Wie stellen Sie sicher, dass ein Geschäftsbrief nur vom Empfänger persönlich geöffnet wird?
Ist ein Geschäftsbrief automatisch persönlich, wenn der Name des Empfängers vor dem Firmennamen steht?
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass ein Geschäftsbrief innerhalb eines Unternehmens persönlich vom Empfänger geöffnet wird, ist der Vermerk „Persönlich“ ein Muss.
In einigen Firmen wird ein Geschäftsbrief schon als persönlich betrachtet, wenn der Name des Mitarbeiters vor dem Firmennamen steht. Diese Betrachtung ist falsch und entspricht nicht dem Briefgeheimnis.
Dies belegt auch ein Urteil des LAG Hamm vom 19.02.2003 (Az. 14 Sa 1972/02)
Das Landesarbeitsgericht Hamm hat mit Urteil vom 19.02.2003 (Az. 14 Sa 1972/02) entschieden, wie mit Posteingängen zu verfahren ist: Soweit die Adresszeile des Geschäftsbriefs keinen Vermerk „persönlich“ oder „vertraulich“ enthält, darf das Sekretariat oder die Posteingangsstelle des Unternehmens an Mitarbeiter adressierte Post öffnen. Diese übliche Gepflogenheit in Behörden und Betrieben, die dazu dient, eingehende Geschäftsbriefe mit dem Eingangsstempel zu versehen, kann ein Mitarbeiter nicht über den Erlass einer einstweiligen Verfügung verbieten lassen, schon gar nicht mit der schlagwortartigen Begründung der Verletzung seiner Persönlichkeitsrechte. Der Mitarbeiter hätte sich zumindest betriebsintern um eine Postbehandlung in seinem Sinne bemühen müssen.
Aus diesem Urteil ergibt sich – nicht nur für Geschäftsbriefe – folgende Konsequenz:
Wenn eine im Betrieb eingehende Geschäftsbriefe und Postsendung als Empfänger sowohl den Betrieb/Arbeitgeber als auch einen bestimmten Mitarbeiter ausweist, ist auf besondere Vertraulichkeitsvermerke zu achten.
Fehlen solche auf dem Geschäftsbrief, darf die Post geöffnet werden. Ist der Geschäftsbrief als vertraulich/persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung des Geschäftsbriefs ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass sogar strafrechtliche Maßnahmen (§ 202 StGB) möglich sind.
Dieser Geschäftsbrief darf von der Poststelle und anderen zuständigen Mitarbeitern geöffnet werden:
Frau
Tanja Winter
Sauer & Co. KG
Theresienstraße 32
87765 München
Beachten Sie: Angenommen, dieser Geschäftsbrief dürfte nur von Frau Winter persönlich geöffnet werden, würde während Frau Winters Abwesenheit möglicherweise dringende geschäftliche Post unbearbeitet bleiben. Das kann nicht im Interesse des Unternehmens sein.
Dieser Geschäftsbrief darf nur von Frau Winter oder von einer ihr ausdrücklich ermächtigten Person geöffnet werden:
Persönlich
Frau
Tanja Winter
Sauer & Co. KG
Theresienstraße 32
87765 München
Tipp: Da viele Empfänger nicht sicher in der Handhabung dieser Regeln sind, nennen Sie immer zuerst den Firmennamen und dann den Namen des Empfängers, wenn der Geschäftsbrief nicht persönlich sein soll.
Um Ihren Chef effizient entlasten zu können, besorgen Sie sich eine Vollmacht, dass Sie seine persönlichen Geschäftsbrief öffnen und lesen dürfen.
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