Birgit M. ist die Sekretärin eines Bereichsleiters in einem mittelständischen Unternehmen. Heute ist sie frustriert – es reicht ihr: Ihr Chef hatte sie gebeten, die Unterlagen für die Präsentation vor der Geschäftsführung vorzubereiten. Sie hatte alles in die Wege geleitet: die Erstellung von Zahlenmaterial in Auftrag gegeben, zusätzliche Informationen in der Personalabteilung angefordert usw. Heute wäre Abgabetermin für alle Beteiligten gewesen. Doch allen muss sie hinterhertelefonieren. Alle vertrösten sie auf den nächsten oder gar übernächsten Tag. Für sie bedeutet das: Überstunden, wenn nicht sogar Arbeit am Wochenende, damit sie noch alle Informationen überschaubar darstellen kann.
Das ist nicht das erste Mal, dass Birgit so etwas passiert. Sie ist von ihren Kollegen enttäuscht und ärgert sich auch über sich selbst. Offensichtlich gelingt es ihr nicht, sich richtig durchzusetzen und ernst genommen zu werden.
Kennen Sie solche oder ähnliche Situationen? Mangelt es auch Ihnen manchmal an Durchsetzungskraft?
Sekretärinnen sind Fachfrauen
Sie alle sind Fachfrauen auf Ihrem Gebiet und haben sich im Laufe Ihrer Berufstätigkeit zusätzliches Spezialwissen angeeignet. Und trotzdem mangelt es Ihnen häufig an Durchsetzungsvermögen.
Die gute Nachricht: Durchsetzungsvermögen kann man lernen!
Denn Ihre Akzeptanz im Job hängt im Wesentlichen von Ihrem Kommunikationsvermögen ab.
Ihre rhetorischen Fähigkeiten, Sprachgewandtheit, Überzeugungskraft und Argumentationsgeschick sind gefragt, wenn es darum geht, Ihre und die Wünsche Ihres Chefs durchzusetzen.
1. Kommen Sie zum Punkt
Frauen tendieren dazu, Bitten umständlich und langatmig einzuleiten. Statt zu sagen, was sie wirklich möchten, strapazieren Sie die Geduld ihres Gegenübers mit langem Drumherumgerede, bevor sie endlich auf den Punkt kommen.
Sei es das Gespräch über die Gehaltserhöhung, einen ausnahmsweise frühzeitigen Feierabend oder über einen dazwischengeschobenen Urlaubstag. Während viele Chefs innerlich schon ungeduldig auf die Tischplatte trommeln, hat frau immer noch nicht gesagt, worauf sie eigentlich hinaus will.
Früher Feierabend – so nicht:
„Also, Herr Schmidt, ich wollte mal fragen – es ist Folgendes. Also, ich bin ja die letzten Wochen immer relativ lange im Büro geblieben. Und morgens bin ich auch schon ziemlich früh dagewesen (jetzt wird Ihr Chef langsam, aber sicher unruhig). Und da heute auch nicht so viel zu tun ist, wollte ich Sie fragen, ob es nicht ausnahmsweise möglich wäre, dass ich heute schon um 16 Uhr nach Hause gehe“ – (Lächeln, Schulterzucken)
Zugegebenermaßen eine leicht überzogene Darstellung der Situation – aber Hand aufs Herz: Könnte Ihre „Argumentation“ ähnlich aussehen? Erkennen Sie sich – vielleicht auch nur zum Teil – wieder?
Was glauben Sie, wie die Antwort des Chefs ausfällt?
- „Heute brauche ich Sie länger – tut mir leid. Bringen Sie mir doch bitte noch die Unterlage ...“
- „Ausgerechnet heute geht es nicht, übermorgen wäre besser.“
- „Ich würde Sie ja gerne früher gehen lassen, aber ausgerechnet heute …“
Weshalb erhalten Sie diese Reaktion?
Zum einen haben Sie Ihrem Chef durch Ihre umständlichen Formulierungen Zeit gestohlen, ihn gelangweilt und „genervt“. Zum anderen, und das ist wesentlich ausschlaggebender, haben Sie ihm durch diese Art der Darstellung vermittelt, dass es sich um eine so außergewöhnliche Bitte handelt, dass er ihr gar nicht nachkommen kann. Kurz: Sie haben es sich selbst vermasselt!
Besser so:
„Herr Schmidt, ich würde gern heute um 16 Uhr Feierabend machen. Mein Überstundenkonto weist 16 Stunden auf. Ich habe in Ihren Kalender gesehen – von daher passt es sehr gut. Außerdem habe ich schon mit Frau Müller gesprochen – die weiß, wo sich alles befindet, wenn Sie noch etwas benötigen.“
Im ersten Satz haben Sie gesagt, worum es geht. In jedem weiteren Satz nennen Sie ein Argument für den vorzeitigen Feierabend, so dass Ihr Chef fast nichts mehr dagegen halten kann.
Beachten Sie:
Natürlich muss eingeräumt werden, dass, wenn es zeitlich nicht passt, Ihnen die beste Argumentation nicht weiterhilft und Sie nicht früher nach Hause gehen können.
2. So delegieren Sie richtig
Mit zunehmender Übernahme verantwortungsvoller Tätigkeiten wird es für Sie immer wichtiger, Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren.
Wahrscheinlich haben Sie auch schon festgestellt, dass das nicht immer so einfach ist. Viele der Angesprochenen suchen nach Schlupflöchern und Entschuldigungen, um der Arbeit zu entgehen – und manchmal klappt es bei denen auch. Vielleicht gelingt Ihnen das Delegieren nicht immer, weil Sie sich so ähnlich wie in dem folgende Beispiel verhalten:
Sie müssen an einen Kollegen eine Aufgabe delegieren So nicht:
„Ich wollte Sie bitten, ob es eventuell möglich wäre, wenn Sie mir die Daten für den Monatsabschluss zusammenstellen könnten. Ich brauchte Sie eigentlich bis zum ... Ich weiß, Sie haben viel zu tun, aber wäre es trotzdem irgendwie möglich?“
Vielleicht erhalten Sie die Unterstützung Ihres Kollegen sogar – aber bestimmt nicht rechtzeitig!
Besser:
„Herr Müller, ich bereite die Unterlagen für die Vorstandssitzung vor und benötige Ihre Hilfe. Ich brauche von Ihnen den Monats-abschluss – spätestens bis zum 3. Juli.“
Achtung: Auch wenn Sie die Unterlagen von Ihrem Kollegen erst am 13. Juli haben müssten, sollten Sie genügend Pufferzeit einkalkulieren. Oder haben Sie die Erfahrung gemacht, dass Termine immer eingehalten werden?
3. Begeistern Sie andere von Ihrer Idee
Wenn Sie Ihren Chef, eine Kollegin oder einen Mitarbeiter von etwas überzeugen möchten, einer Idee, einem Verbesserungsvorschlag, müssen Sie Ihre Meinung kompetent vertreten.
Lassen Sie deshalb die Finger von negativen Einleitungen, die so aussehen könnten:
- „Es ist wahrscheinlich keine gute Idee, aber könnte man nicht mal versuchen, ob ..?“
- „Es ist zwar nur meine Meinung, aber ich denke, dass ...“
- „Ich glaube zwar nicht, dass es funktioniert, aber könnte man nicht mal darüber nachdenken, ob ...?“
Durch derartige Formulierungen setzen Sie sich und Ihre Ansichten herab. Wenn Sie so Ihre Meinung zum Ausdruck bringen, wirkt das auf Ihr Gegenüber, als seien Sie selbst von Ihrem Vorschlag nicht überzeugt. Und wenn Sie selbst von etwas nicht überzeugt sind – zumindest so tun – wie wollen Sie dann andere überzeugen?
Auch wenn Ihr Vorschlag noch so genial war, wird Ihr Gesprächspartner darauf vermutlich so reagieren: „Da haben Sie Recht, es ist wirklich keine gute Idee!“ Und somit sind Sie gescheitert!
Greifen Sie stattdessen zu folgenden Formulierungen:
- „Was halten Sie von folgender Idee ...“
- „Mein Vorschlag ist folgender ...“
- „Könnten wir es nicht so machen, dass ...“
So treten Sie nicht zu rigoros und gleichzeitig doch kompetent auf.
4. Vergessen Sie das Wort „eigentlich“
Vermeiden Sie die Verwendung des Wortes „eigentlich“; denn damit schwächen Sie die Wirkung Ihrer Aussage. Frauen tendieren dazu, ihre Aussagen durch nichts sagende Füllwörter abzuwerten. Damit verlieren Argumente und Vorschläge an Überzeugungskraft.
Typische Sätze mit „eigentlich“ lauten so:
- „Eigentlich bin ich der Meinung, dass ...“
- „Eigentlich wollte ich heute pünktlich nach Hause gehen ...“
- „Eigentlich kenne ich mich ganz gut mit Word aus.“
Frau greift zu solchen Formulierungen, um sich noch ein Hintertürchen offen zu halten, falls ihr Vorschlag oder ihre Meinung nicht auf Zustimmung trifft. Falls eine Ablehnung durch das Gegenüber erfolgt, könnte „frau“ demnach immer noch sagen: „Ich meinte ja auch nur“ oder „Hätte ja sein können“. Lassen Sie die Finger davon!
Verzichten Sie auf solche Weichmacher und formulieren Sie stattdessen so:
- „Ich sehe das so: ...“
- „Mir ist es wichtig, dass ich heute pünktlich nach Hause komme.“
- „Ich kenne mich ausgezeichnet mit Word aus.“
Beenden Sie Vorschläge positiv
Trotz ausgezeichneter Idee und einer überzeugenden Darstellung gelingt es vielen Menschen sozusagen „auf den letzten Drücker“ ihrer Aussage die Wirkung zu nehmen.
Die folgenden, ihre Kompetenz ruinierenden Fragen resultieren häufig aus der Angst, der Vorschlag oder die Idee könnte abgelehnt werden.
Doch was sie dabei nicht bedenken: Oft provozieren sie durch derartige Fragen eine Ablehnung überhaupt erst. Zwangsläufig führt dies dazu, dass sie glauben, immer die falschen Vorschläge zu machen oder zu wenig akzeptiert zu werden. Folge: Minderung ihres Selbstvertrauens. In Wahrheit aber ist es eine rein rhetorische Angelegenheit, die sie trainieren können.
Sagen Sie auf keinen Fall:
- „... oder glauben Sie nicht, dass es funktioniert?“
- „... oder ist das keine gute Idee?“
- „.. oder ist der Termin ungünstig?“
- „... oder passt es Ihnen nicht?“
Es ist eindeutig: Egal, wie gut Ihr Vorschlag war, mit diesen Fragen berauben Sie sich jeglicher Überzeugungskraft. Ihr Gesprächspartner wird auch darauf antworten:
„Da haben Sie Recht – das ist wirklich keine gute Idee“ oder „Es ist tatsächlich ungünstig – mir wäre lieber, Sie würden Ihren Urlaub verschieben!“.
Wenn Sie andere überzeugen möchten, müssen Sie selbstsicher, aber nicht arrogant auftreten.
Formulieren Sie Ihre abschließende Frage lieber so:
- „Was halten Sie davon?“
- „Wie ist Ihre Meinung dazu?“
- „Geht das in Ordnung?“
Oder, anstatt mit einer Frage, beenden Sie Ihren Satz so:
- „Ich halte das für eine gute Sache!“
- „Ich habe alles genau durchgerechnet/organisiert. Es wird keine Probleme geben/alles glatt laufen.“
- „Ich bin mir sicher, dass ...“
5. Wer fragt, der führt!
Jemand der rhetorisch geschickt ist, weiß, dass er durch Fragen eigene Unsicherheiten vertuschen kann und sein Gegenüber dies nicht einmal bemerkt.
Der Effekt für den Gesprächspartner: Er gerät durch die Fragen in Zugzwang, er muss reagieren, während der rhetorisch Geschickte ausreichend Zeit hat, seine eigenen Gedanken zu sortieren.
Assistenz & Sekretariat Inside empfiehlt:
Lassen Sie sich durch Fragen nicht in die Enge treiben. Erkennen Sie die Taktik Ihres Gegenübers!
Ihre Taktik: Lassen Sie sich Zeit bei der Beantwortung, und stellen Sie Gegenfragen.
So schinden Sie Zeit:
- „Habe ich Sie richtig verstanden, dass...?“
Formulierungsvorschläge für Gegenfragen:
„Eine interessante Frage ...
- … wie sehen Sie das denn?“ (und richten das Wort an einen Dritten)
- … welche Erfahrungen haben Sie denn damit gemacht?“
- … gibt es Erfahrungswerte dazu aus anderen Abteilungen?“
Wirken Sie kompetent
- „Eine interessanter Aspekt – ich möchte Ihnen auf jeden Fall eine korrekte Antwort geben.“
- „Ich rufe Sie gleich morgen dazu an.“