Natürlich wissen Sie, dass eine korrekte Anrede zum guten Ton gehört. Das gilt für den Versand von internen E-Mails an Kollegen genauso wie für externe E-Mails.
Ausnahme: Sie mailen mit einer Person im ständigen Wechsel, um einen Sachverhalt zu klären. Hier dürfen Sie auf die Anrede verzichten. Korrespondenz Training kompakt empfehlt die folgenden Anreden:
1. Sie schreiben mehrere Mitarbeiter an:
- Liebe Kolleginnen und Kollegen,
- Liebes Team,
- Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Debitorenabteilung.
Beachten Sie: Vermeiden Sie die Schreibweise mit Binnen-I, wie zum Beispiel bei "MitarbeiternInnen". Schreiben Sie entweder beide Formen getrennt, oder benutzen Sie geschlechtsneutrale Formen wie Mitarbeitende, Teilnehmende, Gäste, Führungs- oder Lehrkräfte.
2. Sie schreiben Geschäftspartner mit einem Mailing an:
- Sehr geehrte Frau Enk, (wenn Sie das Mailing personalisieren)
- Liebe Kundinnen und Kunden der xy GmbH,
- Sehr geehrte Automobil-Partner, (wenn Sie als Autozulieferer Kunden zu einer Messe einladen)
Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Gruß, wenn Sie es in einem normalen Brief auch tun würden. Setzen Sie dabei den Gruß mit einer Leerzeile vom Text ab. Verzichten Sie auf Abkürzungen wie "MfG". Üben Sie sich im guten Umgangston, und nehmen Sie sich bei jeder E-Mail Zeit für einen ausgeschriebenen Gruß.
Alternativ: Richten Sie Ihre Signatur so ein, dass ein Gruß enthalten ist.
Ausnahme: Sie stehen in direktem E-Mail-Online-Kontakt: Frage-Antwort-Frage-Antwort. In diesem Fall ist es nicht notwendig, ständig den Gruß zu wiederholen.
3. Grußformeln international
Unter einigen E-Mails befindet sich die Grußformel "Freundliche Grüße / Best regards".
Vermeiden Sie solche "Doppelgrüße". Beide Sprachen miteinander zu verbinden, damit man bloß keine Arbeit hat und seine Signatur bei englischsprachigen Briefen nicht neu schreiben muss, wirkt sehr, sehr unhöflich. Legen Sie in Outlook einfach mehrere Signaturen an. Dann haben Sie die passende bei Bedarf sofort zur Hand.