Ihnen und Ihrem Chef flattern sowohl zahlreiche geschäftliche als auch gesellschaftliche Einladungen ins Büro. Aber nicht jede können Sie – aus welchen Gründen auch immer – annehmen. Wenn Sie eine Einladung absagen müssen, kommt es vor allem darauf an, dass Sie das stilvoll tun, ohne den Einladenden zu verletzen. Hier für Sie die wichtigsten Tipps:
1. Reagieren Sie so schnell wie möglich.
Der vom Gastgeber gesetzte Termin sollte wirklich der späteste Zeitpunkt sein, zu dem Sie absagen. Eine spätere Absage ist unhöflich.
2. Wählen Sie das richtige Medium für Ihre Absage.
Sollen Sie telefonisch oder schriftlich absagen? Als Grundsatz gilt: Wählen Sie die vom Einladenden gewünschte Form der Antwort. Finden Sie in einer Einladung oder auf der Antwortkarte Hinweise wie „Bitte bis zum ... zurückschicken oder faxen an ...“, ist es höflich, die Antwort auf einem dieser Wege zu übermitteln. Immer dann, wenn auf Einladungen der Hinweis vermerkt ist. „U.A.w.g. (Um Antwort wird gebeten) bis zum ... unter Rufnummer ...“, ist die Form der telefonischen Absage völlig in Ordnung.
Praxis-Tipp: Je nach Wichtigkeit (Jubiläum, Geburtstag, Einweihung) oder Intensität der Geschäftsverbindung senden Sie dem Gastgeber eine schriftliche Absage zusätzlich zu Ihrer telefonischen Absage.
3. Denken Sie an die 5 Stilelemente einer Absage,
ob mündlich oder schriftlich:
1. Bedanken Sie sich für die Einladung.
2. Drücken Sie Ihr Bedauern aus, dass Sie absagen müssen.
3. Nennen Sie möglichst den wahren Grund der Verhinderung, zum Beispiel
- Geschäftsreise,
- selbst Gastgeber einer Veranstaltung,
- lang ersehnte Urlaubsreise,
- Teilnehmer an einer Podiumsdiskussion, Festredner,
- Vorstands- oder Aufsichtsratssitzung, Prüfungsausschuss,
- Geburtstag eines Familienmitglieds,
- Sitzung des Stadt- oder Gemeindeparlaments,
- Referent eines Seminars,
- lange geplante, feststehende Jahrestermine.
4. Sprechen Sie Ihre Würdigung und Glückwünsche aus (bei allen Anlässen, zu denen Glückwünsche üblich sind).
5. Gehen Sie auf Gemeinsamkeiten oder positive Zukunftsaussichten ein.
4. Wählen Sie die richtige Form,
wenn Sie schriftlich absagen: Wie auch für Glückwunschschreiben sollten Sie für einen solchen Brief nicht das übliche Geschäftspapier verwenden. Ein Repräsentationsbogen oder persönliches, gedrucktes Briefpapier eignen sich besser und sind stilvoller. Wenn es sich um sehr persönliche Einladungen an Ihren Chef oder Einladungen von Gastgebern handelt, mit denen Ihr Chef eine sehr persönliche Beziehung hat, ist es ein Muss, dass Ihr Chef die Absage persönlich unterschreibt. In solchen Fällen sollten Sie auch die telefonische Absage nur dann übernehmen, wenn Ihr Chef selbst verhindert ist, weil er zum Beispiel im Ausland weilt und schlecht erreichbar oder krank ist.
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