Wenn Mitarbeiter einen Angehörigen verlieren und trauern, dann muss Ihr Chef seine Anteilnahme ausdrücken – am besten mit einem einfühlsamen Kondolenzbrief. Diese herausfordernde und zeitintensive Aufgabe überlässt er gern Ihnen. Aber abgedroschene Floskeln wirken gerade in einem Kondolenzbrief peinlich – Individualität ist gefragt.
In diesem Praxis-Ratgeber: "Taktvolle Kondolenzbriefe" finden Sie deshalb unterstützende Tipps, Schritt-für-Schritt-Anleitungen wie auch Formulierungsbeispiele, die Ihnen dabei helfen, taktvolle Kondolenzbriefe für Ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner zu schreiben! Doch das ist nicht alles: Der Ratgeber enthält des Weiteren vollständige Musterbriefe für die unterschiedlichsten Trauersituationen, die Sie direkt verwenden können.
Reagieren Sie auf ein trauriges, oft dramatisches Ereignis in angemessener Weise
Kondolenzbriefe werden in einer Situation verfasst, in der alle geschäftlichen Überlegungen zurücktreten müssen und keine Rolle mehr spielen dürfen. Sie als Verfasserin eines solchen Kondolenzbriefs sollten zeigen, dass Ihr Unternehmen nicht nur produzieren und verkaufen, sondern auch mit Menschen umgehen kann. Es gibt Ereignisse jenseits des Geschäftslebens, die uns zutiefst bewegen. Es geht also darum, die zu dieser extremen Situation passende Form und Ausdrucksweise zu finden. Hierbei unterstützt Sie Das Sekretärinnen-Handbuch – Ihr Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz – mit seinen Musterbriefen und Musterformulierungen.
An wen geht ein solcher Kondolenzbrief?
Sie richten Ihren Kondolenzbrief immer an die Privatanschrift des nächsten Angehörigen: Ehemann, Ehefrau, Lebensgefährte, Lebensgefährtin, an die Eltern oder an die Kinder des oder der Verstorbenen. Der Kondolenzbrief geht nicht an das Unternehmen, in dem er oder sie gearbeitet hat. Allerdings: Kondolieren Sie einem Geschäftspartner zum Verlust eines Mitarbeiters, schicken Sie den Kondolenzbrief in das Unternehmen.
Vermeiden Sie den altmodischen Ausdruck "An das Trauerhaus". Ihr Kondolenzbrief wendet sich nicht an ein Gebäude, sondern an bestimmte Menschen.
Wann wird der Kondolenzbrief abgeschickt?
Reagieren Sie sofort nach dem Eintreffen der Nachricht! Verlassen Sie sich hierbei aber nur auf offizielle oder absolut zuverlässige Quellen! Nicht auszudenken, wie peinlich es wäre, wenn Sie auf ein Gerücht hereingefallen wären! Spätestens eine Woche nach dem Sterbetag sollte der Kondolenzbrief den Empfänger erreichen. Sollten Sie erst mit Verspätung von diesem traurigen Ereignis erfahren, dann sollten Sie das in Ihrem Kondolenzbrief ganz offen erwähnen und sich für diese verspätete Reaktion entschuldigen.
Zeigen Sie in Ihrem Kondolenzbrief Emotionen – aber übertreiben Sie dabei nicht!
Sie dürfen mit Ihrem Kondolenzbrief nicht den Eindruck erwecken, dass hier routinemäßig ein Vorgang unter vielen anderen abgewickelt wird. Ihr Kondolenzbrief muss individuell, emotional und nach einem besonderen, außergewöhnlichen Anlass klingen.
Viele stilvolle Musterformulierungen finden Sie in der aktuellen Ausgabe des Sekretärinnen-Handbuchs – Denn ohne Sekretärin läuft nichts! Klicken Sie hier und entdecken Sie weitere Erfolgs-Geheimnisse von Deutschlands Top-Sekretärinnen. Und sichern sich ganz nebenbei Ihr GRATIS-GESCHENK.
Achten Sie auf eine würdige Form Ihres Kondolenzbriefs
Selbstverständlich sind E-Mails oder Faxe zum Versenden von Kondolenzbriefen nicht geeignet. Greifen Sie zum Repräsentationsbogen oder nehmen Sie neutrales Papier; tabu ist das normale Firmenbriefpapier mit Kontoverbindung.
Verwenden Sie einen neutralen Umschlag, den Sie mit der Hand beschriften. Wir raten davon ab, für Kondolenzbriefe Briefbögen und Umschläge mit dickem schwarzen Rand zu wählen. Die sind ausschließlich der Familie des Verstorbenen vorbehalten. Oder wollen Sie die düstere Stimmung der Trauernden noch verstärken?
Beenden Sie Ihren Kondolenzbrief auf keinen Fall mit der üblichen Formel "Mit freundlichen Grüßen". Die Musterbriefe des Sekretärinnen-Handsbuchs enthalten Alternativen. Im Idealfall lassen Sie den gesamten Kondolenzbrief von Hand schreiben; das Minimum ist eine handschriftliche Grußformel, um dem Kondolenzbrief eine persönliche Note zu geben. Frankieren Sie den Kondolenzbrief mit einer Briefmarke.