Tagtäglich schreiben Sie Ihre Kunden, Dienstleister und sonstige Geschäftspartner an: per E-Mail, Fax oder Brief. Mit einer korrekten Anrede und Anschrift ist der Eindruck beim Empfänger stets positiv. Aber viele wichtige Details können dabei bereits danebengehen. Welche Hierarchien sind einzuhalten? Wird eine Dame immer zuerst angeschrieben? Welche Titel und Funktionsbezeichnungen müssen Sie nennen?
Mit dem Artikel "Anrede und Anschrift, Wirtschaft" des Großen Knigges erhalten Sie das Wissen, um Geschäftspartner ab sofort korrekt abzuschreiben.
Rangfolge: Wann gilt für Anrede oder Anschrift "Ladies first"?
Maßgeblich für die korrekte Anschrift und Anrede im Geschäftsleben ist die Hierarchie. Deshalb nennen Sie den Geschäftsführer vor dem Abteilungsleiter, den Prokuristen vor dem Handlungsbevollmächtigten, das Vorstandsmitglied vor dem Bereichsleiter. Das Ignorieren der Rangfolge verursacht meist Kopfschütteln und Verärgerung bei den Betroffenen.
Das gilt auch für die Anschrift: Die Hierarchie hat ebenfalls Vorrang, wenn Sie einen Herren und eine Dame gleichzeitig anschreiben. Die private Regel, dass die Dame zuerst genannt wird, gilt im Geschäftsleben nicht. Sie schreiben den Geschäftsführer und die Abteilungsleiterin gleichzeitig an. Dann sieht die korrekte Anschrift so aus:
Herrn Jürgen Schwarz
Geschäftsführer
Frau Elke Feldheim
Gemüseexport GmbH
Die dazu passende Anrede lautet:
Sehr geehrter Herr Schwarz, sehr geehrte Frau Feldheim,
Beweisen Sie bei unterschiedlichen Hierarchien schon in Anrede und Anschrift Fingerspitzengefühl
Häufig müssen Sie mehrere Adressaten gleichzeitig anschreiben; manchmal sind es zwei, gelegentlich ist es auch ein ganzes Gremium. Beachten Sie auch hier die Hierarchie. Sie nennen die ranghöhere Person in der Anschrift zuerst.
Herrn Dr. Klaus Krüger
Vorsitzender des Vorstands
Frau Alma Herder
Mitglied des Vorstands
Gartenbau GmbH
In der Anrede:
Sehr geehrter Herr Dr. Krüger, sehr geehrte Frau Herder,
Was aber tun, wenn die Adressaten die gleiche Hierarchie-Ebene haben? Wenn Sie beispielsweise zwei Vorstandsmitglieder anschreiben, einen Herrn und eine Dame, dann geben Sie sowohl in der Anschrift als auch in der Anrede der Dame den Vorrang.
Damen oder Herren unter sich: Wie lautet die korrekte Anrede?
Scheiben Sie ein Gremium an, das nur aus Männern oder Frauen besteht? In diesem Fall greifen viele Menschen zu der Anrede "Sehr geehrte Herren" bzw. "Sehr geehrte Damen".
Schöner ist es jedoch, wenn Sie die Adressaten in der Anrede namentlich ansprechen: "Sehr geehrter Herr Schneider, sehr geehrter Herr Bauer" bzw. "Sehr geehrte Frau Blank, sehr geehrte Frau Walter".
Wie Sie Fettnäpfchen vermeiden, wenn Sie mehrere Adressaten gleicher Position anschreiben, lesen Sie in Der große Knigge im Kapitel A77 "Anrede und Anschrift, Wirtschaft".
Oft die bessere Wahl: Zwei Briefe
Manchmal ist es nicht empfehlenswert, einen Brief an zwei Empfänger gleichzeitig zu richten. Zum Beispiel, wenn Sie Vertraulichkeit oder Verbindlichkeit erreichen möchten. Werden viele Menschen angeschrieben, fühlt sich oft niemand angesprochen. Formulieren Sie in solchen Fällen besser zwei Briefe, das ist persönlicher.