Je wohler ein Besucher sich fühlt, desto ungezwungener verhält er sich. Das wirkt sich natürlich auf die Stimmung des bevorstehenden Geschäftsgesprächs und damit vielleicht auch auf dessen Erfolg aus.
Melden Sie den Besucher namentlich am Empfang oder beim Pförtner an
So erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass der Besucher mit seinem richtigen Namen angesprochen wird. Darüber freut sich jeder. In vielen Unternehmen ist leider diese Situation alltäglich: "Frau Meier, hier ist eine Frau Havermann für Sie." Und das, obwohl die vermeintliche Frau Havermann sich eben als Claudia Hovermann vorgestellt hat. Und "eine" ist sie ja auch nicht ...
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Lassen Sie den Besucher nicht zu lange warten
Sollte die Wartezeit länger als fünf Minuten betragen, geben Sie unbedingt
einen Zwischenbescheid. Alles andere ist unhöflich. Bei längerer Wartezeit sollten Sie einen Sitzplatz, etwas zum Lesen, Kaffee und/oder ein Kaltgetränk anbieten. Ist Ihr Besucher orzeitig angereist, muss er natürlich damit rechnen, länger als fünf Minuten auf seinen Termin zu warten. Das Anbieten eines Sitzplatzes und eines Getränks ist auch in diesem Fall eine nette Geste.
Achten Sie auf geschultes Personal am Empfang
Die Damen und Herren, die Besucher in Ihrem Unternehmen zuerst begrüßen, sollten mehr können als die Werkssicherheit zu gewährleisten und "Guten Tag" zu sagen. Zu häufig trifft man in Unternehmen am Empfang auf ungeschulte Mitarbeiter, denen nicht bewusst ist, dass sie die Firma repräsentieren. Deshalb sind Besucher mitunter schon verstimmt, bevor Sie sie überhaupt begrüßt haben. Keine gute Basis für ein gelungenes Geschäftsgespräch. Sagen Sie es Ihrem Chef, wenn Sie den Eindruck haben, dass die Empfangsmitarbeiter nicht ausreichend für den Besucherempfang ausgebildet sind. Entsprechende Seminare oder firmeninterne Schulungen können eine Menge bewirken, sodass Ihre Besucher sich willkommen fühlen.
Machen Sie ein freundliches Gesicht, wenn Sie den Besucher begrüßen
Sie brauchen nicht übers ganze Gesicht zu strahlen, ein leichtes Lächeln sollte Ihre Mundwinkel umspielen. Zeigen Sie, dass Sie sich auf den Besucher freuen, auch in der Haltung und im Gang.
Reichen Sie dem Besucher die Hand
Egal, wer vor Ihnen steht: Sie sind die Gastgebende und Sie entscheiden,
dass Sie die Hand geben. Auch wenn Sie mit Promis oder VIPs zu tun haben, ist es Ihr Recht, als Erste die Hand zu reichen. Mit dem Händeschütteln geben Sie einander ein sicheres Gefühl. Ein Händedruck hat etwas Verbindliches. Besser als das unsichere Voreinanderstehen – wo keiner weiß, ob man einander die Hand geben soll oder nicht.
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