Ihr Chef kommt zu Ihnen ins Büro und ist bleich um die Nase. Er sagt zu Ihnen: „Die Frau unseres Geschäftspartners ist bei einem Verkehrsunfall gestorben. Bitte veranlassen Sie alles. Blumen, Karte und so.“ Positiv ist, dass Ihr Chef Ihnen diese delikate Angelegenheit anvertraut. Negativ ist, dass das Kondolieren zu den schwierigsten Aufgaben im Geschäftsleben gehört. Welcher Inhalt in einen Kondolenzbrief gehört beziehungsweise welche Worte angemessen sind, erfahren Sie in diesem kleinen Kondolenzbrief-Knigge.
Verwenden Sie einen schlichten Briefbogen
Wählen Sie beim Brief einen schlichten Repräsentationsbogen ohne die Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Bankverbindungen und ohne schwarzen Rand. Briefpapier mit einem schwarzen Rand kennzeichnet die Post der Hinterbliebenen.
Spenden Sie mit Ihren Worten Trost
Ein guter Kondolenzbrief würdigt die verstorbene Person, spendet Trost, ist individuell formuliert. Durchhalteparolen im Stil von „Kopf hoch“ und „Wird schon wieder“ sind unpassend. Das Ziel eines Kondolenzbriefs ist es nicht, den Verlassenen von seiner Trauer zu be- freien, sondern ihn in seiner Trauer zu begleiten, sich solidarisch zu zeigen, sich ein Stück weit auf seinen Abschiedsschmerz einzulassen.
Versetzen Sie sich in die Lage des anderen. Wenn Sie nicht mitfühlen, wird es Ihnen nicht gelingen, den Adressaten mit Ihren Worten zu erreichen. Was jemandem gefällt, ist natürlich individuell: Berücksichtigen Sie daher, was dem Trauernden zusagen könnte und in welcher Beziehung Sie zu ihm stehen.
Worüber Sie schreiben können
Neben sehr individuellen Einzelheiten gibt es Grundbestandteile, die möglichst in einem Kondolenzbrief vorkommen sollten:
- die eigene Betroffenheit
- der Ausdruck des Beileids, der Anteilnahme, des Mitgefühls
- die Würdigung der oder des Verstorbenen
- das Eingehen auf gemeinsame Erlebnisse/Erinnerungen bei vertrauteren Beziehungen (das ist bei engeren Geschäftsbeziehungen angebracht)
- ein Hilfsangebot (wenn möglich und wenn Sie es realisieren können)
Gehen Sie auf die Todesursache ein
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, auf die Todesursache einzugehen, sofern diese bekannt ist. Am häufigsten wird das bei sehr langer, schwerer Krankheit und plötzlichem Tod wie bei einem Unfall getan, es ist aber auch sonst möglich. Beispiel: „Sie haben uns geschrieben, dass Ihr Mann friedlich eingeschlafen ist. Das lindert weder die Trauer noch den Verlust, doch es stimmt versöhnlich, dass er in den letzten Lebensstunden keine Schmerzen hatte.“
Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für die Hinterbliebenen
Außerdem bietet es sich an, einer oder einem Hinterbliebenen Bewunderung oder Anerkennung auszusprechen. Das ist zum Beispiel möglich, wenn jemand die verstorbene Person im Krankheitsfall gepflegt oder bei bestimmten Dingen im Leben unterstützt hat.