Ihre Mutter hat Ihnen sicherlich beigebracht, dass, bevor Sie einen Raum betreten, den Sie nicht Ihr Eigen nennen, es höflich ist, anzuklopfen. Ihre Mutter hatte und hat immer noch Recht. Natürlich gehört es zum guten Ton, vor Betreten eines "fremden" Zimmers zu klopfen.
Für den freundlichen und höflichen Umgang miteinander im Büro kann diese Aussage nicht so allgemein gültig stehen bleiben. Fürs Anklopfen hier generelle Empfehlungen zu geben, ist sehr schwierig. Gerade wenn es ums Thema Besprechungen geht.
Die einzige Empfehlung kann nur lauten: Sprechen Sie sich mit Ihrem Chef ab, wie er die "Anklopf-Thematik" bei einer Besprechung gern handhaben würde. So gehen Sie auf jeden Fall auf Nummer sicher.
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das richtige Verhalten im Büro, finden Sie im Beitrag S33 "Sekretariats-Knigge" im Sekretärinnen Handbuch.
"Störungen" bei einer Besprechung
Müssen Sie eine Besprechung stören, die nicht im Chefzimmer stattfinden, sondern in größerem Rahmen in einem Konferenzraum, sollten Sie anklopfen, kurz verharren und dann eintreten. Entschuldigen Sie sich auch nicht für die Störung - dadurch stören Sie die Besprechung noch mehr. Walten Sie einfach Ihres Amtes, und reichen Sie beispielsweise eine Notiz herein oder Kaffee nach.
Die elementaren Fragen zum Stichwort "Besprechung" lauten wahrscheinlich:
- Wann darf ich wie stören?
- Darf ich eine Besprechung überhaupt stören?
- Wie reiche ich Nachrichten weiter?
- Kann ich Telefonate hineinstellen?
Hier die Antworten im Einzelnen:
1. Wann Sie eine Besprechung stören dürfen
Je länger Sie mit Ihrem Chef zusammenarbeiten, desto besser ist Ihr Gespür dafür, aus welchem Anlass Sie stören dürfen. Falls Sie das noch nicht herausgefunden haben, besprechen Sie mögliche Unsicherheiten mit Ihrem Chef. Er wird Ihnen dann schon offen und ehrlich sagen, wann er Störungen für gerechtfertigt hält.
2. Wenn Anrufer jemanden sprechen möchten, der an der Besprechung teilnimmt
Bei Anrufen ist es häufig sehr schwierig zu entscheiden, ob Sie das Telefon in die Besprechung stellen sollen oder nicht. Eine vorherige generelle Absprache empfiehlt sich auch hier.
Wenn der Anrufer sagt, es sei wirklich sehr dringend, geraten Sie natürlich sehr unter Druck. Nicht immer können Sie entscheiden, wie dringend eine Angelegenheit tatsächlich ist. Folgende Formulierung hilft Ihnen dabei, dass der Anrufer die Dringlichkeit seines Anrufs noch einmal überdenkt:
"Ich stelle Sie rein - auf Ihre Verantwortung."
Testen Sie dies ruhig einmal aus - Sie werden feststellen, dass viele Gesprächspartner diese Verantwortung nicht tragen wollen und das Telefonat plötzlich doch noch warten kann.
Wie verhalten Sie sich in welchen Situationen richtig? Zu wissen, wie es geht, gibt Sicherheit. Diese Wissen finden Sie im Beitrag S33 "Sekretariats-Knigge" des Sekretärinnen Handbuchs.
3. So geben Sie Nachrichten während einer Besprechung korrekt weiter
Es passiert sicher nicht selten, dass Sie einen Anruf erhalten mit der Bitte, einem Konferenzteilnehmer eine Nachricht während der Besprechung zukommen zu lassen. Am elegantesten notieren Sie die Nachricht auf einem Zettel, legen den Zettel dem Empfänger kommentarlos vor und warten kurz ab, wie er reagiert. Möglicherweise ist ja eine weitere Aktion erforderlich, die Sie für ihn erledigen können.
Auch wenn Sie einen Konferenzteilnehmer aus der laufenden Besprechung herausbitten müssen, weil beispielsweise ein dringender Anruf für ihn eingegangen ist, sollten Sie ihn dies auf einem Zettel mitteilen. Schlecht wäre, eine Nachricht, welcher Art auch immer, mündlich zu überbringen. Ein Gespräch zwischen Ihnen und einer anderen Person würde die gesamte Besprechung stören, es sei denn, es ist gerade Pause.