Kondolenzbriefe werden in einer Situation verfasst, in der alle geschäftlichen Überlegungen zurücktreten und keine Rolle mehr spielen sollten. Kondolenzbriefe sollten zeigen, dass Ihr Unternehmen nicht nur produzieren und verkaufen, sondern auch mit Menschen umgehen kann. Es geht also darum, die zu dieser extremen Situation passende Form und Ausdrucksweise zu finden.
An wen geht ein Kondolenzbrief?
Sie richten Ihren Kondolenzbrief immer an die Privatanschrift des nächsten Angehörigen: Ehemann, Ehefrau, Lebensgefährten, Lebensgefährtin, an die Eltern oder an die Kinder des oder der Verstorbenen.
Ein Kondolenzbrief geht nicht an das Unternehmen, in dem er oder sie gearbeitet hat. Allerdings: Kondolieren Sie einem Geschäftspartner zum Verlust eines Mitarbeiters, schicken Sie den Kondolenzbrief in das Unternehmen.
Wann wird der Kondolenzbrief abgeschickt?
Reagieren Sie sofort nach dem Eintreffen der Nachricht! Verlassen Sie sich hierbei nur auf offizielle oder absolut zuverlässige Quellen! Nicht auszudenken, wie peinlich das wäre, wenn Sie auf ein Gerücht hereingefallen sind! Spätestens eine Woche nach dem Sterbetag sollte der Kondolenzbrief den Empfänger erreichen. Wenn Sie erst mit Verspätung von diesem tragischen Ereignis erfahren, dann sollten Sie dies in Ihrem Kondolenzbrief ganz offen erwähnen und sich für Ihre verspätete Reaktion entschuldigen.
Zeigen Sie in Ihrem Kondolenzbrief ruhig Emotionen – aber übertreiben Sie dabei nicht!
Sie dürfen mit Ihrem Schreiben nicht den Eindruck erwecken, dass hier routinemäßig ein Vorgang unter vielen anderen abgewickelt wird. Ihr Kondolenzbrief muss individuell, emotional und nach einem besonderen, außergewöhnlichen Anlass klingen.
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Achten Sie auf eine würdige Form Ihres Kondolenzbriefs!
Selbstverständlich sind E-Mails oder Faxe zum Versenden von Kondolenzbriefen nicht geeignet. Verwenden Sie neutrales Papier, auf keinen Fall das normale Firmenbriefpapier mit Kontoverbindung. Verwenden Sie einen neutralen Umschlag, den Sie mit der Hand beschriften. Wir raten davon ab, Briefbögen und Umschläge mit dickem schwarzem Rand zu nehmen. Diese sind ausschließlich der Familie des Verstorbenen vorbehalten. Sie wollen die düstere Stimmung der Trauernden sicherlich nicht noch verstärken, oder?
Beenden Sie Ihren Kondolenzbrief auf keinen Fall mit der üblichen Formel
"Mit freundlichen Grüßen". Die Kondolenzbriefe des SekretärinnenBriefeManagers enthalten viele Alternativen. Im Idealfall lassen Sie den gesamten Kondolenzbrief von Hand schreiben, das Minimum ist eine handschriftliche Grußformel, um dem Brief eine persönliche Note zu geben. Frankieren Sie einen Kondolenzbrief grundsätzlich mit einer Briefmarke.
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