Als Sekretärin oder Assistentin Ihres Chefs liegt es in Ihren Händen, dass Besucher und Gäste sich in Ihrem Unternehmen wohl fühlen.
Eine perfekte Besucherbetreuung ist nicht nur die Visitenkarte Ihres Hauses, sie ist auch der Beginn einer angenehmen Zusammenarbeit.
Die folgende Checkliste hilft Ihnen, jedem Besucher das Gefühl zu geben, dass er in Ihrem Unternehmen willkommen ist.
Checkliste Gästebetreuung:
- Holen Sie Ihren Geschäftsbesuch am Empfang ab, und führen Sie ihn zu Ihrem Chef ins Büro oder in den Besprechungsraum.
- Nutzen Sie den Weg dorthin für ein Gespräch. Fragen Sie nach der Anreise oder nach dem Hotel, damit schaffen Sie eine freundliche Atmosphäre und signalisieren Interesse. Stellen Sie offene Fragen, damit das Gespräch in Gang kommt.
- Als Gastgeberin öffnen Sie die Türen, aber der Gast geht zuerst hindurch. Auch im Fahrstuhl hat der Gast Vortritt. Nehmen Sie dem Gast den Mantel ab, bei Regen auch den Schirm. Gehen Sie dann mit ihm zum Besprechungsraum. Bieten Sie ihm etwas Lesestoff an. Das kann eine aktuelle Tageszeitung sein, ein Wirtschaftsmagazin oder Informationsmaterial über Ihr Unternehmen.
- Der Besprechungsraum:
- Ist die Zuständigkeit für die Bewirtung geklärt?
- Ist der Raum aufgeräumt, angenehm temperiert und gelüftet?
- Sind Tische und Stühle sauber und staubfrei?
- Sind Gläser, Geschirr und Besteck einwandfrei sauber?
- Sind alle Schubladen und Schranktüren geschlossen?
- Sind die Gardinen ordentlich aufgehängt?
- Machen Pflanzen und Blumen einen ordentlichen Eindruck?
- Gibt es frische Blumen?
- Kann man Gespräche aus umliegenden Büros hören, dann Türen und Fenster schließen.
- Sind alle vertraulichen Unterlagen weggelegt?
- Ist für Frühstück, Mittagessen, Kuchen, frisches Obst, Gebäck und Getränke eingedeckt?
- Ist für ein warmes Essen gesorgt, wenn nicht außer Haus gegessen wird?
- Sind die sanitären Anlagen in einem sauberen Zustand?
- Sind Handtücher vorhanden?
- Begleiten Sie den Gast nach der Besprechung erst zur Garderobe, oder holen Sie die abgelegte Garderobe ins Besprechungszimmer. Gehen Sie dann mit dem Besucher zum Ausgang, wenn Ihr Chef diese Aufgabe nicht wahrnimmt.
Extra-Tipp:
Um die besonderen Vorlieben Ihrer Gäste beim nächsten Besuch berücksichtigen zu können, sollten Sie sich eine Gäste- Kartei anlegen. Dort können Sie zum Beispiel notieren, ob Ihr Gast lieber Tee oder Kaffee trinkt, welches Hotel er bei seinen Besuchen bevorzugt und dass er nach 19 Uhr nicht mehr zu Abend isst. Wenn Sie Ihrem Gast beim nächsten Besuch seine Lieblingsteesorte anbieten, sammeln Sie auf einfache Art und Weise Pluspunkte.
Sollte Ihnen ein wichtiges Detail für Ihre Kartei fehlen, etwa, ob Ihr Gast Raucher oder Nichtraucher ist, wenden Sie sich an seine Sekretärin. Sie hilft Ihnen garantiert gern weiter.
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