es noch etwas Zeit, z. B., wenn Ihnen eine Kollegin ihre Schwangerschaft mitteilt, dann legen Sie der Betreffenden nahe, den Chef möglichst bald selbst zu informieren. Erklären Sie, dass ansonsten Sie dazu verpflichtet seien, die Information an ihn weiterzugeben.
Loyalitätsgrenze 9. Kollegen ausspionieren: Eine Grenze Ihrer Loyalitätspflicht ist erreicht, wenn Ihr Chef Ihnen nahelegt, andere Mitarbeiter regelrecht auszuspionieren. Das müssen Sie nicht tun. Erklären Sie ihm, dass Sie sich zwar verpflichtet fühlen, völlig loyal ihm gegenüber zu sein, auf der
anderen Seite aber auch Ihre Vertrauensposition im Team nicht zerstören wollen.
Loyalitätsgrenze 10. Den Chef decken: Selbstverständlich gehören kleine Notlügen gegenüber Kunden und Geschäftspartnern zum täglichen Geschäft: "Der Chef ist momentan nicht im Büro!" – obwohl er nebenan sitzt. Fehler Ihres Chefs vor anderen als Ihre ausgeben, um ihn zu decken, müssen Sie dagegen nicht. Und falls Ihr Chef sogar die Grenze der Legalität überschritten haben sollte und Sie darüber Bescheid wissen, ist hier die Grenze Ihrer Loyalität erreicht und Sie dürfen – müssen sogar – das im Interesse des Unternehmens der Geschäftsleitung mitteilen.
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