Wenn Ihr Chef Gäste hat und eine Bewirtung anfällt, möchten Sie mit Sicherheit alles richtig machen. Zwar gehört die Gästebewirtung zu Ihren Standardaufgaben, doch manchmal sind Sie an der einen oder anderen Stelle vielleicht etwas unsicher, was wirklich korrekt ist und was Sie vermeiden sollten.
Das kleine Bewirtungs-Abc des Sekretärinnen-Handbuchs liefert Ihnen zu den wesentlichsten Stichwörtern alles Wissenswerte.
Aschenbecher
Müssen Sie Aschenbecher bereitstellen, auch wenn das Rauchen im Büro
"eigentlich" nicht erwünscht ist? Wenn in Ihrem Büro das Rauchen nicht erwünscht ist, sollten und müssen Sie keine Aschenbecher bereitstellen. Fragen, ob das Rauchen erlaubt ist, können Sie mit „Nein" beantworten. Verweisen Sie dann auf eine Alternative, wo der Gast eine Zigarette rauchen kann.
Besteck
Wenn Sie im Rahmen der Bewirtung Brötchen oder andere Snacks reichen, empfiehlt Das Sekretärinnen-Handbuch, alle Utensilien wie Besteck und Teller zusammen hinzustellen und nicht einzeln an die Plätze zu verteilen. Dort würden sie nur stören und den Unterlagen im Weg sein. Die Gäste bedienen sich selbst, beziehungsweise Ihr Chef ist behilflich. Denn nicht nur Sie, sondern auch er ist Gastgeber.
Garderobe
Die Frage, ob Sie Gästen aus dem Mantel helfen müssen, taucht immer wieder auf. Nein, Sie sollten Ihren Gästen nicht aus dem Mantel helfen. Besser wäre es, Sie fragen "Darf ich Ihnen den Mantel abnehmen?", nehmen den Mantel entgegen und hängen ihn auf einen Bügel. Das reicht. Bei der Verabschiedung reichen Sie den Mantel einfach wieder an.
Das Sekretärinnen-Handbuch rät: Falls die Mäntel frei zugänglich für alle hängen, beispielsweise auf dem Flur, bitten Sie Ihre Gäste, Wertgegenstände sicherheitshalber aus den Mänteln zu nehmen.
Getränke
Meist gehört zur Bewirtung Kaffee, Tee und Mineralwasser. Hier die wichtigsten Tipps, die Sie dabei berücksichtigen sollten.
Kaffee/Tee
Achten Sie darauf, dass Sie den Kaffee nicht schon Stunden vor der Bewirtung zubereiten oder zubereiten lassen. Denn dann schmeckt er fad und abgestanden. Seien Sie immer darauf vorbereitet, Ihren Gästen Tee anbieten zu können. Am besten bevorraten Sie grünen, schwarzen und Früchtetee.
Sehr häufig wird in Büros Kaffeesahne zum Kaffee gereicht. Viele Menschen mögen diese Sahne nicht und hätten lieber ganz normale Milch. Auch zum schwarzen Tee ist Milch angebrachter als Kaffeesahne. Denken Sie auch daran, Süßstoff bereitzustellen. Er ist neben Zucker inzwischen eine selbstverständliche Aufmerksamkeit.
Mineralwasser
Wasser darf in Ihrer Bewirtung auf keinen Fall fehlen und Sie sollten es jederzeit reichlich bereithalten. Viele Gäste trinken gern zu ihrem Kaffee oder Tee ein Glas Mineralwasser. Einige trinken gern nur Wasser, nicht mal Kaffee. Idealerweise bevorraten Sie kohlensäurehaltiges und stilles Mineralwasser - gekühlt und ungekühlt.
Kekse
Wenn Sie Plätzchen im Rahmen der Bewirtung reichen, holen Sie sie bitte vorher immer aus der Packung heraus und legen Sie sie auf einen Teller. Die große Delacre-Mischung oder das Bahlsen-Arrangement sind in Büros sehr beliebt. Jemand, der täglich mehrere Termine hat, sieht sich dann jedoch mehrmals am Tag diesen Keksen gegenüber.
Was halten Sie davon, als Bewirtung alternativ Obst bereitzustellen? Denken Sie dann daran, Obstteller mit Obstmessern dazuzulegen.
Achtung! Wenn in Ihrem Vorratsschrank eine Gebäckpackung von einer vorherigen Bewirtung bereits offen ist, prüfen Sie die Frische, bevor Sie einem neuen Gast etwas von der angebrochenen Packung servieren. Wer möchte schon alte, pappige Kekse essen?
Servietten
Servietten sind unverzichtbar, wenn Sie Gebäck, Kuchen oder Schnittchen zur Bewirtung bereitstellen. Für das Büro sind Papierservietten ausreichend und am zweckmäßigsten. Legen Sie je eine Serviette entweder links neben jedes Gedeck oder auf den Dessertteller. Oder stellen Sie - für jedermann gut erreichbar - einen gefüllten Serviettenhalter auf den Tisch.