Viele Sekretärinnen und Assistentinnen holen ihre Besucher entweder am Empfang, an einem Aufzug oder an ähnlichen Orten ab. Sie sind der erste offizielle Kontakt zum Besucher; Zentrale oder Pförtner werden den Gast oder die Gäste nicht richtig begrüßt haben. Um den Besuchern von Anfang an das Gefühl zu geben, willkommen zu sein und eine positive Gesprächsatmosphäre zu schaffen, sollte die Begrüßung "sitzen". Sie erhalten deshalb hier die wichtigsten Tipps.
So stellen Sie sich Besuchern korrekt vor
Am schönsten ist es, Sie sprechen den Besucher zuerst mit seinem Namen an und stellen sich dann selbst vor. Das sähe dann so aus: "Herr Müller – ich bin Gabi Muster, die Sekretärin von Herr Oberschlau –, schön, dass Sie da sind (herzlich willkommen)" – und Ihr angemessen kräftiger Händedruck.
Das Sekretärinnen-Handbuch beantwortet die wichtigsten Fragen rund um das richtige Verhalten im Büro, damit Sie auch in schwierigen Situationen souverän und kompetent auftreten.
Weshalb Sie einem Besucher Ihren Vornamen nennen sollten
Wie Sie sehen, beinhaltet unsere Empfehlung für die eigene Vorstellung den Vornamen der Sekretärin. Leider gibt es in Deutschland sehr häufig noch Vorbehalte, seinen Vornamen zu nennen –, nur ist nicht klar weshalb.
- Keine Bange: Sie ermuntern den Besucher nicht, Sie mit dem Vornamen anzusprechen und Ihnen freundschaftlich auf die Schulter zu klopfen.
- Falls Sie verheiratet sind, tragen Sie im Zweifelsfall schon länger Ihren Vor- als Ihren Nachnamen.
- Wenn Sie zuerst Ihren Vornamen nennen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Besucher Ihren Nachnamen versteht, um einiges größer. Er hat einfach mehr Zeit, sich auf Ihre Stimme einzustellen.
- Sie schaffen mit der Nennung Ihres Vor- und Zunamens eine freundlichere, weniger distanzierte Beziehung zu Ihrem Besucher, als wenn Sie sich nur mit Ihrem Nachnamen vorstellen.
- Die Wahrscheinlichkeit, dass, wenn Sie sich mit Ihrem vollständigen Namen vorstellen, der Besucher sich so vorstellt, dass Sie überhaupt etwas verstehen, ist groß. Stellen Sie sich hingegen nur kurz mit Nachnamen vor, wird der Besucher das wahrscheinlich auch tun. Und Sie wissen selbst: Nicht immer versteht man auf Anhieb den Namen des Gegenübers.
- Im Ausland, beispielsweise in Schweden oder den USA, ist die Nennung des Vornamens eine Selbstverständlichkeit. Eine Sekretärin berichtete gar, dass sie sich am Telefon nur mit ihrem Nachnamen, also zum Beispiel Müller, meldet. Lustigerweise glaubte ihre amerikanische Kollegin, dass sie mit Vornamen Müller heiße und redet sie auch so an: „Hi, Müller.“
Wie die richtige Reihenfolge aussieht, wenn Sie mehrere Besucher begrüßen, lesen in Das Sekretärinnen-Handbuch – Denn ohne Sekretärin läuft nichts!
Misslungene "Eigenvorstellung"
Falls Sie sich nicht dazu durchringen können, sich einem Besucher mit Vor- und Nachnamen vorzustellen, was sehr schade wäre, vermeiden Sie auf jeden Fall diese misslungene Eigenvorstellung: "Guten Tag, ich bin Frau Müller." Erstens sieht der Besucher wahrscheinlich, dass Sie eine Frau sind, und zweitens bezeichnet man sich selbst nicht als "Ich bin Frau XY" – das gehört einfach nicht zum guten Ton. „Vornamenscheue“ können auf diese Form der Vorstellung zurückgreifen: "Guten Tag, mein Name ist Müller." Aber seien Sie ehrlich – das hört sich ganz schön distanziert und weniger freundlich an als die Vornamenvariante.